Tại sao các quy ước đặt tên email quan trọng?

Đối với nhiều tổ chức, email là một phần quan trọng của quá trình giao tiếp bên trong và bên ngoài. Các quy ước đặt tên email giúp một tổ chức quản lý tài khoản email của họ và đảm bảo định dạng chuẩn. Một tiêu chuẩn được công bố làm giảm sự hỗn loạn và hợp lý hóa quy trình làm việc cho cả các nhóm nhỏ và lớn.

Hiểu các quy ước đặt tên

Các quy ước đặt tên email là một bộ quy tắc áp dụng cho việc tạo địa chỉ email mới trong một tổ chức. Các nhóm nhỏ và lớn đều sử dụng các quy ước đặt tên để đảm bảo rằng mỗi người có một địa chỉ duy nhất. Các quy tắc phổ biến bắt đầu bằng việc hình thành địa chỉ email tiêu chuẩn, chẳng hạn như "[email protected]." Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, các quy tắc ngày càng trở nên phức tạp để xử lý các tình huống khác nhau: tên giống hệt nhau, tên có nhiều từ, tên gạch nối hoặc tên có dấu chấm câu, ví dụ.

khả dụng

Các quy ước đặt tên giúp một tổ chức đảm bảo có sẵn địa chỉ email cho mỗi người mới. Nhiều tiêu chuẩn đặt tên dựa trên thông tin cá nhân của một cá nhân: tên, năm hoặc chức danh. Bằng cách sử dụng thông tin duy nhất cho mỗi người, một tổ chức sẽ tránh được sự chồng chéo. Đối với các tổ chức lớn, quy ước đặt tên giúp giảm bớt tắc nghẽn cho những người có tên hoặc tiêu đề tương tự bằng cách chỉ định ngoại lệ cho quy tắc chuẩn: John Doe thứ hai trở thành "[email protected]" hoặc "[email protected] . "

Dự đoán

Các quy ước đặt tên email cho phép một số mức độ dự đoán, cả bên trong và bên ngoài. Đối với một tổ chức chào đón giao tiếp với khách hàng hoặc các bên quan tâm, quy ước đặt tên rất dễ dự đoán. Ví dụ, một trường đại học có thể sử dụng tên viết tắt đầu tiên và tên đệm cộng với tên cuối cùng cho email của sinh viên, giúp bạn dễ dàng tìm ra cách liên hệ với ai đó. Mặt khác, một doanh nghiệp xử lý tài liệu bí mật có thể chọn các quy ước đặt tên ít dự đoán hơn để gây khó khăn cho người ngoài liên hệ với nhân viên của mình.

Tính nhất quán và tự động hóa

Nhiều tổ chức xuất bản quy ước đặt tên của họ trong một tài liệu trở thành một hướng dẫn cho các tài khoản mới. Bằng cách xác định quy trình, một công ty tạo ra một mức độ tự động hóa và hợp lý hóa quy trình làm việc cho nhân viên. Các tổ chức lớn, như các trường đại học hoặc các tập đoàn đa chi nhánh, thường có quy trình hoàn toàn tự động; khi tên người mới được nhập vào hệ thống, nó sẽ tạo một địa chỉ email dựa trên các tiêu chuẩn được công bố. Đối với các tổ chức nhỏ hơn, tài liệu quy ước đặt tên cho phép nhân viên duy trì mức độ nhất quán tương tự.