Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân

Thuê một nhân viên tiếp tân tại quầy để làm bộ mặt của công ty bạn bắt đầu với một bản mô tả công việc được phác thảo tốt phác thảo các nhiệm vụ của vị trí này. Bao gồm trong mô tả công việc các trách nhiệm điển hình cần có của nhân viên tiếp tân, nhưng đừng ngần ngại bổ sung các nhiệm vụ dành riêng cho doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như xử lý hoàn thành thủ tục giấy tờ giới thiệu khi khách hàng mới đến. Miễn là bản mô tả công việc rõ ràng và có nghĩa vụ trả lương công bằng, nó có thể giúp bạn tìm được người hoàn hảo cho công việc.

Chào hỏi khách

Một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân là chào đón khách. Nhân viên tiếp tân là người đầu tiên và đôi khi là người đến thăm cửa hàng hoặc văn phòng của bạn có thể gặp nhau. Mặc dù đây là một vai trò cấp nhập cảnh, một nhân viên tiếp tân thành công phải vừa là một người giao tiếp xuất sắc vừa là một quản trị viên mạnh mẽ, thoải mái tương tác với các cá nhân thuộc mọi thuyết phục và cấp độ chuyên nghiệp.

Khi khách đến, nhân viên tiếp tân tại quầy lễ tân nên nồng nhiệt chào đón họ, đôi khi lấy áo khoác của họ, cung cấp đồ giải khát và trả lời các câu hỏi cơ bản liên quan đến công việc, chẳng hạn như giờ hoạt động. Nhân viên tiếp tân nên làm cho nó trở thành một điểm đủ hiểu biết để cung cấp một lời giải thích ngắn gọn về các sản phẩm và dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.

Ngoài lời chào trực tiếp, nhân viên lễ tân có trách nhiệm trả lời tất cả các cuộc gọi đến. Tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn, nhân viên tiếp tân nên thành thạo hệ thống điện thoại của bạn để hoàn thành nhiệm vụ này. Sàng lọc các cuộc gọi theo yêu cầu, nhân viên tiếp tân sẽ gọi đến người nhận thích hợp của họ, nhận và chuyển tiếp tin nhắn khi cần.

Phân phối thư

Ở một số công ty, một nhân viên tiếp tân ở quầy lễ tân giám sát việc phân phối thư đến và đi. Khi thư đến, nhân viên tiếp tân sắp xếp nó, loại bỏ thư rác và xác định các phần có mức độ ưu tiên cao nhất. Thư được phân phối theo chính sách của công ty. Một nhân viên tiếp tân ở quầy lễ tân có thể trao tận tay từng mẩu thư trực tiếp cho người nhận hoặc đặt bưu kiện vào một khe thư tương ứng thích hợp. Nhân viên tiếp tân cũng ký các gói ưu tiên hoặc qua đêm khi họ đến.

Trên cơ sở hàng ngày, nhân viên tiếp tân tại quầy lễ tân chuẩn bị thư đi để nhận bởi dịch vụ bưu chính hoặc chuyển phát nhanh qua đêm. Nếu một cá nhân hoặc doanh nghiệp cần tài liệu vội vàng, nhân viên tiếp tân liên hệ với dịch vụ nhắn tin và cung cấp tất cả các hướng dẫn cần thiết.

Nhiệm vụ hành chính

Một nhân viên tiếp tân tại quầy lễ tân cũng có thể thực hiện một loạt các nhiệm vụ văn thư, bao gồm soạn thảo thư, chuẩn bị bảng tính tài chính và tạo bài thuyết trình. Quản lý lịch của các thành viên nhóm cao cấp và sắp xếp việc đi công tác cũng có thể thuộc phạm vi điều chỉnh của nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân trong các doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ. Nhân viên tiếp tân tại quầy lễ tân đôi khi cũng bị buộc tội đặt hàng vật tư văn phòng, nộp hồ sơ, sao chụp và gửi và nhận fax. Trong một số trường hợp, người ngồi trước cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ kế toán nhẹ.