Làm thế nào để chủ trì cuộc họp hiệu quả

Cho dù bạn đang chủ trì một cuộc họp nhóm lớn hay nhỏ, nếu bạn là chủ tịch, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về hiệu quả của cuộc họp. Bạn sẽ điều hành cuộc họp một cách hiệu quả, bao gồm tất cả các chủ đề được nêu trong chương trình nghị sự và cho mọi tiếng nói cơ hội được lắng nghe. Để đáp ứng tất cả những mong đợi này, bạn sẽ cần thực hiện một số kế hoạch trước và đặt ra các mục tiêu thực tế.

Chuẩn bị

Các cuộc họp hiệu quả thường không diễn ra tự phát - chúng đòi hỏi phải lập kế hoạch kỹ lưỡng. Các quyết định phải được đưa ra về việc ai sẽ tham dự cuộc họp và mục đích của cuộc họp là gì. Chương trình nghị sự nên được thiết lập và lưu hành cho các thành viên trước ngày diễn ra cuộc họp. Tham vấn với các nhân viên sẽ giúp đảm bảo rằng các chủ đề được trình bày là phù hợp và kịp thời. Bản sao của bất kỳ tài liệu nào sẽ được thảo luận cũng nên được phân phối đủ sớm để được đọc trước ngày diễn ra cuộc họp. Nếu có một mục trong chương trình nghị sự có thể gây tranh cãi, việc nói chuyện trước với các thành viên chủ chốt và gợi ra một số hỗ trợ có thể giúp giải quyết mọi việc trong cuộc họp. Chỉ định ai đó ghi lại biên bản cuộc họp.

Hành động trong cuộc họp

Bắt đầu thời gian. Thật thiếu tôn trọng khi giữ các thành viên đúng giờ chờ đợi một hoặc hai đồng nghiệp vô tổ chức. Mỗi mục chương trình nghị sự nên có giới hạn thời gian được gán cho nó. Đó là vai trò của chiếc ghế để tuân thủ hướng dẫn thời gian này. Đưa ra cảnh báo hai hoặc ba phút khi thời gian thảo luận gần hết. Thông báo bình luận cuối cùng và kiên quyết bám vào nó. Ghế hiệu quả không cho phép các cuộc thảo luận dài dòng, lan man với các thành viên đưa ra những bình luận lặp đi lặp lại. Không ai được phép thống trị cuộc họp. Một chiếc ghế hiệu quả sẽ trân trọng chỉ ra rằng đã đến lúc nghe những tiếng nói khác về vấn đề này. Quyết định trước thời hạn liệu các vấn đề sẽ được bỏ phiếu hoặc kết luận bằng cách đạt được sự đồng thuận. Nếu cần thêm thời gian cho một vấn đề quan trọng, hãy đặt mục vào chương trình nghị sự của cuộc họp tiếp theo.

Xử lý sự cố

Lập kế hoạch trước giúp loại bỏ các vấn đề. Đôi khi rắc rối là không thể tránh khỏi, vì vậy đó là một ý tưởng tốt để mong đợi những điều bất ngờ. Nếu có vấn đề về công nghệ - ví dụ, máy chiếu cho sự cố trình bày nghe nhìn, chỉ định ai đó tìm kiếm kỹ thuật viên để giúp đỡ. Trong khi đó, đề nghị tiếp tục với mục chương trình nghị sự tiếp theo và quay lại phần trình bày sau. Một chiếc ghế hiệu quả không cho phép thời gian bị lãng phí. Hãy linh hoạt và đừng ngại chia sẻ thông tin về bất kỳ vấn đề không lường trước. Ví dụ: nếu người nói khách bị trì hoãn do chuyến bay bị hủy, tốt nhất nên thông báo rằng khi bắt đầu cuộc họp và tránh những lời thì thầm không thể tránh khỏi sẽ xảy ra khi mọi người chú ý đến sự vắng mặt của anh ta và bắt đầu suy đoán tại sao anh ta chưa đến đó.

Theo sát

Các cuộc họp hiệu quả cung cấp một kế hoạch hành động cho từng mục chương trình nghị sự. Biên bản cuộc họp, dưới dạng dự thảo, nên được lưu hành càng sớm càng tốt cho tất cả những người tham gia, với yêu cầu bổ sung và chỉnh sửa. Khi các thay đổi được thực hiện, biên bản có thể được phân phối cho tất cả các bên liên quan. Điều này thể hiện sự sẵn sàng chia sẻ thông tin và mời đầu vào từ tất cả các bên quan tâm. Nếu chủ tọa nhận thấy một thành viên cuộc họp tỏ ra bất bình, thì nên tiếp cận cá nhân cô ấy và cố gắng giải quyết vấn đề của cô ấy, trước cuộc họp tiếp theo.