Xử lý văn bản cho người mới bắt đầu

Trong kinh doanh, các mô tả công việc thường không ở trạng thái tĩnh. Nếu bạn đã quen với việc tạo bảng, biểu đồ và đồ thị, bạn có thể kết thúc việc viết thư hoặc tạo báo cáo kinh doanh, điều này sẽ yêu cầu một số kỹ năng đánh máy và chỉnh sửa văn bản. Thanh này đang được đặt cao hơn ngày hôm nay, theo huấn luyện viên việc làm Mary Jo Asmus, người nói rằng các nhà lãnh đạo thành công vượt xa các mô tả công việc của họ và làm điều bất ngờ.

Chương trình

Bạn sẽ cần phần mềm xử lý văn bản như Word, một phần của Microsoft Office, để sản xuất và chỉnh sửa tài liệu văn bản. Các công cụ khác bao gồm chương trình xử lý văn bản được sử dụng trong bộ Microsoft Works, thường được cung cấp trong cài đặt máy tính và Word Perfect. Bạn cũng có thể tải xuống một chương trình miễn phí, chẳng hạn như OpenOffice, mở và lưu tài liệu ở nhiều định dạng, bao gồm một số định dạng tương thích với Word. Google Docs cung cấp tùy chọn trực tuyến miễn phí để xử lý văn bản; một trong những lợi thế của nó là khả năng truy cập tài liệu từ xa.

Thực hành định dạng

Để tìm cách xử lý văn bản, bạn có thể bắt đầu với các tài liệu đơn giản như thư hoặc ghi nhớ, sau đó thêm định dạng khác. Phông chữ lớn hơn hoạt động cho các tiêu đề và tiêu đề phụ, trong khi mặt đậm hoặc chữ nghiêng thêm điểm nhấn và dấu đầu dòng làm nổi bật các khái niệm quan trọng, mỗi tiêu đề trên một dòng riêng. Tất cả các tính năng này có thể truy cập được trong menu định dạng của phần mềm xử lý văn bản của bạn, nhưng nhiều tính năng có phím tắt. Ví dụ: nhập "Ctrl-B" sẽ tạo kiểu in đậm.

Sử dụng mẫu

Bạn không cần phải tập hợp mọi tài liệu lại từ đầu. Mặc dù bạn nên phát triển sự hiểu biết cơ bản về cách làm việc với chương trình xử lý văn bản của mình, bạn có thể sử dụng các mẫu cho các chữ cái, sơ yếu lý lịch, báo cáo và thậm chí các bài đăng trên blog. Mẫu cung cấp một phác thảo được định dạng cho tài liệu của bạn, trong đó bạn có thể nhập văn bản của riêng bạn. Phần mềm bạn chọn phải đi kèm với một số mẫu bạn có thể truy cập khi bắt đầu một tài liệu mới. Kiểm tra các mẫu có thể giúp bạn đưa ra ý tưởng của riêng bạn cho các tài liệu gốc.

Giáo dục

Bạn có thể tìm thấy các hướng dẫn trong chương trình xử lý văn bản hoặc trực tuyến hoặc tham gia một khóa học, trực tuyến hoặc trong cộng đồng của bạn, hướng dẫn mọi người về những điều cơ bản về xử lý văn bản. Nhiều khóa học trực tuyến, cả miễn phí và trả phí, sử dụng video cùng với tài liệu bằng văn bản và bài tập. Những nơi có thể kiểm tra các lớp ngoại tuyến bao gồm giáo dục cộng đồng, công viên và các khoa giải trí, trường trung học và các tổ chức học tập cao hơn. Một lợi thế cho lớp học trực tiếp là bạn có thể nhận phản hồi từ người hướng dẫn và trao đổi ý kiến ​​với các sinh viên.