Ví dụ về hệ thống bảng lương

Bạn phải trả lương cho nhân viên của mình thông qua hệ thống bảng lương, nhưng loại hệ thống bạn sử dụng phụ thuộc vào nhu cầu trả lương của bạn. Quy mô của công ty và kiến ​​thức của bạn về các nhiệm vụ tiền lương có liên quan nhiều đến việc bạn chọn hệ thống tự động hay thủ công hay bạn chuyển công việc sang nhà cung cấp dịch vụ trả lương.

Tự động trong nhà

Một hệ thống bảng lương tự động, hoặc được vi tính hóa có thể là phần mềm độc lập hoặc phần mềm tính lương được tích hợp với các tính năng nhân sự và kế toán. Từ trang web làm việc của bạn, bạn nhập dữ liệu bảng lương của nhân viên vào hệ thống - bao gồm thông tin cá nhân như số và địa chỉ An sinh xã hội - và tiền lương, giờ làm việc, mức lương và thông tin khấu trừ thuế. Phần mềm tính toán tiền lương dựa trên dữ liệu bạn đã nhập và cho phép thanh toán bằng séc trực tiếp, ký gửi trực tiếp và thẻ thanh toán.

Với hệ thống chấm công tự động, bạn có thể nhập số giờ vào phần mềm tính lương. Phần mềm tính lương khấu trừ thuế từ tiền lương của nhân viên của bạn và tính toán các mục phức tạp như trang trí tiền lương, tiền lương bổ sung và các khoản khấu trừ trước thuế. Phần mềm cho phép bạn theo dõi các lợi ích cụ thể của nhân viên, in sổ đăng ký tiền lương và báo cáo thuế và thực hiện xử lý W-2. Hệ thống này cải thiện hiệu quả và độ chính xác so với các hệ thống thủ công.

Dịch vụ biên chế

Một dịch vụ tiền lương là một hệ thống bên ngoài. Đối với một khoản phí, bạn thuê ngoài nhiệm vụ tiền lương của bạn cho nhà cung cấp. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, nhà cung cấp sẽ xử lý toàn bộ bảng lương của bạn, bao gồm các vấn đề về thuế lương của bạn hoặc quản lý một số khía cạnh trong bảng lương của bạn.

Các công ty tiền lương thường cung cấp các dịch vụ trực tuyến và một số cung cấp cách tiếp cận tự làm: Bạn chạy bảng lương từ điện thoại di động hoặc văn phòng của bạn và in bảng lương của riêng bạn, nếu bạn muốn. Thay vì phải mua phần mềm, bạn sử dụng hệ thống trực tuyến của nhà cung cấp. Các công ty tiền lương khác cung cấp dịch vụ trực tuyến hạn chế hơn. Chẳng hạn, bạn tải lên giờ của nhân viên trong hệ thống của nhà cung cấp, trong khi nhà cung cấp xử lý toàn bộ bảng lương của bạn và chuyển tiền lương cho bạn. Hệ thống này có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc và giúp bạn giảm hình phạt cho những sai lầm trong tính toán tiền lương, giờ và thuế, bởi vì nhà cung cấp thường có các chuyên gia trong các lĩnh vực đó. Bạn vẫn phải xác minh công việc của nhà cung cấp và được thông báo về các vấn đề tiền lương, bởi vì bạn có thể phải chịu trách nhiệm về những sai lầm của nhà cung cấp.

Bằng tay

Xử lý toàn bộ bảng lương của bạn bằng tay hoặc bằng tay, có thể hoạt động nếu bạn có ít nhân viên, chẳng hạn như năm hoặc ít hơn. Bạn chỉ cần một vài mục để thiết lập hệ thống này, chẳng hạn như séc ngân hàng, văn phòng phẩm và tạp chí tiền lương để lưu giữ hồ sơ. Bạn tính toán tiền lương và các khoản khấu trừ bằng tay, điều này có thể có rủi ro vì tính toán tiền lương có thể phức tạp.

Vì bạn không có phần mềm để hỗ trợ bạn trong tính toán, hãy kiểm tra chính xác từng bảng lương trước khi bạn thực sự trả lương cho nhân viên của mình. Không viết tay W-2 hàng năm vì máy quét của Cơ quan An sinh Xã hội yêu cầu sử dụng một phông chữ cụ thể để đọc chúng; sử dụng một máy đánh chữ thay thế. Để lưu giữ hồ sơ, chỉ duy trì các tập tin sao chép cứng. Hệ thống này là dễ dàng và không tốn kém để thiết lập.

Cân nhắc

Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ Hoa Kỳ khuyên bạn nên thực hiện một số bước nhất định để giúp bạn thiết lập hệ thống bảng lương của mình. Điều này bao gồm lấy số nhận dạng chủ nhân, xác định xem chính quyền tiểu bang và địa phương có yêu cầu số nhận dạng hay không, biết sự khác biệt giữa nhân viên và nhà thầu độc lập, chọn thời hạn trả lương tuân thủ luật pháp tiểu bang và chọn hệ thống bảng lương phù hợp.