Lời chào tốt đẹp cho email doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp cải thiện hình ảnh doanh nghiệp công cộng của họ khi chính sách công ty của họ được thiết lập vững chắc cho truyền thông chuyên nghiệp. Nó đã trở nên phổ biến đối với các nhân viên rất thân mật khi nói đến email của các doanh nghiệp. Và mặc dù nó là phổ biến, việc không chính thức về email doanh nghiệp không phải là tiêu chuẩn kinh doanh được chấp nhận. Chủ doanh nghiệp cần nhận ra rằng việc thiết lập âm điệu phù hợp sẽ tạo ra âm thanh cho toàn bộ chữ cái. Bắt đầu với lời chào. Hạn chế các lựa chọn chào, cho nhân viên những lựa chọn phù hợp.

Tiêu chuẩn

Lời chào tiêu chuẩn là "Kính gửi ông (họ của người đó)." Và, như được thực hiện trong thư tín bưu chính truyền thống, sử dụng lời chào tiêu chuẩn cho thấy sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp. Một số người có thể xem xét điều này lỗi thời, nhưng nó được chấp nhận hơn là vô tình gây khó chịu. Một lời chào bắt đầu bằng "Kính gửi" là vô tận. Sử dụng họ của người đó nếu bạn có nó hoặc nếu mối quan hệ là mới. Điều này thể hiện sự tôn trọng.

Ví dụ: "Kính gửi ông Jones", được ưa thích hơn "Kính gửi John". Nếu bạn không chắc chắn về chức danh của người đó (Ông, Bà, Bà hoặc Hoa hậu) hoặc tên cuối cùng, có thể chấp nhận sử dụng tên đầu tiên. Đó phải là chính sách tiêu chuẩn của công ty để nhân viên cố gắng tìm ra họ của người nhận trước khi sử dụng tên.

Lời chào thân thiện

Đôi khi các email được viết bằng các tiêu chuẩn ít chính thức hơn đơn giản chỉ vì người gửi muốn thân thiện hơn. Ví dụ: "Xin chào", thân thiện hơn "Kính gửi". Điều này có thể được sử dụng ngay cả trong giao tiếp lạnh, nơi người gửi không có tên người nhận. Nó cũng được sử dụng với tên đầu tiên, như trong "Hi Jennifer." Chủ doanh nghiệp có thể có các mối quan hệ khách hàng cụ thể trong đó điều này được sử dụng qua lời chào chính thức, như được xác định bởi các thủ tục của công ty. Ví dụ, nhân viên có thể trên tàu một khách hàng mới và hỏi cô ấy nếu cô ấy thích được gọi bằng tên của cô ấy hoặc họ của cô ấy.

Chuyên nghiệp nhưng thân mật

Chủ doanh nghiệp thấy "Lời chào:" được sử dụng trong thư. Đó là một lời chào có thể chấp nhận nhưng cho thấy một mối quan hệ kinh doanh thân mật hơn là một mối quan hệ chính thức. Điều này đi qua như cố gắng thân thiện và khác biệt nhưng vẫn được coi là chính thức. Nó thường được thấy trong các email lạnh hoặc trong thư từ mà bên gửi không có mối quan hệ chặt chẽ với người nhận.

Salutations để tránh

Hãy suy nghĩ về người đọc email trước khi bạn viết lời chào. Khi bạn không chắc chắn làm thế nào để bắt đầu một email kinh doanh, hãy đứng về phía những lời chào truyền thống. Bắt đầu email với "Hey", thường thấy trong các nhân viên trẻ tuổi, những người có cách tiếp cận thông thường với mọi thứ. Tuy nhiên, điều này là quá bình thường đối với hầu hết các tình huống kinh doanh vì sự thiếu tôn trọng tiềm tàng của một số người nhận. Điều này đặc biệt đúng khi một nhân viên trẻ hơn gửi email cho một đồng nghiệp lớn tuổi hoặc khách hàng tiềm năng.

Một lời chào khác cần tránh là "Người mà nó có thể quan tâm", trừ khi bạn hoàn toàn không biết gì về danh tính của người nhận. Lời chào này cho thấy một email mù không có bất kỳ mối quan hệ nào với người nhận. Hầu hết người nhận ngay lập tức xem đây là một email mù và họ có thể loại bỏ nó trước khi đọc nó. Ví dụ: "Chào", thân thiện hơn so với "Kính gửi" và phổ biến hơn khi người gửi có mối quan hệ tích cực với người nhận.

tiền boa

• Tốt hơn hết là giữ mọi thứ ngắn gọn nếu bạn không có nhiều thông tin. "Xin chào", tốt hơn "Bạn thân mến", ngay cả khi bạn không có tên theo sau "Xin chào".