Hướng dẫn thanh toán tiền mặt

Nhiều doanh nghiệp nhỏ - đặc biệt là các nhà bán lẻ - trao quyền cho người tiêu dùng bằng cách chấp nhận một số hình thức thanh toán khác nhau cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Một số nhà bán lẻ cho phép khách hàng thanh toán bằng séc kinh doanh, điển hình là séc trả lương và tính phí danh nghĩa cho dịch vụ hoặc thanh toán séc miễn phí nếu hóa đơn của khách hàng vượt quá một số tiền nhất định. Mặc dù thanh toán bằng séc kinh doanh có thể cải thiện lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng, chủ doanh nghiệp nên suy nghĩ cẩn thận về các rủi ro và phần thưởng, sau đó đưa ra các chính sách chấp nhận phù hợp.

Tiêu chuẩn chính sách

Thiết lập các quy tắc rõ ràng về những loại kiểm tra có thể được chấp nhận. Nói chung, các công ty không chấp nhận séc sau ngày, séc hơn 90 ngày hoặc séc trị giá hơn 10.000 đô la. Giới hạn 10.000 đô la liên quan đến luật rửa tiền của liên bang; bất kỳ giao dịch nào liên quan đến 10.000 đô la tiền mặt đều yêu cầu báo cáo giao dịch tiền tệ phải được nộp cho Dịch vụ doanh thu nội bộ.

Huấn luyện nhân viên của bạn để kiểm tra séc kinh doanh để xác minh rằng mỗi séc có ngày, tên người nhận thanh toán, số tiền đô la có số liệu và văn bản trùng khớp, chữ ký, tên người trả tiền và số tài khoản dọc theo cạnh dưới của séc. Hướng dẫn họ làm cho khách hàng của bạn ký vào mặt sau của tờ séc với sự hiện diện của nhân viên bán hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn tính phí dịch vụ để thanh toán tiền mặt cho séc doanh nghiệp, hãy đăng thông tin này ở nơi dễ thấy để tránh nhầm lẫn.

Kiểm tra phê duyệt

Các nhà bán lẻ thường không có cách nào để biết liệu séc kinh doanh có hợp lệ hay không, vì vậy hãy xem xét đăng ký dịch vụ thanh toán bù trừ, như Telecheck, để phê duyệt ngay lập tức đối với séc kinh doanh. Ngoài ra, cung cấp cho nhân viên thư ký các hướng dẫn về mức độ lớn của séc và số lượng séc, họ có thể rút tiền mặt cho một khách hàng nhất định trước khi được phê duyệt quản lý.

Nhận dạng khách hàng

Cũng như séc cá nhân, nhân viên thư ký phải xác minh danh tính của khách hàng của họ và đảm bảo rằng ID được trình bày khớp với tên và địa chỉ được in trên séc doanh nghiệp. Hướng dẫn nhân viên rằng họ phải ghi lại số ID và ngày hết hạn của mỗi bằng lái xe hợp lệ hoặc thẻ ID do nhà nước cấp ở mặt sau của tờ séc và xác minh chữ ký chứng thực đối với ID.

Gian lận và phục hồi

Đăng công khai chính sách của bạn về kiểm tra xấu. Nhiều nhà cung cấp tính phí cố định cho mỗi séc bị trả lại, thường là $ 15 đến $ 30 mỗi lần xuất hiện và ràng buộc trách nhiệm với khách hàng và không phải với công ty phát hành séc. Hãy chắc chắn rằng một chính sách chấp nhận séc bằng văn bản thông báo cho khách hàng rằng cô ấy phải chịu trách nhiệm nếu séc bị trả lại vì bất kỳ lý do nào.

Theo dõi các bản tin từ Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC) về các vòng lừa đảo có tổ chức khác nhau hoạt động trong khu vực của bạn và theo dõi các cảnh báo FTC về các dấu hiệu lừa đảo tiềm ẩn giữa các khách hàng.

Chứng thực

Huấn luyện nhân viên của bạn cách phát hiện các vấn đề chứng thực phổ biến. Những thách thức này bao gồm séc của bên thứ ba (séc được thanh toán cho một người, người ký vào mặt sau và viết, "trả theo lệnh của" người khác) và séc yêu cầu nhiều chữ ký. Ví dụ, một tấm séc trả cho chồng và vợ phải được hai bên ký.

Không cho phép nhân viên chấp nhận séc với các chứng thực hạn chế. Ví dụ, một số người sẽ viết "không cần truy đòi" trên séc, điều đó có nghĩa là công ty rút tiền mặt cho séc đồng ý rằng nếu có vấn đề với séc, thì công ty không thể theo đuổi thiệt hại từ người xuất trình.