Cách viết báo cáo dữ liệu

Báo cáo dữ liệu là một tài liệu kỹ thuật chi tiết bất kỳ dữ liệu nào bạn đã thu thập và cho biết cách phân tích. Mặc dù báo cáo dữ liệu có thể là một tài liệu phức tạp, nhưng nó không phải là tổ chức. Nếu bạn từng viết báo cáo phòng thí nghiệm ở trường trung học, bạn đã biết cách viết báo cáo dữ liệu. Nó thường được chia thành bốn phần: giới thiệu, cơ thể, kết luận và phụ lục. Tất cả những gì bạn cần là một chương trình bảng tính và trình xử lý văn bản để viết báo cáo dữ liệu chuyên nghiệp.

Chuẩn bị

1.

Xác định đối tượng của bạn và ghi nhớ chúng trong khi viết báo cáo. Một báo cáo dữ liệu phải thân thiện với người đọc đối với những người chỉ đọc lướt qua dữ liệu, tìm kiếm các sự kiện có liên quan để sao lưu kết luận, cũng như những người có đầu óc kỹ thuật hơn và sẽ đọc tất cả dữ liệu để đảm bảo nó hỗ trợ kết luận.

2.

Thu thập tất cả dữ liệu bạn đã sử dụng cho báo cáo và viết ra phân tích của bạn về nó. Sẽ không khôn ngoan khi bắt đầu viết báo cáo cho đến khi bạn đã phân tích dữ liệu và xác định kết quả của mình.

3.

Sắp xếp dữ liệu của bạn trong một hoặc nhiều bảng tính khi cần. Tất cả dữ liệu của bạn nên được đưa vào báo cáo, ngay cả dữ liệu chưa được phân tích. Nếu bạn đã sử dụng dữ liệu thứ cấp, chẳng hạn như dữ liệu được thu thập từ các báo cáo khác, hãy tách riêng dữ liệu này khỏi dữ liệu của riêng bạn.

4.

Xác định xem bạn có thể làm nổi bật dữ liệu quan trọng trong biểu đồ hay không. Hầu hết các chương trình bảng tính như Excel có thể tự động tạo biểu đồ khi bạn đã sắp xếp dữ liệu khi cần. Biểu đồ được lựa chọn tốt giúp chứng minh kết luận của bạn.

Viết báo cáo

1.

Viết một phần giới thiệu. Điều này thường chứa ba phần. Đầu tiên tóm tắt mục đích của báo cáo và dữ liệu được phân tích. Bao gồm bất kỳ thông tin cơ bản giải thích lý do tại sao báo cáo được yêu cầu. Sau đó tóm tắt các câu hỏi đặt ra trong phân tích dữ liệu và kết luận được hình thành từ phân tích. Cuối cùng, phác thảo ngắn gọn những gì có trong phần còn lại của báo cáo.

2.

Tạo bốn phần trong phần thân của báo cáo: Dữ liệu, Phương pháp, Phân tích và Kết quả. Trong một số trường hợp, có thể tốt hơn là kết hợp phần Phương thức với phần Phân tích. Nếu báo cáo của bạn chứa nhiều bộ dữ liệu với phân tích độc lập, hãy lặp lại bốn phần này thường xuyên khi cần thiết.

3.

Viết mô tả về dữ liệu quan trọng nhất được sử dụng để phân tích trong phần Dữ liệu. Sao chép bảng tính chứa dữ liệu của bạn và dán chúng sau mô tả bằng văn bản của bạn. Trong Microsoft Office, chỉ cần tô sáng các ô, sao chép chúng và sau đó dán chúng vào tài liệu Word.

4.

Viết ra các phương thức bạn đã sử dụng để thu thập dữ liệu và phân tích trong phần Phương thức.

5.

Viết phân tích của bạn về dữ liệu trong phần Phân tích. Bao gồm trong phần này những gì đã được phân tích và kết luận bạn đưa ra từ phân tích. Chèn bất kỳ biểu đồ bạn đã tạo từ dữ liệu trong phần này.

6.

Tạo một phần Kết luận. Khôi phục các câu hỏi bạn đưa ra trong phần Giới thiệu, cũng như các kết quả có liên quan nhất từ ​​phân tích. Nếu báo cáo của bạn chứa nhiều bộ dữ liệu hoặc phân tích, đây là nơi để so sánh các kết quả khác nhau khi cần. Bao gồm bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất cho dữ liệu bổ sung khi cần thiết.

7.

Bao gồm phần Phụ lục hoặc Phụ lục cuối cùng, nếu cần. Nếu bạn có hàng trăm trang dữ liệu, có thể nên đặt nó vào phần phụ lục hơn là trong phần Dữ liệu của báo cáo. Chèn bất kỳ dữ liệu thứ cấp nào được đề cập trong báo cáo trong Phụ lục, bao gồm cả tham chiếu cho biết dữ liệu đến từ đâu.