Phân tích khoảng cách chức năng

Phân tích khoảng cách mô tả sự khác biệt giữa các hệ thống cần thiết và thực tế. Bạn có thể sử dụng nó để phân tích cả hệ thống máy tính và các chức năng kinh doanh khác. Phân tích khoảng cách chức năng đặc trưng cho sự khác biệt giữa những gì một hệ thống có thể làm và những gì nó phải làm. Phân tích khoảng cách chức năng xem xét các khoảng trống trong các loại chức năng khác nhau và xác định xem các khoảng trống có quan trọng hay không hoặc liệu người dùng của hệ thống có thể chứa chúng không. Đối với các lỗ hổng không quan trọng, phân tích cung cấp các giải pháp liên quan đến thay đổi cấu hình hệ thống hoặc thực tiễn người dùng.

Nhận biết

Phân tích khoảng cách bắt đầu với việc xác định khoảng cách. Trong các doanh nghiệp nhỏ, kế toán thường không hiệu quả, vì vậy bạn có thể muốn phân tích chức năng đó. Để tìm các khoảng trống chức năng, bạn phải mô tả rõ ràng những chức năng bạn cần. Một mô tả như vậy bao gồm một danh sách các chức năng và tham số như thời gian thực hiện, độ chính xác và các đầu vào có thể. Bạn phải mô tả cách bạn mong đợi hệ thống hoạt động và những gì bạn cần. Khi các yếu tố này rõ ràng, bạn có thể so sánh chúng với hệ thống đang sử dụng hoặc hệ thống bạn đề xuất mua. Sự khác biệt là những khoảng trống.

Phương pháp luận

Phương pháp phân tích các khoảng trống xem xét kích thước hoặc tầm quan trọng của khoảng cách và hướng. Bạn đang tìm kiếm những khoảng trống nơi các chức năng hệ thống mới kém hơn những gì bạn cần. Bạn chỉ quan tâm đến những khoảng trống tiêu cực, bởi vì nếu hướng tích cực, hệ thống mới sẽ vượt quá yêu cầu. Kích thước của các khoảng trống tiêu cực là quan trọng. Lý tưởng nhất là bạn có thể diễn đạt nó theo một trong các tham số mà bạn có thể đo được. Hệ thống mới có thể chậm hơn 20 phần trăm hoặc không thể chấp nhận định dạng đầu vào bạn thường sử dụng. Phân tích khoảng cách mô tả những khoảng trống tiêu cực này và thể hiện tầm quan trọng của chúng về các thông số hoặc khả năng.

Khắc phục

Một khi bạn biết những khoảng trống và tầm quan trọng của chúng, bạn cố gắng tìm cách hệ thống mới có thể đáp ứng yêu cầu của bạn. Nếu bạn đang phân tích kế toán và đã tìm thấy những khoảng trống, hệ thống mới vẫn có thể là một cải tiến và bạn có thể muốn sử dụng nó. Đôi khi hệ thống mới có thể chứa các trình cắm hoặc mô-đun bổ sung chức năng và đôi khi các nhà cung cấp có thể thiết lập hệ thống khác nhau để đáp ứng nhu cầu của bạn. Bạn thường có thể bỏ qua những khoảng trống nhỏ và bạn có thể chấp nhận một số sai lệch khác. Cuối cùng, bạn có thể xác định xem những thay đổi trong yêu cầu của bạn có thể chấp nhận được hay không sẽ khiến hệ thống phù hợp với nhu cầu mới.

Giá cả

Khi một hệ thống có những khoảng trống đòi hỏi phải thay đổi, sẽ có thêm chi phí liên quan đến việc sử dụng hệ thống. Phần khắc phục phân tích lỗ hổng đã xác định những thay đổi đó và bạn phải kiểm tra xem liệu có hợp lý để tiếp tục với hệ thống mới hay không. Phân tích chi phí so sánh chi phí thực hiện các thay đổi để sử dụng một hệ thống khác. Trước khi bạn có thể tiến hành so sánh, bạn phải thực hiện phân tích khoảng cách chức năng trên hệ thống thay thế để đảm bảo nó phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau đó bạn có thể so sánh chi phí.

Các doanh nghiệp nhỏ đôi khi thiếu quản lý dự án hiệu quả nhưng có một số thủ tục nhất định. Một phân tích khoảng cách chức năng cho phép bạn so sánh các lựa chọn thay thế, thiết lập chi phí để thay đổi và xác định những cải tiến bạn có thể mong đợi.

Dung dịch

Phần so sánh chi phí của phân tích chênh lệch cung cấp cho bạn hai hoặc nhiều lựa chọn thay thế với cấu trúc chi phí để chọn từng loại. Khi bạn đã lựa chọn, việc thực hiện giải pháp có thể dựa vào phân tích khoảng cách để quản lý các thay đổi cần thiết và chi phí của chúng. Phân tích khoảng cách chức năng giúp quản lý dự án và giảm rủi ro dự án.