Quy trình truyền thông nhóm hiệu quả

Truyền thông nhóm là cả một khoa học và nghệ thuật. Các nhà khoa học hành vi và các nhà lý thuyết quản lý đã cố gắng phân biệt các mô hình trong giao tiếp nhóm và quy định các phương pháp tăng hiệu quả giao tiếp trong nhiều năm. Mặc dù sự hợp nhất của các nền văn hóa đa dạng trên khắp thế giới làm cho chủ đề này không ngừng phát triển, có một số yếu tố đã được chứng minh để khuyến khích các quá trình giao tiếp nhóm hiệu quả.

Ý nghĩa

Các nhóm, hoặc nhóm làm việc, có thể hoàn thành những điều tuyệt vời trong các doanh nghiệp nhỏ và lớn. Tuy nhiên, hiệu quả chung của một nhóm lại ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của khả năng giao tiếp của người tham gia. Nếu không có những luồng giao tiếp tích cực, những hiểu lầm có thể xảy ra giữa các nhóm, tạo ra một môi trường làm việc khó khăn. Không có sự giao tiếp rõ ràng giữa các nhà lãnh đạo nhóm và công nhân, năng suất có thể chậm lại khi công nhân đấu tranh để hiểu các chức năng công việc cụ thể của họ.

Phong cách giao tiếp có thể thay đổi theo động lực nhóm. Các nhóm phân tán về mặt địa lý được kết nối qua Internet, chẳng hạn, có khả năng giao tiếp khác nhiều so với các cá nhân làm việc trong cùng một phòng với nhau mỗi ngày. Dù cài đặt là gì, cách các nhóm giao tiếp trong công ty của bạn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của các mục tiêu chiến lược của bạn.

Văn hóa công ty

Thấm nhuần văn hóa cởi mở, trung thực và tin tưởng giữa các đồng nghiệp là rất quan trọng để giao tiếp nhóm hiệu quả. Tất cả những người tham gia nhóm phải cảm thấy rằng họ được tự do đóng góp hết khả năng của mình mà không sợ bị từ chối, xúc phạm hay hậu quả chính trị. Các nhóm phải có khả năng tập hợp các nguồn lực trí tuệ của mình để đạt được hiệu quả tối đa và điều đó chỉ có thể được thực hiện khi tất cả các thành viên đã sẵn sàng và có thể giải quyết những thách thức mới theo những cách sáng tạo.

Tôn trọng cá nhân

Sự tôn trọng cá nhân là chìa khóa để giao tiếp nhóm hiệu quả. Rõ ràng ranh giới phân cấp trong các cuộc họp có thể bóp nghẹt ý tưởng và hiểu biết từ các nhân viên cấp thấp hơn. Mỗi cá nhân phải thực sự tin rằng đầu vào của họ sẽ được coi trọng và xem xét, mà không có thông tin chính đáng nào được đưa ra cho đầu vào của các nhà quản lý và giám đốc điều hành. Sự tôn trọng cá nhân của các thành viên trong nhóm không thể thành hiện thực thông qua các chính sách chính thức; giám đốc điều hành và quản lý phải dẫn dắt bằng ví dụ trong lĩnh vực này bằng cách trước tiên khuyến khích nhân viên đóng góp trong các cuộc họp, sau đó nhận ra và xem xét đầu vào từ tất cả những người tham gia.

Văn hóa kinh doanh

Tuân thủ một quy tắc chung về nghi thức trong các nhóm tại nơi làm việc có thể giúp các quá trình giao tiếp duy trì hiệu quả và hợp tác bằng cách giảm bớt phiền nhiễu và cảm giác bực bội. Nếu tất cả các thành viên trong nhóm ăn mặc chuyên nghiệp, nói chuyện lịch sự, tránh các chủ đề gây chia rẽ, không liên quan và thường tránh gây khó chịu cho các thành viên khác trong nhóm, một nhóm có thể dễ dàng kết nối và tạo thành một đơn vị gắn kết. Mặt khác, việc không chú ý đến nghi thức, có thể tạo ra sự chia rẽ trong khi khuyến khích tin đồn và cảm giác oán giận, tất cả đều có thể gây trở ngại nghiêm trọng cho việc giao tiếp hiệu quả.

Lý thuyết

Một số lý thuyết cố gắng phân tích và giải thích động lực của truyền thông nhóm và các yếu tố quyết định hiệu quả của nó. Một lý thuyết như vậy là Lý thuyết Xuất hiện Quyết định được đặt ra bởi Aubrey Fisher. Quyết định xuất hiện khẳng định rằng các nhóm mới tiến bộ qua bốn giai đoạn dẫn dắt nhóm từ một tập hợp cá nhân đa dạng đến một đơn vị sản xuất với kinh nghiệm chung, phương pháp quyết định, đạo đức làm việc và các giá trị.

Lý thuyết cấu trúc đề xuất rằng các cá nhân trong các nhóm mới hành động theo một bộ quy tắc được thừa nhận trước, sau đó thay đổi các quy tắc đó theo thời gian dựa trên kinh nghiệm độc đáo của nhóm.