Cách sử dụng Dropbox để quản lý tài liệu và hợp tác nhóm tốt hơn

Dropbox có tính linh hoạt và khả năng mở rộng để làm cho nó phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Phần mềm máy khách chạy kín đáo trong nền, đồng bộ hóa các tệp giữa đám mây và bất kỳ máy tính nào có cài đặt Dropbox và các ứng dụng chính thức có sẵn cho Windows, Mac, Linux, Android, iOS và BlackBerry. Bạn cũng có thể truy cập các tệp Dropbox của mình thông qua bất kỳ trình duyệt Web nào bằng cách đăng nhập vào tài khoản của bạn.

Tài khoản doanh nghiệp

Dropbox có các kế hoạch đặc biệt dành riêng cho người dùng doanh nghiệp. Các tài khoản doanh nghiệp này cho phép bạn quản lý các thành viên trong nhóm và truy cập thư mục dễ dàng hơn các tài khoản cá nhân, bao gồm lịch sử phục hồi và phiên bản tệp không giới hạn và bắt đầu với 1TB dung lượng có thể được mở rộng khi cần. Các ứng dụng quản lý doanh nghiệp như HipChat, 1Password và CloudOn cũng có thể giao tiếp với Dropbox.

Quản lý tài liệu

Chia sẻ thư mục giữa các thành viên trong nhóm trên Dropbox và mọi thay đổi được thực hiện trên một máy tính sẽ được tự động đồng bộ hóa với đám mây và ra mọi máy khác được kết nối với cùng một tài khoản. Nhờ khả năng đồng bộ hóa hai chiều tức thì này, tất cả các thành viên trong nhóm có thể chắc chắn truy cập phiên bản mới nhất của tệp mà không cần gửi email tài liệu hoặc kiểm tra phiên bản. Tuy nhiên, Dropbox không cho phép hai người dùng làm việc trên cùng một tài liệu; nếu ai đó tải tài liệu đã mở trên máy khác, Dropbox sẽ tạo một "bản sao bị xung đột" và đánh dấu nó với người dùng và dấu thời gian. Hai phiên bản này sau đó có thể được hợp nhất bằng tay khi được yêu cầu.

Hợp tác nhóm

Quản trị viên của tài khoản Dropbox for Business có thể chỉ định các thành viên trong nhóm và kiểm soát cách các thành viên này có thể chia sẻ các thư mục và tệp. Bạn cũng có thể kiểm soát ai có thể mời thành viên mới vào nhóm và do đó, các thư mục được chia sẻ mà bạn đang làm việc. Nếu bạn cần chia sẻ các liên kết chỉ đọc với những người bên ngoài nhóm, Dropbox cũng có thể thực hiện điều này. Vì Dropbox cung cấp đồng bộ hai chiều từ tất cả các máy tính được cài đặt trên đó, các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau trong các dự án cho dù chúng ở cùng văn phòng hoặc ở bên kia thế giới.

Các tính năng khác

Tài khoản Dropbox for Business cũng cung cấp báo cáo và ghi nhật ký chi tiết, do đó bạn có thể xem thành viên nhóm nào đã đăng nhập, ai đã thay đổi tài liệu nào và nhận thông báo khi thiết bị hoặc máy tính mới được kết nối. Trong số các tính năng bảo mật được tích hợp trong Dropbox là xác minh hai bước (vì vậy cần có mật mã khi đăng nhập trên thiết bị mới), mã hóa AES 256 bit và khả năng hủy kết nối từ xa khỏi giao diện quản trị viên trung tâm. Ứng dụng di động cho phép các thành viên trong nhóm truy cập các tệp khi đang di chuyển, nhưng các tệp không được tự động đồng bộ hóa theo hướng khác trên nền tảng di động và phải được tải lên thủ công nếu thay đổi.

Bài ViếT Phổ BiếN