Ý tưởng tổ chức hội thảo

Hội thảo là địa điểm giảng dạy, hướng dẫn hoặc tạo điều kiện cho sự tương tác nhóm giữa một số lượng người tương đối nhỏ. Chúng là các sự kiện tương tác truyền thống khuyến khích sự tham gia của người tham gia. Tổ chức hội thảo bao gồm việc chỉ định các khu vực sẽ được bảo hiểm trong sự kiện, chuẩn bị các tài liệu cần thiết và đảm bảo sự kiện được sắp xếp thời gian thích hợp để giải quyết tất cả các chủ đề trong chương trình nghị sự.

Xác định mục tiêu hội thảo

Bước đầu tiên trong việc tổ chức một hội thảo thành công là xác định mục đích và mục đích cụ thể của việc thu thập. Ví dụ: nếu hội thảo hướng dẫn người tham gia cách phát triển bộ báo chí truyền thông, mục tiêu của hội thảo bao gồm tổng quan về bộ dụng cụ báo chí được sử dụng để làm gì, yếu tố nào tạo nên một bộ báo chí thành công và sau đó hướng dẫn từng bước Làm thế nào để phát triển vật liệu. Mục tiêu của hội thảo phải phù hợp với trình độ kiến ​​thức hiện có của người tham gia.

Hạn chế tham gia

Một hội thảo hiệu quả bao gồm các hoạt động nhóm nhỏ, động não hoặc trình diễn thực hành nên được giới hạn ở 20 người hoặc ít hơn. Điều này cho phép trao đổi trực tiếp với người điều phối chương trình và đảm bảo những người tham gia hội thảo có thời gian để đóng góp cho chính họ. Nó cũng tạo ra một môi trường cho các phiên đột phá nhỏ hiệu quả.

Xây dựng chương trình nghị sự

Tạo một chương trình nghị sự cho hội thảo phác thảo từng thành phần riêng lẻ. Bao gồm phần giới thiệu và phân tích các yếu tố hội thảo, bao gồm thời gian biểu cho từng phần và chỉ định ai sẽ tạo điều kiện cho từng phần. Điều này giúp giữ cho người hướng dẫn hội thảo và người tham gia tập trung và theo dõi. Phân phối chương trình nghị sự cho những người tham gia trước hội thảo nếu có thể.

Chỉ định thời gian cụ thể

Chia hội thảo thành các phần thời gian dễ tiêu hóa và tuân theo lịch trình đã thiết lập. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hội thảo dài. Nếu hội thảo diễn ra trong hơn một vài giờ, hãy cung cấp đồ giải khát hoặc nghỉ ngơi cho bữa ăn. Luôn luôn xây dựng kịp thời cho công việc nhóm tập thể cũng như câu hỏi và câu trả lời, và đưa ra tín hiệu thời gian cho những người tham gia trên đường đi, chẳng hạn như, Chúng tôi có 20 phút để kết thúc phiên này trước khi nghỉ trưa.

Chuẩn bị thiết bị và vật liệu

Tìm hiểu làm thế nào phòng hội thảo của bạn hoạt động trước sự kiện. Đảm bảo bạn có đủ chỗ ngồi cho người tham gia và kiểm tra các thiết bị như micrô, ánh sáng, máy chiếu và hệ thống hội nghị truyền hình hoặc hội nghị video nếu chúng sẽ được sử dụng trong hội thảo. Tạo đủ bản sao tài liệu, tài liệu và thông tin hướng dẫn trước khi bắt đầu hội thảo, và mang thêm bút và máy tính bảng viết cho những người quên. Nếu người tham gia đang học một kỹ năng cụ thể, chẳng hạn như một chương trình phần mềm mới, hãy đảm bảo bạn có đủ tài nguyên có sẵn cho mọi người để thử sức mình ở định dạng thực tế.