Danh sách kiểm tra gian lận cho đại lý ô tô

Giám sát và kiểm soát tài sản của đại lý ô tô của bạn giúp giảm thiểu khả năng mất tiền cho gian lận nội bộ. Bạn không thể ngăn chặn mọi bất thường về tài chính, nhưng bạn có thể giảm thiểu các điểm yếu có thể khai thác có thể làm cạn kiệt tài sản của bạn. Do giá trị của hàng tồn kho và tốc độ kinh doanh nhanh, bạn cần các hệ thống kiểm soát có thể chứa một doanh nghiệp có nhiều nhân viên, một số người làm việc với đủ quyền tự chủ để che giấu sự không trung thực.

Động cơ lừa đảo

Nhân viên đại lý ăn cắp từ chủ nhân của họ thể hiện ba đặc điểm chung của những người thực hiện các loại gian lận nội bộ này. Đầu tiên, họ cảm thấy cần thiết hoặc cấp bách - nợ nần, nghiện ngập, các vấn đề cá nhân - khiến họ vi phạm pháp luật. Thứ hai, họ tìm thấy một lý do để giải thích hoặc bào chữa cho hành vi của họ. Thứ ba, họ thấy sự gian lận của họ là điều họ có thể cam kết mà không bị bắt. Sàng lọc nhân viên tiềm năng về những khó khăn tài chính, tiền sử tội phạm và lạm dụng chất có thể giúp bạn xác định những cá nhân có thể là động lực để đánh cắp. Nếu bạn duy trì một nơi làm việc trong đó các đóng góp cá nhân đạt được sự thừa nhận công bằng và các mối quan hệ lên xuống hệ thống phân cấp quản lý được ưu tiên cao, bạn giảm thiểu cảm giác đối xử không công bằng hoặc nỗ lực bị đánh giá thấp có thể dẫn đến động cơ lừa đảo.

Tách trách nhiệm

Gian lận có thể xuất hiện do hậu quả của việc tiếp cận các cơ hội thúc đẩy nó. Ví dụ: nếu cùng những người ủy quyền chi phí có thể viết và ký séc đại lý, họ kết hợp quá nhiều hình thức truy cập tài chính trong mô tả công việc của họ. Nếu nhân viên bán hàng có thể thêm các tùy chọn và tính năng bổ sung - chẳng hạn như chống gỉ và bảo hành bổ sung - mà không có ai xác minh rằng khách hàng đồng ý với họ, bạn sẽ tạo cơ hội cho chi phí độn. Ngay cả khi bạn chắc chắn rằng mình đã thuê những người trung thực nhất hành tinh, đặt cám dỗ tài chính ngay dưới mũi của họ có thể tạo ra kết quả khó chịu. Một nhân viên càng đứng trong hệ thống phân cấp của bạn, quyền truy cập của anh ta vào các mặt hàng có giá trị càng lớn và tác động càng lớn nếu anh ta lừa gạt bạn.

Thuế và bảng lương

Không nộp tất cả các yêu cầu bán hàng, thuế liên bang và tiền lương có thể đóng cửa toàn bộ doanh nghiệp của bạn và khiến bạn phải chịu các hình phạt pháp lý nặng nề. Những khoản chuyển tiền này đại diện cho một dòng tiền vô tận, một phần bằng tiền, chạy trong suốt hoạt động của bạn. Vì cả hai lý do này, điều quan trọng là phải giám sát và kiểm soát các chi phí này. Tương tự như vậy, xác nhận bảng lương của bạn để đảm bảo rằng tất cả mọi người được liệt kê trên sách thực sự làm việc cho bạn. Hoạt động của bạn càng lớn, nhân viên càng dễ dàng chèn nhân viên ảo hoặc thay đổi giờ làm việc, tiền lương hoặc lợi ích của chính mình.

Lưu trữ hồ sơ tỉ mỉ

Một tủ cung cấp mở khóa hoặc bộ phận phụ tùng, giám sát tối thiểu thẻ tín dụng hoặc sổ séc của công ty, hoặc chấp nhận báo cáo chi phí không có thật có thể dẫn đến thua lỗ. Đại lý ô tô đặt hàng, dự trữ, bán và giao rất nhiều mặt hàng mà nhân viên có thể nhấm nháp bằng bút, giấy và các bộ phận mà không có mặt hàng bị thiếu trở nên rõ ràng - trừ khi bạn giữ và kiểm tra hàng tồn kho. Ngoài ra, yêu cầu toàn bộ lực lượng lao động của bạn phải có kỳ nghỉ hàng năm giúp tiết lộ gian lận theo hai cách. Đầu tiên, việc đặt một nhân viên khác vào chỗ của khách du lịch có thể đánh dấu các hành vi gian lận để đánh dấu một đôi mắt mới. Thứ hai, khách du lịch thiếu quyền truy cập vào các tài liệu và hồ sơ họ cần để tiếp tục một vụ lừa đảo đang diễn ra và có thể không thể tiếp tục khi họ trở lại.

Các chương trình tín dụng

Theo dõi bằng chứng cho thấy bộ phận tài chính của bạn chơi mồi và chuyển đổi với điểm tín dụng của khách hàng. Việc phê duyệt sai, lãi suất hoặc các khía cạnh khác của giao dịch và bỏ túi sự khác biệt giữa những gì khách hàng nên trả và những gì hóa đơn của họ thực sự nêu có thể làm giảm tỷ suất lợi nhuận của bạn. Nếu bộ phận xe hơi của bạn phục vụ khách hàng có tín dụng dưới mức hoàn hảo, việc nghe người quản lý tài chính chuyển họ cho các khoản vay lãi suất cao sẽ không gây ra sự nghi ngờ nếu khách hàng có điểm tín dụng cao gặp phải hình thức hạ cấp tương tự. Đừng để nhân viên của bạn sử dụng khách hàng của bạn như một biện pháp gian lận.