Về kỹ thuật kiểm soát nội bộ hiệu quả trong kinh doanh

Bất kỳ doanh nghiệp nào thuê nhân viên đều có nguy cơ hoạt động gian lận. Nếu không được kiểm tra, gian lận có thể có tác động tiêu cực lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp bạn. Trong một số trường hợp, một nhân viên đáng tin cậy có quyền truy cập dễ dàng vào tài chính của một doanh nghiệp có thể lạm dụng quyền hạn của mình bằng cách ăn cắp tiền của công ty. Một loạt các kỹ thuật kiểm soát nội bộ có thể giúp ngăn ngừa hành vi không phù hợp.

Phân chia vai trò

Theo Hiệp hội Nghiên cứu và Giáo dục Cựu chiến binh Quốc gia, một trong những vấn đề kiểm soát nội bộ quan trọng nhất trong tài chính doanh nghiệp là phân khúc vai trò. Bất cứ khi nào có thể, hãy truyền bá các chức năng như ghi sổ, kiểm soát hàng tồn kho và quản lý tiền lương giữa một số nhân viên thay vì giao chúng cho một cá nhân. Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có một số ít nhân viên, bạn có thể cần phải tham gia nhiều vào các lĩnh vực này.

Quy tắc đạo đức

Nếu bạn chưa có, hãy xây dựng Quy tắc đạo đức bằng văn bản để đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết ranh giới của những hành vi được coi là chấp nhận được và chắc chắn thực thi nó khi cần thiết. Ví dụ: mã của bạn có thể chi tiết các hoạt động có thể được coi là có hại cho doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như chia sẻ thông tin đặc quyền với khách hàng hoặc đối thủ cạnh tranh. Mã của bạn cũng cần làm rõ rằng nhân viên của bạn có trách nhiệm báo cáo các hành vi phi đạo đức được thực hiện bởi các nhân viên khác.

Xử lý tiền

Thực hiện các thủ tục rõ ràng để xử lý các quỹ. Nếu nhân viên có quyền truy cập vào sổ séc của công ty, hãy chắc chắn rằng nó được giữ trong một khóa an toàn khi không sử dụng. Hạn chế nhân viên truy cập vào tiền mặt nhỏ và thực hiện một hệ thống chứng từ để tính đến việc sử dụng nó. Hãy chắc chắn rằng tất cả các kiểm tra được ghi lại bằng cách ghi lại số kiểm tra cũng như lý do mà nó được viết.

Thư

Nếu doanh nghiệp của bạn rất nhỏ, hãy thực hành mở thư kinh doanh của riêng bạn để tránh khả năng séc của khách hàng hoặc các khoản tiền khác biến mất một cách bí ẩn. Nếu bạn ủy thác nhiệm vụ này, có hai hoặc nhiều nhân viên mở thư đồng thời như một loại hệ thống giám sát.

Kiểm tra cheo

Xem xét việc cài đặt một hệ thống kiểm tra chéo để đảm bảo rằng tất cả các thủ tục được tiến hành đúng và có đạo đức. Ví dụ, nhân viên quản lý kho của bạn có thể kiểm tra ngẫu nhiên công việc của nhân viên biên chế của bạn để tìm kiếm sự không phù hợp. Loại hệ thống này cũng sẽ ngăn cản nhân viên tham gia vào các hoạt động lừa đảo ngay từ đầu.