Kế hoạch truyền thông hiệu quả

Một kế hoạch truyền thông mô tả những gì một tổ chức muốn thực hiện với thông tin mà nó gửi đi. Nó liệt kê các mục tiêu, các công cụ được sử dụng để tạo ra thông tin liên lạc và người nhận dự định. Kế hoạch mô tả thông tin nào sẽ được chia sẻ và cách phân phối. Kế hoạch cũng xác định những người chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý thông tin, khi nào cần truyền đạt và nơi lưu trữ hồ sơ.

Nội dung

Truyền thông bao gồm các ấn phẩm in, tài liệu hội nghị và quan hệ công chúng, tài liệu pháp lý và nội dung trực tuyến. Các loại truyền thông khác bao gồm khảo sát, báo cáo, bài phát biểu và các tài liệu khác của công ty. Các loại truyền thông tiếp thị bao gồm các bản tin dự án, lời chứng thực, thuyết trình và tài sản thế chấp quảng cáo khác. Các cơ chế điển hình được sử dụng để gửi thông điệp bao gồm áp phích, tài liệu quảng cáo và trang web. Kế hoạch truyền thông thường bao gồm một lịch để cho biết khi nào các tài liệu truyền thông sẽ có sẵn. Ngoài ra, kế hoạch xác định một phương pháp để đo lường mức độ hiệu quả của giao tiếp.

Mục đích

Một kế hoạch truyền thông đóng vai trò là biện pháp chủ động để đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin phù hợp một cách kịp thời. Kế hoạch mô tả ai tạo ra từng loại truyền thông và tần suất được cập nhật hoặc phân phối. Ưu tiên các nhu cầu giao tiếp giúp tổ chức xác định cần bao nhiêu thời gian để phân bổ cho các nhiệm vụ này trong kế hoạch tổ chức tổng thể.

Thính giả

Kế hoạch truyền thông chỉ định các loại tin nhắn và ai sẽ nhận được chúng. Xác định rõ ràng đối tượng và nhu cầu của nó làm cho việc viết giao tiếp dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ, các bản tin hướng đến các nhân viên nên chứa thông tin chi tiết về các sự kiện sắp tới, cung cấp sự công nhận cho hiệu suất vượt trội và thu hút đầu vào cho các tuyên bố sứ mệnh và các điểm thảo luận tổ chức khác.

Chuyển

Thuyết trình đa phương tiện, các sự kiện đào tạo được ghi lại, podcast và các công cụ công nghệ truyền thông xã hội như wiki, blog và diễn đàn đảm bảo rằng người tham gia có được tất cả thông tin họ cần, khi họ cần. Đối với các tình huống nhạy cảm với thời gian, việc gửi thông tin qua giọng nói, văn bản và email thông báo cho mọi người một cách nhanh chóng, đảm bảo các quyết định tốt nhất có thể được đưa ra và tất cả mọi người đều được thông báo và tham gia.

Lịch sử sửa đổi

Việc bổ sung lịch sử sửa đổi vào kế hoạch truyền thông đảm bảo rằng những thay đổi trong chiến lược truyền thông sẽ được ghi lại. Đánh giá các công cụ và kỹ thuật được sử dụng để giao tiếp cho phép tổ chức thiết lập các thực tiễn tốt nhất và sử dụng lại các chiến lược thành công cho nỗ lực tiếp theo, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.