Cách tặng 1099 và W-2 cho cùng một người

Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS) yêu cầu tất cả các doanh nghiệp thuê công nhân phải nộp mẫu báo cáo tiền lương hàng năm và thuế đã khấu trừ cho mỗi công nhân. Mẫu 1099 được sử dụng cho các công nhân được phân loại là nhà thầu độc lập và Mẫu W-2 dành cho nhân viên. Mặc dù hầu hết các công nhân sẽ chỉ nhận được một trong các hình thức này, đôi khi cùng một công nhân sẽ nhận được cả hai.

Nhà thầu và nhân viên

IRS sẽ cho rằng một công nhân là một nhân viên trừ khi có bằng chứng ngược lại. Điều này phần lớn là do thuế yêu cầu khấu trừ từ tiền lương của nhân viên là cách chính mà IRS thực thi thu thuế từ các cá nhân. Một công nhân được phân loại là một nhà thầu độc lập bởi người sử dụng lao động không phải chịu bất kỳ khoản khấu trừ thuế nào và nhận tất cả tiền lương gộp của anh ta. IRS yêu cầu một công nhân như vậy phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định để được phân loại hợp pháp là một nhà thầu độc lập.

Kiểm tra nhà thầu độc lập

Chỉ một nhà thầu độc lập mới có thể được cung cấp Mẫu 1099 một cách hợp pháp. Một công nhân phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định để được phân loại là một nhà thầu độc lập. IRS sẽ kiểm tra loại và tính chất kiểm soát đối với người lao động và mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Một công nhân có hành vi và tài chính cơ bản được kiểm soát bởi chủ nhân sẽ được coi là một nhân viên. Ví dụ, một công nhân phải có nhiệm vụ được giám sát và kiểm soát bởi người sử dụng lao động là một nhân viên. Một công nhân có tất cả các chi phí của mình được sử dụng bởi chủ lao động có thể sẽ được coi là một nhân viên. IRS thường muốn có sự hiện diện của một hợp đồng bằng văn bản chỉ định mối quan hệ nhà thầu độc lập.

Đồng thời hoặc riêng biệt

Có hai tình huống trong đó một nhà thầu độc lập có thể nhận được cả Mẫu 1099 và W-2. Đầu tiên là nếu công nhân thực hiện nhiệm vụ như một nhân viên và nhà thầu độc lập đồng thời cho cùng một chủ nhân. Về cơ bản, điều này có nghĩa là người lao động có một công việc là một nhân viên và một công việc khác là một nhà thầu cho cùng một công ty. Tình huống khác là người lao động giữ hai công việc này vào những thời điểm riêng biệt trong cùng một năm tính thuế cho cùng một chủ nhân.

Rủi ro và hậu quả

Do IRS phụ thuộc rất nhiều vào việc khấu trừ thuế, nên sẽ thực hiện kiểm toán đối với người sử dụng lao động nếu có nghi ngờ phân loại sai công nhân là nhà thầu độc lập. Nộp cả 1099 và W-2 cho cùng một công nhân có thể sẽ gây ra một cuộc kiểm toán như vậy. Điều này đặc biệt đúng với kịch bản đồng thời. Nếu IRS quy định rằng một công nhân bị phân loại sai là một nhà thầu độc lập, sẽ có các hình phạt thuế đáng kể đối với cả người sử dụng lao động và nhân viên. Một cách để tránh hậu quả như vậy là cho chủ lao động hoặc nhân viên nộp trước Mẫu đơn SS-8 cho IRS, điều này sẽ dẫn đến việc IRS chính thức xác định phân loại công nhân phù hợp.