Cách viết thông báo cuộc họp

Viết một thông báo cuộc họp mất nhiều thời gian hơn là gõ thời gian, địa điểm và những gì được bảo hiểm. Đồng nghiệp của bạn có thể bận rộn, không bắt buộc phải tham dự hoặc có bất kỳ lý do nào khác để không đến cuộc họp, vì vậy bạn sẽ muốn đảm bảo thông báo của bạn tối đa hóa việc tham dự. Bao gồm tất cả những điều cơ bản sẽ giúp bạn có được nhiều cơ thể hơn trên ghế nếu bạn cần một người giỏi.

1.

Bắt đầu với lý do của cuộc họp. Bạn có thể mời những người lao động thường không liên quan đến chủ đề cuộc họp và họ có thể nhầm tưởng rằng cuộc họp không có lợi cho họ trừ khi bạn bắt đầu với lý do của cuộc họp. Ví dụ, các lập trình viên có thể không hoàn thành việc đọc một thông báo cuộc họp về một cuộc họp tài chính. Nếu cuộc họp sẽ tập trung vào mua phần cứng mới, yêu cầu đầu vào của lập trình viên, hãy lấy thông tin đó vào đầu thông báo của bạn.

2.

Bao gồm năm W. Giúp người tham dự dễ dàng thu thập thông tin hậu cần từ thông báo của bạn bằng cách chia nhỏ thông tin với ai, khi nào, ở đâu, tại sao và những phần nào. Nếu bạn sử dụng định dạng này làm định dạng duy nhất của mình, hãy đặt thời gian, ngày và địa điểm cuối cùng, sau khi bạn thuyết phục mọi người đến.

3.

Cho kết quả tiêu cực của sự không quan tâm. Tăng tầm quan trọng của thông điệp của bạn bằng cách bao gồm những nhược điểm của sự không quan tâm và cuộc họp không đạt được mục tiêu của nó. Ví dụ: nếu đủ lập trình viên máy tính không tham dự cuộc họp, điều này có thể dẫn đến việc trì hoãn việc mua phần cứng mới hoặc người lập trình không quyết định phần cứng nào công ty sẽ mua.

4.

Nói cho ai yêu cầu cuộc họp. Công nhân sẽ không muốn bỏ lỡ một cuộc họp cấp trên trực tiếp của họ hoặc một công ty mà Bigwig đang gọi. Nếu người gọi cuộc họp là quan trọng, hãy đưa nó vào thông báo.

5.

Yêu cầu RSVP. Bạn có thể nhận được ít người tham dự nếu bạn lên lịch cuộc họp vào thời điểm xấu cho những người tham dự tiềm năng. Bạn cũng có thể nhận được ít người tham dự vì nhân viên giải thích sai thông điệp của bạn. Yêu cầu RSVP cho phép bạn xác định xem bạn đã truyền thông điệp không chính xác hoặc lên lịch cuộc họp của bạn vào thời điểm xấu. Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, bao gồm số điện thoại và địa chỉ email.

6.

Bao gồm một lời kêu gọi hành động. Nhiều người sử dụng công nghệ để sắp xếp các cuộc hẹn hoặc có một số cách khác để lưu ý các ngày quan trọng, chẳng hạn như lịch treo tường hoặc bàn. Bao gồm một yêu cầu cho những người được mời của bạn rằng họ lưu ý cuộc họp ngay bây giờ để họ không quên điều đó. Điều này có thể khiến nhiều người quyết định tham dự, dựa trên thông báo của bạn, sẽ lập tức lên lịch sự kiện.