Cách nhận hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ

Nếu không vì lý do nào khác, bạn cần phải nộp biên lai của mình một cách có trật tự để có được một chút hoảng loạn trong thời gian chuẩn bị thuế. Nó cũng giúp biết những gì bạn đã chi tiêu theo danh mục để bạn có thể đánh giá xem bạn có ngân sách hay không. Một hệ thống lưu trữ cho một doanh nghiệp nhỏ chỉ mất vài phút để thiết lập và cung cấp hạn chế: Bạn sẽ cần các thư mục, tệp, bút và tủ hồ sơ.

Bắt đầu

Nộp các biên lai khi chúng đến thay vì chờ đợi để thực hiện các biên lai có giá trị trong một tháng. Nếu mục đích của hóa đơn không rõ ràng, hãy viết ra những gì được dành cho ngay khi bạn nhận được. Ví dụ: nếu đó là một bữa ăn trưa kinh doanh, hãy viết tên của khách hàng và mục đích kinh doanh của bữa trưa - ví dụ như một cuộc gọi bán hàng.

Sắp xếp theo loại chi phí

Phân tách các khoản thu theo loại chi phí. Ví dụ, tất cả các hóa đơn vật tư văn phòng đi trong một đống, tất cả các chi phí viễn thông trong một khác. Hầu hết các hệ thống phần mềm kế toán cung cấp cho bạn một loạt các tài khoản với mã. Bạn cũng có thể thêm mã và tài khoản của riêng bạn. Khi bạn nhập chi phí vào hệ thống kế toán, hãy viết mã trên biên lai. Bằng cách đó bạn biết nó đã được nhập.

Thư mục và tập tin

Các thư mục đi vào bên trong các tập tin và các tập tin treo ở mép bên trong của tủ hồ sơ. Dán nhãn các tệp với loại chi phí, chẳng hạn như viễn thông. Dán nhãn cho mỗi thư mục trong tệp với tập hợp con của chi phí, chẳng hạn như truy cập Internet, điện thoại di động, máy tính bảng hoặc điện thoại cố định và năm.

Thời gian

Đặt biên nhận vào thư mục thích hợp theo thứ tự thời gian, với các chi phí gần đây nhất ở phía trước thư mục hoặc ở phía sau. Nó không quan trọng miễn là bạn nhất quán trên tất cả các thư mục. Đặt các thư mục trong tập tin thích hợp.

Phong bì

Nếu doanh nghiệp của bạn rất nhỏ hoặc nếu bạn không có nhiều biên lai, hãy sử dụng một phong bì cho từng loại chi phí thay vì các tệp và thư mục. Giữ các biên lai theo thứ tự thời gian trong mỗi phong bì. Đặt các phong bì trong một tập tin accordion.

Hết năm

Vào cuối năm, loại bỏ các thư mục từ các tập tin và lưu trữ chúng ở một nơi an toàn. Bạn sẽ cần các biên lai nếu Dịch vụ doanh thu nội bộ quyết định kiểm toán doanh nghiệp của bạn. Thiết lập các tập tin và thư mục mới cho năm mới.