Các tính năng của hệ thống quản lý thông tin

Nhiều công ty sử dụng một số hình thức của một hệ thống quản lý thông tin, hoặc IMS. Một số công ty nhỏ hơn làm điều này thông qua một cơ sở dữ liệu được tìm thấy trong hầu hết các sản phẩm phần mềm văn phòng. Những người khác mua IMS bên ngoài và tích hợp các hệ thống này với phần mềm hiện đang sử dụng. Loại hệ thống quản lý thông tin mà một công ty lựa chọn phụ thuộc vào giá trị mà hệ thống có thể mang lại cho công ty.

Quản lý cơ sở dữ liệu

Tính năng chính của hệ thống quản lý thông tin là khả năng lưu trữ dữ liệu và giúp người dùng hệ thống dễ dàng truy xuất dữ liệu đó. Loại cơ sở dữ liệu bạn chọn xác định cách hệ thống quản lý thông tin phản hồi các yêu cầu hoặc truy vấn thông tin. Các hệ thống sử dụng cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ dữ liệu trong các bảng riêng biệt thay vì một bảng lớn. Khi dữ liệu được lưu trữ, quản trị viên cơ sở dữ liệu của bạn kết nối các bảng dữ liệu có liên quan với nhau thông qua việc sử dụng các khóa. Các khóa này xác định mối quan hệ giữa dữ liệu trong một bảng và dữ liệu trong một bảng khác. Cơ sở dữ liệu quan hệ cung cấp phản hồi nhanh hơn cho các truy vấn và lưu trữ nhiều thông tin hơn cơ sở dữ liệu phân cấp. Cơ sở dữ liệu phân cấp luôn truy cập dữ liệu bắt đầu từ đầu cơ sở dữ liệu và di chuyển xuống. Nó không nhìn vào mối quan hệ giữa các mẩu thông tin khác nhau.

Báo cáo

Tính năng quan trọng nhất tiếp theo của hệ thống quản lý thông tin là ở dạng báo cáo. Một hệ thống quản lý thông tin chỉ tốt như các báo cáo mà nó tạo ra. Khả năng tạo ra thông tin giúp bạn trong quá trình ra quyết định là một thuộc tính quan trọng cho loại hệ thống này. Hầu hết IMS cung cấp nhiều mẫu báo cáo trong khi các mẫu khác cũng cung cấp khả năng tạo các báo cáo cụ thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn và lưu các báo cáo này làm mẫu để người khác sử dụng.

Truy cập mở

Một hệ thống quản lý thông tin cho phép truy cập mở vào kiến ​​trúc hệ thống của nó cho phép một công ty tuân thủ dễ dàng hơn với các quy định bên ngoài và các yêu cầu nội bộ. Truy cập mở có nghĩa là công ty có thể dễ dàng tích hợp IMS hơn với các hệ thống hiện có. Khả năng này làm giảm nhu cầu người dịch vụ bên ngoài thực hiện thay đổi dịch vụ nội bộ. Truy cập mở cũng làm giảm chi phí bảo trì của bạn vì tài nguyên nội bộ có thể quản lý việc bảo trì hệ thống.

Hội nhập

Hệ thống quản lý thông tin thường tích hợp với các hệ thống hiện có của công ty. Các hệ thống đa dạng này tích hợp tốt như thế nào thường tạo ra nhiều thách thức cho các nguồn lực bên trong và bên ngoài. Một IMS tốt cung cấp dễ dàng tích hợp với các hệ thống cũ, do đó cho phép một công ty duy trì các khoản đầu tư thiết bị mà họ đã thực hiện.

Khả năng mở rộng

Bởi vì không phải tất cả các công ty đều yêu cầu cung cấp đầy đủ một số hệ thống quản lý thông tin, khả năng mở rộng trở thành một cân nhắc mua hàng quan trọng. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể yêu cầu một phiên bản thu nhỏ của IMS, nhưng trong một vài năm yêu cầu các tính năng bổ sung và khả năng quản lý cơ sở dữ liệu lớn hơn. Mua một hệ thống có thể mở rộng giúp phòng công ty phát triển mà không mất khoản đầu tư ban đầu.