Ví dụ về hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán theo dõi thu nhập và chi phí của một tổ chức hoặc công ty. Tuy nhiên, các phương pháp kế toán được sửa đổi để phù hợp với nhu cầu kế toán cụ thể của một công ty. Kế toán cho một công ty xây dựng rất khác với hệ thống kế toán cho một nhà bán lẻ. Người quản lý phải xác định nhu cầu kế toán cụ thể của công ty và ngành của mình và chọn một hệ thống đáp ứng các yêu cầu này. Một số doanh nghiệp yêu cầu theo dõi hàng tồn kho mạnh mẽ trong khi các công ty khác cần báo cáo chi tiết về các khoản phải thu và tiến độ công việc.

Một hệ thống kế toán tốt nên cung cấp báo cáo quản lý, báo cáo tài chính, báo cáo được chuẩn bị cho người ngoài và thông tin đầy đủ để nộp tờ khai thuế.

Hệ thống kế toán cho nhà sản xuất

Các nhà sản xuất làm và lắp ráp các sản phẩm, vì vậy hệ thống kế toán của họ nên có thông tin về hàng tồn kho, giờ lao động, chi phí hoạt động và hoa hồng bán hàng. Một nhà sản xuất có thể có ba loại hàng tồn kho: nguyên liệu, sản phẩm trong sản xuất và thành phẩm. Một nhà sản xuất cũng cần biết có bao nhiêu giờ làm việc được sử dụng để tạo ra mỗi sản phẩm.

Hệ thống bảng lương cần theo dõi ít ​​nhất ba loại nhân sự: lao động sản xuất theo giờ, nhân viên hành chính theo lương và nhân viên bán hàng được trả lương theo hoa hồng. Chi phí trên phải được phân bổ cho chi phí sản xuất để xác định chi phí riêng để sản xuất mỗi sản phẩm.

Hệ thống kế toán cho nhà bán lẻ

Việc kinh doanh của một nhà bán lẻ bao gồm mua và bán sản phẩm. Hệ thống kế toán của nhà bán lẻ chứa báo cáo chi tiết về hàng tồn kho. Những chi tiết này nên bao gồm mức độ tồn kho, tỷ lệ doanh thu hàng năm, lợi nhuận của từng sản phẩm và sắp xếp lại điểm. Vì hầu hết các nhà bán lẻ mua nhiều sản phẩm khác nhau, hệ thống kế toán của họ cần thông tin rộng rãi về tình trạng tài khoản phải trả, thời gian giao hàng và giảm giá có sẵn.

Các nhà bán lẻ bán lấy tiền mặt, vì vậy họ cần báo cáo về tài khoản ngân hàng và thời gian xử lý thẻ tín dụng và phí. Thiết bị tại điểm bán phải được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán để báo cáo theo thời gian thực.

Hệ thống kế toán cho nhà phân phối

Các hệ thống kế toán cho các nhà phân phối tương tự như các hệ thống cho các nhà bán lẻ, nhưng các nhà phân phối thường bán theo các điều khoản tín dụng cho khách hàng của họ, vì vậy họ cần báo cáo mạnh hơn về các khoản phải thu của họ. Nhiều khả năng, một số người trong văn phòng cần truy cập vào các báo cáo tài khoản phải thu để họ có thể liên hệ với khách hàng và theo dõi các khoản thanh toán trễ.

Giống như các nhà bán lẻ, nhà phân phối cần thông tin chi tiết về hàng tồn kho của họ: chi phí của từng mặt hàng, doanh số trên mỗi sản phẩm và lợi nhuận của từng sản phẩm.

Hệ thống kế toán xây dựng

Nhà thầu có nhu cầu khác nhau từ hệ thống kế toán của họ. Họ cần khả năng theo dõi chi phí và tiến độ của các dự án xây dựng của họ. Hệ thống kế toán cho các nhà thầu phải báo cáo chi phí vật liệu của các sản phẩm đi vào từng dự án, bao nhiêu giờ lao động đang được tiêu thụ và tỷ lệ phần trăm hoàn thành của dự án là bao nhiêu.

Các nhà thầu thường tài trợ chi phí cho các dự án của họ bằng các khoản tín dụng ngân hàng. Vì vậy, các khoản nợ của họ nên có thông tin về số tiền rút ra trong hạn mức tín dụng và ngày đáo hạn của các khoản vay.

Hệ thống kế toán cho các tổ chức phi lợi nhuận

Các tổ chức phi lợi nhuận cần theo dõi các nhà tài trợ của họ để xác định ai đang cho họ tiền. Một NPO có nghĩa vụ phải gửi báo cáo cuối năm về các khoản đóng góp của họ cho các nhà tài trợ để sử dụng với hồ sơ thuế.

Các hệ thống kế toán cho các tổ chức phi lợi nhuận sẽ có thể tạo ra các báo cáo thu nhập và chi phí để thuyết trình cho một ban giám đốc, các nhà tài trợ chính và chính phủ. Các nhà quản lý phi lợi nhuận cần các báo cáo theo dõi các khoản đóng góp cho các chương trình riêng lẻ so với số tiền được dự toán.

Hệ thống kế toán có nhiều dạng được sửa đổi cho các nhu cầu riêng biệt của một ngành. Trong khi mục đích chính của một hệ thống kế toán là để theo dõi thu nhập và chi phí, có nhiều cách khác nhau để làm điều đó. Các nhà quản lý doanh nghiệp phải lùi lại và xác định nhu cầu chính xác của họ khi xem xét các chương trình kế toán cho công ty của họ. Người quản lý cần báo cáo nội bộ được sửa đổi cho mục đích ra quyết định, báo cáo tài chính để trình bày cho các nhà đầu tư và chủ nợ và dữ liệu chính xác cho tờ khai thuế.