Truyền thông và phản hồi hiệu quả

Các doanh nghiệp sống và chết về cách thông tin lưu thông trong tổ chức. Phản hồi nằm ở trung tâm của giao tiếp hiệu quả. Truyền thông mở với các vòng phản hồi làm việc làm trơn tru tiến trình của một tổ chức trong ngành và chống lại sự cạnh tranh của nó. Từ chủ sở hữu hoặc chủ tịch đến nhân viên tuyến đầu, mọi người cần hiểu cách thức công việc của họ, tìm cách phát triển cá nhân và đóng góp cho sức khỏe của các công ty họ làm việc.

Lợi ích

Giao tiếp hiệu quả giữa quản lý và nhân viên có thể mang lại lợi ích cho công ty bằng cách giảm doanh thu của nhân viên hoặc vắng mặt do nhân viên nản lòng hoặc mất doanh thu từ những khách hàng không hài lòng. Nó có thể giúp nhân viên tập trung vào chiến lược của công ty và khuyến khích sự đổi mới. Phản hồi cung cấp cho nhân viên các mục tiêu cụ thể để tiếp cận và củng cố hành vi sản xuất, khuyến khích họ tìm cách cải thiện dựa trên công việc họ đã đánh giá cao.

Các tính năng chính

Tại cốt lõi của nó, truyền thông nhân viên hiệu quả đáp ứng ba điều kiện tiên quyết. Đầu tiên, nó cung cấp cho họ những gì họ cần biết về những thứ như ngành công nghiệp nói chung, nền tảng về kinh doanh, sản phẩm hoặc dịch vụ chi tiết và yêu cầu công việc. Thứ hai, nó giúp họ hiểu những gì họ cần nắm vững - kỹ năng thực tế và kinh nghiệm họ cần để hoàn thành nhiệm vụ. Cuối cùng, nó giúp các nhà quản lý hiểu những gì nhân viên cần cảm nhận để cung cấp tốt nhất của họ: làm thế nào để họ cảm thấy được tôn trọng hoặc có giá trị như những thành viên thiết yếu của tổ chức.

Các cấp độ truyền thông

Giao tiếp hiệu quả sẽ thay đổi theo cấp độ trong một tổ chức. Thông báo trên toàn công ty được phát cho tất cả nhân viên không chỉ phải ngắn gọn, mà còn chính thức và nhiều quy tắc hơn để tránh cung cấp quá nhiều thông tin cho nhân viên không cần nó hoặc có thể rò rỉ thông tin đó cho đối thủ cạnh tranh. Giao tiếp trên toàn bộ bộ phận cũng có thể tương đối chính thức nhưng sâu sắc hơn, có lẽ cung cấp các chi tiết không thể được đề cập trong một bản ghi nhớ toàn công ty; các bộ phận giao tiếp với nhau sẽ bám sát ngôn ngữ cơ bản, tránh biệt ngữ nội bộ. Tham vấn cấp độ nhóm sẽ ít chính thức hơn và lặp đi lặp lại nhiều hơn, vì các nhà quản lý và nhân viên chiến lược thương mại và chiến thuật để duy trì công việc trôi chảy. Sau đó, các cá nhân tương tác một-một; sự thân mật này đòi hỏi phản hồi ngay lập tức, chính xác để có hiệu quả.

Thích ứng với thay đổi

Các công ty nhỏ có nhiều khả năng có nhiều hơn cho và nhận trong quá trình một ngày làm việc giữa các nhân viên và các cấp khác nhau hơn là một công ty lớn hơn với nhiều bộ phận. Khi một công ty phát triển, nhân viên mới cần học văn hóa doanh nghiệp trong khi nhân viên hiện tại thích nghi với tính cách và phong tục học được từ các công việc khác. Các nhóm hoặc bộ phận mới cần phải thành thạo các kênh của công ty để có được thông tin của họ mà không ảnh hưởng đến ý chính của nội dung của họ. Các công ty có thể giảm thiểu những cơn đau ngày càng tăng bằng cách xây dựng và duy trì các kênh phản hồi đáng tin cậy mà nhân viên cảm thấy dễ dàng truy cập và sử dụng, và họ tin tưởng sẽ thông qua những người họ cần tiếp cận.

Gợi ý

Truyền thông nên bao gồm thông tin cụ thể, sự kiện và dữ liệu để nhấn mạnh tính khách quan. Cung cấp đủ chi tiết để người nhận xử lý và chú ý trực tiếp đến hành vi mà người nhận có thể kiểm soát. Giải quyết bất kỳ hành động cụ thể cần thay đổi càng gần sự xuất hiện càng tốt. Tập trung vào các hành động thực tế và quan sát kết quả thay vì đi sâu vào lý do tại sao một cái gì đó xảy ra. Chia sẻ thông tin và đưa ra giải pháp thay thế, thay vì đưa ra nhu cầu hoặc tối hậu thư. Cuối cùng, nhận được người nhận để tóm tắt hoặc lặp lại các ý kiến ​​và mức độ đồng ý hoặc không đồng ý để đảm bảo sự hiểu biết và mua vào.