Nhược điểm của việc kiểm toán không cần giấy tờ là gì?

Kiểm toán viên giúp các doanh nghiệp nhỏ đảm bảo họ tuân thủ luật lao động và thuế. Nhiều kiểm toán viên cung cấp kiểm toán không cần giấy tờ, trong đó kiểm toán viên truy cập hồ sơ điện tử và đưa ra báo cáo cuối cùng thông qua email hoặc trang web. Kiểm toán điện tử có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc của chủ doanh nghiệp nhỏ; tuy nhiên, cả kiểm toán viên và nhân viên của doanh nghiệp cần phải thoải mái với công nghệ.

Yêu cầu công nghệ

Kiểm toán viên phải thoải mái sử dụng phần mềm máy tính để tạo báo cáo kiểm toán. Nếu một kiểm toán viên không quen thuộc với máy tính hoặc với phần mềm mà anh ta dự kiến ​​sẽ sử dụng, anh ta có thể có một đường cong học tập dốc. Kiểm toán viên cũng phải quen thuộc với việc sử dụng email hoặc trang web và tải lên tệp đính kèm, trong khi chủ doanh nghiệp phải có thể truy xuất báo cáo kiểm toán từ email của họ hoặc bằng cách truy cập trang web.

Cân nhắc về Bảo mật

Nếu kiểm toán viên sẽ sử dụng máy tính hoặc công nghệ khác để chuẩn bị kiểm toán, cô ấy phải xem xét các yếu tố bảo mật mà kiểm toán viên tạo báo cáo giấy không phải xem xét. Kiểm toán thường đề cập đến thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như tài chính của doanh nghiệp hoặc các yêu cầu về thuế. Kiểm toán viên phải có khả năng gửi thông tin này một cách an toàn; chỉ những nhân viên của công ty cần biết thông tin trong báo cáo mới có thể truy cập báo cáo kiểm toán trực tuyến hoặc qua email.

Yêu cầu nộp hồ sơ khác nhau

Dịch vụ doanh thu nội bộ và các cơ quan chính phủ khác có thể có các quy tắc khác nhau đối với việc lưu trữ hồ sơ điện tử so với lưu trữ hồ sơ giấy. Chủ doanh nghiệp nên tìm hiểu cách lưu trữ báo cáo kiểm toán và trong bao lâu họ phải lưu trữ chúng trước khi đồng ý kiểm toán điện tử. Ngoài ra, mặc dù kiểm toán điện tử thường được gọi là "không cần giấy tờ", một số giấy tờ có thể cần được in để thực hiện các quy tắc lưu trữ hồ sơ của chính phủ.

Thay đổi hệ thống

Nếu một doanh nghiệp dựa vào kiểm toán giấy trước đó, doanh nghiệp phải chuyển sang hệ thống điện tử trước khi có thể bắt đầu tận dụng kiểm toán không cần giấy tờ. Điều này có thể mất vài tuần hoặc vài tháng, tùy thuộc vào cách doanh nghiệp dựa trên máy tính trước khi chuyển đổi. Ngoài ra, một số nhân viên có thể yêu cầu đào tạo để truy cập hoặc sử dụng hệ thống mới. Do đó, có thể mất một năm hoặc hơn để doanh nghiệp chuyển sang hệ thống không cần giấy tờ.