Ví dụ về kiểm soát nội bộ

Mọi công ty đều muốn tin rằng nhân viên và quản lý của mình ở trên trách móc và sẽ không bao giờ làm điều gì đó để gây hại cho tổ chức. Tuy nhiên, đó cũng là một động thái kinh doanh khôn ngoan để có các hệ thống để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru và không có bất kỳ vấn đề nào. Kiểm soát nội bộ là các biện pháp thủ tục mà một tổ chức áp dụng để bảo vệ tài sản và tài sản của mình. Được định nghĩa rộng rãi, các biện pháp này bao gồm các rào cản an ninh vật lý, hạn chế truy cập, khóa và thiết bị giám sát. Chúng thường được coi là các thủ tục và chính sách bảo vệ dữ liệu kế toán. hồ sơ công ty, tiền mặt và các tài sản khác. Hãy nghĩ về các điều khiển này như một loại bảo hiểm; không ai muốn sử dụng chúng, nhưng chúng rất tốt để có trong trường hợp có vấn đề.

Ví dụ kiểm soát nội bộ

Thủ tục kiểm soát nội bộ tài liệu giao dịch bằng cách tạo ra một dấu vết kiểm toán. Họ giới hạn hành động của nhân viên bằng cách yêu cầu ủy quyền, phê duyệt và xác minh các giao dịch được chọn. Họ tách biệt nhiệm vụ vì một số trách nhiệm công việc không tương thích lẫn nhau và, nếu không được kiểm soát, cho phép một người có quá nhiều quyền truy cập không giám sát vào tài sản của công ty. Không một cá nhân nào có thể bắt đầu một giao dịch và sau đó phê duyệt nó, ghi lại thông tin trong hồ sơ kế toán và kiểm soát số tiền thu được từ đó. Kiểm soát nội bộ là phòng ngừa hoặc thám tử. Kiểm soát phòng ngừa được thiết kế để ngăn ngừa lỗi, không chính xác hoặc gian lận trước khi nó xảy ra. Kiểm soát thám tử nhằm phát hiện sự tồn tại của lỗi, không chính xác hoặc gian lận đã xảy ra.

Kiểm soát nói chung

Bảo hiểm tốt là kiểm soát nội bộ "cuối cùng" tốt nhất mà chủ doanh nghiệp có thể có. Bảo hiểm tổn thất do trộm cắp nhân viên có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa phục hồi từ gian lận hoặc đóng cửa một doanh nghiệp. Các công ty bảo hiểm thường yêu cầu một số kiểm soát nội bộ nhất định là điều kiện tiên quyết để bảo hiểm. Một ví dụ là yêu cầu sàng lọc trước khi tuyển dụng ứng viên cho các vị trí quan trọng. Một hệ thống các hình thức kinh doanh để theo dõi tất cả các giao dịch của công ty là một ví dụ về kiểm soát nội bộ. Các hình thức kinh doanh tạo ra một dấu vết kiểm toán để theo dõi doanh số, tín dụng, hoàn tiền hoặc trả lại hàng hóa; sự dịch chuyển của hàng tồn kho; mua và đặt hàng từ các nhà cung cấp; và nhận tiền mặt và thanh toán.

Kiểm soát phòng ngừa

Điều khiển thám tử giải thích

Kiểm soát thám tử là các kiểm soát nội bộ được thiết kế để xác định các vấn đề đã tồn tại. Kiểm toán là một ví dụ về kiểm soát thám tử. Đối chiếu hàng tháng các tài khoản ngân hàng, xem xét và xác minh hoàn trả, đối chiếu các tài khoản tiền mặt nhỏ, kiểm toán giải ngân tiền lương hoặc tiến hành kiểm kê vật lý là tất cả các ví dụ về kiểm soát thám tử. Kiểm soát phòng ngừa và thám tử thường được yêu cầu kết hợp để cung cấp bảo vệ đầy đủ. Hệ thống máy tính yêu cầu điều khiển phòng ngừa thông qua việc sử dụng và kiểm soát truy cập được chấp nhận. Nhật ký sử dụng máy tính phải được lưu giữ. Nhật ký là một hình thức kiểm soát thám tử được xem xét và kiểm toán định kỳ.

Nhiều biện pháp kiểm soát ngăn chặn dựa trên khái niệm phân tách nhiệm vụ. Ví dụ bao gồm cấm cùng một người thực hiện các giao dịch liên quan như bắt đầu và ghi lại các giao dịch; mua hàng và phê duyệt thanh toán; đặt hàng và chấp nhận hàng tồn kho; phê duyệt nhà cung cấp và thanh toán; nhận hóa đơn và phê duyệt thanh toán; và ủy quyền trả lại và phát hành hoàn trả. Chuẩn bị biên chế và nhiệm vụ phân phối và phê duyệt, viết và ký séc cũng nên được thực hiện bởi những người khác nhau. Ví dụ về kiểm soát nội bộ được xây dựng xung quanh khái niệm ủy quyền, phê duyệt và xác minh bao gồm yêu cầu xem xét giám sát và phê duyệt thông tin tiền lương trước khi giải ngân, yêu cầu ủy quyền kép liên tục dữ liệu bảng lương của phòng kế toán và nhân sự .