Cách làm tài liệu cho nhân viên

Tài liệu tạo ra một hồ sơ về hiệu suất của một nhân viên, cả những đóng góp tích cực và tiêu cực cho công ty. Tài liệu này thiết lập một mốc thời gian cho các vấn đề hành vi và hỗ trợ chấm dứt việc làm, nếu cần thiết, bằng cách cho thấy rằng các nỗ lực đã được thực hiện để cải thiện hiệu suất của nhân viên trước khi chấm dứt. Hồ sơ nhân viên cung cấp tính liên tục nếu nhân viên chuyển đến một bộ phận khác hoặc di chuyển dưới sự giám sát của người quản lý khác. Ghi lại hành vi chính xác và không thiên vị là chìa khóa để tạo hồ sơ nhân viên hiệu quả.

1.

Xem xét các chính sách thành lập công ty về tài liệu nhân viên. Thực hiện theo các thủ tục được quy định trong chính sách nếu có.

2.

Viết ra các sự cố cụ thể liên quan đến nhân viên trong hồ sơ của mình. Ghi lại sự thật của vụ việc, bao gồm cả những gì dẫn đến tình huống, hành động của nhân viên và hậu quả dẫn đến. Ví dụ: nếu nhân viên không thể hiện công việc mà không gọi điện, các hiệu ứng có thể là do nhóm không có khả năng hoàn thành một dự án mà anh ta là một phần của.

3.

Ngày mỗi mục nhập để hiển thị một dòng thời gian theo thời gian của các hành động đáng chú ý của nhân viên. Thêm thời gian trong ngày nếu thông tin đó có liên quan.

4.

Tài liệu bất kỳ hành động kỷ luật đã xảy ra, nếu cần thiết. Bao gồm các bước bạn đã thực hiện và phản ứng của nhân viên, cẩn thận để nêu thông tin thực tế mà không thêm cảm xúc vào đó.

5.

Viết ra các bước bạn thực hiện để giúp nhân viên thay đổi hành vi của mình. Điều này có thể bao gồm xem xét các chính sách nhân viên có liên quan với cô ấy, gửi cô ấy đi đào tạo hoặc tạo một kế hoạch hành động để cô ấy cải thiện.

6.

Hỏi nhân viên về quan điểm của anh ta về tình huống hoặc lý do của anh ta cho hành động của mình. Bao gồm thông tin đó trong hồ sơ. Ví dụ, nếu anh ấy đến muộn một tiếng, hãy hỏi anh ấy tại sao và ghi lại lý do của anh ấy.

7.

Theo dõi các tài liệu theo định kỳ để ghi lại xem nhân viên có tiến bộ hay không. Kết hợp hiệu suất tích cực khi có liên quan để tài liệu mô tả chính xác khả năng và hành động của nhân viên.

Cảnh báo

• Không bao giờ bao gồm các cuộc tấn công cá nhân, bình luận phân biệt đối xử hoặc thông tin tương tự tài liệu, khi bạn để ngỏ cho hành động pháp lý. Gắn bó với sự thật và quan sát về nhân viên hơn là tin đồn hoặc giả định.