Cách để bắt đầu một cuộc họp

Các cuộc họp đôi khi được xem là một điều ác cần thiết trong một doanh nghiệp. Một cuộc họp tốt là nhiều thông tin và hấp dẫn, nhưng một cuộc họp tồi tệ kéo dài vô tận mà không có ánh sáng rõ ràng ở cuối đường hầm. Để điều hành một cuộc họp thành công thu hút và giữ sự chú ý, hãy đặt đúng giai điệu ngay từ đầu.

Giới thiệu người chơi

Luôn luôn là một ý tưởng tốt để thực hiện giới thiệu khi bắt đầu một cuộc họp. Mặc dù những người tham dự có thể biết nhau, nhưng nó củng cố mục đích của cuộc họp để nêu quan điểm kinh doanh mà mỗi người mang đến bàn.

Nếu những người tham dự không gặp nhau trước cuộc họp, giới thiệu là đặc biệt quan trọng. Cho phép mỗi người tự giới thiệu bản thân và đưa ra tuyên bố ngắn gọn về những gì anh ta quan tâm. Nếu nhiệm vụ của nhóm là động não, hoàn thành một dự án hoặc giải quyết vấn đề, hãy bắt đầu cuộc họp với một số máy phá băng để tham gia vào động lực của nhóm trước khi giải quyết nhiệm vụ. Những lời trêu ghẹo não đơn giản, trò chơi tên hoặc các hoạt động kiểm tra kỹ năng tư duy phản biện sẽ kích thích cuộc trò chuyện và tiếp thêm năng lượng cho bộ não.

Nêu rõ chương trình nghị sự

Ngoài những người ở trong phòng, những người tham dự cuộc họp muốn biết những gì sẽ được thảo luận, tại sao nó quan trọng và sẽ mất bao lâu. Một chương trình nghị sự trả lời những câu hỏi này. Một chương trình nghị sự được in cho phép những người tham dự cuộc họp theo dõi dòng chảy của cuộc họp và ghi chú khi cần thiết. Chương trình nghị sự cũng phục vụ như một hướng dẫn cho người hướng dẫn, đặc biệt là nếu vấn đề đi lạc hướng. Đăng một thời gian ước tính trước mỗi mục chương trình nghị sự sẽ giúp cuộc họp trôi chảy và kết thúc đúng giờ.

Cho họ ăn bánh

Nếu một cuộc họp được dự đoán sẽ kéo dài trong một khoảng thời gian, hãy bắt đầu nó với thức ăn và đồ giải khát nhẹ. Nó không chỉ là nghi thức cuộc họp tốt để nuôi dưỡng những người tham dự, nó giúp giữ cho mọi người tập trung vào các cuộc thảo luận thay vì dạ dày gầm gừ. Các cuộc họp sáng sớm nên luôn có sẵn cà phê cho những người nghiện cà phê. Chọn các món giải khát nhẹ và sẽ giữ cho bộ não tập trung như nước, nước ngọt và thức ăn nhẹ. Mời những người tham dự đến sớm để giao lưu với những người giải khát trước khi bắt đầu công việc nghiêm túc.

Lời khuyên

Hãy chắc chắn rằng cuộc họp bắt đầu vào thời gian đã nêu. Nhân viên phải điều chỉnh lịch trình để phù hợp với việc tham dự cuộc họp. Trì hoãn bắt đầu một cuộc họp có thể không tôn trọng những người đến đúng giờ. Bạn muốn cuộc họp bắt đầu bằng một ghi chú tích cực, vì vậy giai điệu phù hợp được đặt từ đầu.

Xem lại bất kỳ mục mở nào từ một cuộc họp trước khi bắt đầu chương trình nghị sự hiện tại. Theo dõi các nhiệm vụ được giao để nhân viên có thể báo cáo về các phát hiện.

Yêu cầu người tham dự cuộc họp im lặng điện thoại di động để giảm thiểu gián đoạn.