Cách khắc phục số dư dùng thử không chính xác

Vào cuối tháng khi đến lúc cân đối sổ kế toán và sẵn sàng cho kỳ kế toán tiếp theo, một trong những bước đầu tiên là tổng hợp số dư dùng thử. Từ thời điểm đó, bạn có thể hoàn thành phần còn lại của quy trình kế toán. Tuy nhiên, nếu có lỗi trên số dư dùng thử, cho đến khi bạn xác định và sửa các lỗi đó, bạn không thể tiến lên phía trước, Biết cách xử lý lỗi số dư dùng thử và việc khắc phục chúng cần sự thực hành và kiên nhẫn, nhưng có thể thực hiện được.

Số dư dùng thử là gì?

Số dư dùng thử là nỗ lực đầu tiên của một thực thể kinh doanh để cân bằng sổ sách khi kỳ kế toán kết thúc. Nó lấy số dư cuối kỳ từ mỗi tài khoản sổ cái chung. Số dư sổ cái được tạo thành từ các bài đăng từ các mục nhật ký chung được thực hiện trong suốt kỳ kế toán, và các mục nhật ký đó là lịch sử của những gì doanh nghiệp đã làm trong kỳ kế toán. Nếu được thực hiện đúng, bên ghi nợ của số dư dùng thử sẽ bằng với bên tín dụng. Nếu chúng không bằng nhau, thì một số điều tra cần phải xảy ra để tìm lỗi để quá trình kế toán có thể tiếp tục.

Làm thế nào lỗi xảy ra

Một trong những lỗi phổ biến nhất xảy ra khi biên dịch số dư dùng thử là chuyển đổi xung quanh các số. Lỗi chuyển vị trong số dư dùng thử xảy ra khi hai số bị hoán đổi do nhầm lẫn. Ví dụ: $ 675 được nhập là $ 657 hoặc $ 989 được nhập là $ 899. Một lỗi phổ biến khác là đăng lên sổ cái sai, làm mất đi số dư của sổ cái trong hai tài khoản sổ cái khác nhau. Khả năng thứ ba là một số tài khoản vô tình bị bỏ qua khi số dư dùng thử được tạo.

Cách tìm và sửa lỗi

Cách dễ nhất để bắt đầu là tìm lại các bước cân bằng thử nghiệm. Nhìn vào số dư của sổ cái và so sánh chúng với số tiền được đăng lên số dư dùng thử. Nếu những con số này khớp nhau, thì một lần nữa thêm các cột ghi nợ và tín dụng. Nếu các con số không thay đổi, thì bạn có thể thử mẹo chuyển vị. Nếu chênh lệch giữa tổng số nợ và tín dụng chia hết cho 9, thì rất có thể một số được chuyển đổi tại một số điểm. Chẳng hạn, nếu bên ghi nợ bằng $ 6549 và bên tín dụng là $ 6459, thì chênh lệch là $ 90, chia hết cho chín. Nếu đây là trường hợp, bạn sẽ phải xem xét kỹ hơn các mục sổ cái và so sánh chúng với các mục nhật ký chung. Bắt đầu với các sổ cái với hầu hết các giao dịch, chẳng hạn như Tiền mặt hoặc Bán hàng, sau đó tìm cách vượt qua các giao dịch khác, cho đến khi bạn tìm thấy lỗi.

Ít lỗi hơn với phần mềm

Mặc dù phần mềm kế toán trên máy vi tính không hoàn hảo, nhưng nó chắc chắn sẽ giúp giải quyết các vấn đề như lỗi trong số dư dùng thử. Trong nhiều trường hợp, ngay khi xảy ra lỗi, phần mềm sẽ cảnh báo bạn. Nếu bạn mắc lỗi trong nhật ký chung, phần mềm có thể nhận thiếu mục nhập phù hợp. Ví dụ: nếu bạn ghi nợ Doanh số tiền mặt cho 450 đô la và Doanh số tín dụng là 550 đô la, phần mềm sẽ nhận thấy rằng các tài khoản Tiền mặt hoặc Bán hàng đang thiếu một giao dịch phù hợp. Vì vậy, nếu bạn vẫn đang làm kế toán theo cách cũ - sử dụng các tạp chí viết tay và sổ cái - bạn có thể muốn xem xét chuyển sang một hệ thống máy tính. Các biện pháp bảo vệ, kiểm tra và số dư làm cho quá trình hoàn thành quy trình kế toán cuối kỳ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, và cũng nhanh hơn nhiều.