Ý tưởng tốt để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Các doanh nghiệp nhỏ và chủ doanh nghiệp nhỏ thường dễ gặp căng thẳng tại nơi làm việc như bất kỳ doanh nghiệp lớn hoặc nhân viên nào. Bí quyết để quản lý căng thẳng hiệu quả - bất kể quy mô của một doanh nghiệp - nằm ở việc giải quyết các vấn đề liên quan đến căng thẳng từ cả góc độ tổ chức và cá nhân. Kỹ năng quản lý thời gian kém phát triển hoặc không có là một yếu tố gây căng thẳng lớn tại nơi làm việc. Mặc dù một doanh nghiệp nhỏ có thể không có nguồn tài chính để giải quyết các vấn đề quản lý thời gian bằng cách mua phần mềm quản lý thời gian đắt tiền và đôi khi phức tạp, có rất nhiều ý tưởng và giải pháp thay thế từ thấp đến không tốn chi phí.

Một phương pháp tổ chức

Một trong những cách tốt nhất để tiếp cận quản lý thời gian từ góc độ tổ chức là cho một chủ doanh nghiệp nhỏ trước tiên phát triển kỹ năng quản lý thời gian tốt và sau đó trở thành một hình mẫu động lực cho nhân viên của doanh nghiệp. Kết hợp các ý tưởng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian trong một chương trình chăm sóc sức khỏe nhân viên mới được phát triển hoặc đã có sẵn cũng có thể là một cách hiệu quả để giải quyết vấn đề ở cấp độ tổ chức. Cân nhắc đăng các mẹo quản lý thời gian lên bảng thông báo của nhân viên, bao gồm phân đoạn quản lý thời gian trong một loạt các bữa ăn trưa và học hỏi, và kết hợp các ý tưởng quản lý thời gian vào các quy trình và quy trình tại nơi làm việc.

Sử dụng sách hẹn

Mua sổ hẹn cho nhân viên văn phòng, quản lý bộ phận và nhân viên chủ chốt khác. Hướng dẫn những nhân viên này ngừng tạo danh sách việc cần làm một tờ, thường kéo dài quá lâu, chúng không hiệu quả cũng không sử dụng được. Áp dụng chính sách lập lịch trong đó các cuộc họp, nhiệm vụ và hoạt động được lên lịch và chỉ định không chỉ cho một ngày cụ thể mà còn với thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể. Nếu doanh nghiệp sử dụng chương trình phần mềm văn phòng bao gồm mô-đun lập kế hoạch, sổ hẹn điện tử là một giải pháp thay thế.

Giảm hoặc dừng gián đoạn

Khuyến khích nhân viên giảm bớt sự gián đoạn lãng phí thời gian bằng cách tạo ra một môi trường mà nhân viên cảm thấy thoải mái khi nói rằng không. Chính sách mở cửa, mặc dù tiêu chuẩn ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, là một lời mời mở để gián đoạn và giảm năng suất. Thay vào đó, cho phép nhân viên kết hợp giờ làm việc vào kế hoạch sổ hẹn là một cách hiệu quả để sắp xếp thời gian cho các gián đoạn. Áp dụng chính sách nêu rõ trừ khi có vấn đề hoặc vấn đề cần có phản hồi ngay lập tức, nhân viên sắp xếp các khối thời gian, chẳng hạn như vào cuối mỗi ngày làm việc, để trả lại các cuộc gọi điện thoại và trả lời email nhận được trong cả ngày.

Lập kế hoạch ưu tiên

Cuộc họp lập kế hoạch vào sáng thứ Hai 30 phút hàng tuần có thể tạo tiền đề cho các hoạt động trong tuần. Các cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần cung cấp cho nhân viên hiểu rõ hơn về những gì cần phải hoàn thành trong tuần. Kết hợp một phiên hỏi và trả lời vào mỗi cuộc họp hàng tuần cung cấp cho mọi người cơ hội để đặt câu hỏi mà họ có thể cần trả lời và làm rõ các quy trình không rõ ràng có thể dẫn đến gián đoạn thời gian làm việc lãng phí thời gian. Khuyến khích nhân viên dành 15 phút đầu tiên đến 30 phút mỗi ngày để tạo hoặc sửa đổi kế hoạch hàng ngày.