Cách ghi chú một email

Trong quá trình kinh doanh của bạn, sẽ cần phải trích dẫn các email, báo cáo và thuyết trình khác trong thư từ của bạn với nhân viên, khách hàng và đối tác. Sự kiện có trong email của bạn nên được chú thích để hướng người đọc đến vị trí ban đầu của sự kiện. Đính kèm các tài liệu quan trọng vào email của bạn cùng với trích dẫn.

1.

Xác định xem thực tế bạn đang trích dẫn công đức trích dẫn. Bạn chỉ nên sử dụng một trích dẫn khi bao gồm dữ liệu cụ thể hoặc sự kiện. Chẳng hạn, không cần trích dẫn một email cụ thể cho tuyên bố, "John đồng ý nhận trách nhiệm tiếp thị cho dự án", nhưng cần phải trích dẫn nguồn cho những điều sau: giảm 24% trong quý này. "

2.

Chỉ ra một chú thích sau bằng cách thêm một số hoặc ký hiệu sau các sự kiện đã nêu. Biểu tượng có thể bao gồm một trong những dấu sao, dao găm hoặc dao găm đôi. Ví dụ:

Jennifer tuyên bố rằng lượng mua hàng của khách hàng mới giảm 24% trong quý này. *

3.

Bao gồm một trích dẫn về nguồn trích dẫn hoặc dữ liệu sau lời chào cuối của email của bạn. Giao tiếp cá nhân nên được trích dẫn bằng cách sử dụng tên và ngày như sau.

* J. Ryan (giao tiếp cá nhân, ngày 30 tháng 5 năm 2011).

4.

Bao gồm tên tệp trong trích dẫn của bạn nếu nguồn được đính kèm dưới dạng tệp.

* J. Ryan (giao tiếp cá nhân, ngày 30 tháng 5 năm 2011; được đính kèm dưới dạng "JRyan_SalesData_30May11.txt").

Cảnh báo

• Có được sự cho phép trước khi trích dẫn một giao tiếp cá nhân, đặc biệt nếu bạn đang trích dẫn một người bên ngoài công ty của bạn.