Cách sử dụng Outlook Express cho doanh nghiệp nhỏ

Outlook Express là một chương trình email dựa trên Internet được Microsoft thiết kế để đáp ứng các nhu cầu dựa trên webmail cơ bản của người dùng gia đình và để bổ sung cho trình duyệt Internet Explorer. Nó được thiết kế để sử dụng bởi một người dùng trên một máy duy nhất và không hỗ trợ kết nối mạng. Tin nhắn Outlook Express không thể được lưu trữ trên một máy chủ thư, điều này giới hạn việc sử dụng nó cho các doanh nghiệp nhỏ. Nó có thể hữu ích cho doanh nghiệp của bạn nếu ngân sách của bạn rất nhỏ, nhu cầu email của bạn là cơ bản, chẳng hạn như chỉ gửi và nhận tin nhắn và nếu bạn không có mạng hoặc kế hoạch mở rộng ngay lập tức.

Cài đặt Outlook Express trên máy được chỉ định nếu nó không được cài đặt sẵn với hệ điều hành của bạn. Nó không hỗ trợ lưu trữ tin nhắn mạng hoặc máy chủ thư, vì vậy máy bạn chọn phải đáng tin cậy, có đủ dung lượng đĩa cứng để lưu trữ tất cả thư của bạn và lý tưởng nhất là được kết nối với nguồn dự phòng hoặc cấp điện khẩn cấp và bộ triệt xung.

Tạo một hồ sơ mới cho máy chủ thư của bạn. Bạn sẽ cần bao gồm địa chỉ IP của máy chủ gửi và nhận thư, tên người dùng và mật khẩu của bạn để truy cập các máy chủ này, thường giống như địa chỉ được sử dụng để truy cập dịch vụ của ISP. Bạn có thể nhận được tất cả các thông tin xác thực từ ISP của bạn và bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận thư nếu chúng không chính xác. Kiểm tra hồ sơ mới để đảm bảo rằng nó được cấu hình chính xác.

Định cấu hình Outlook Express để bao gồm dòng chữ ký phù hợp với doanh nghiệp cho email của bạn. Điều này phải bao gồm tên và số điện thoại doanh nghiệp của bạn cũng như mọi thông tin tiếp thị thích hợp như URL của trang web doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể làm điều này từ menu Công cụ.

Soạn một email mới và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào cho dòng chữ ký. Đính kèm một tập tin lớn vào tin nhắn này. Gửi một bản sao của email này đến một trong những địa chỉ email cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn dưới dạng tin nhắn thử nghiệm và sau đó gửi phản hồi từ tài khoản thử nghiệm đến tài khoản doanh nghiệp của bạn. Kiểm tra xem mỗi tin nhắn được gửi và nhận trong vòng vài giây và kiểm tra dòng chữ ký của bạn và bất kỳ mẫu doanh nghiệp nào bạn sử dụng để định dạng và lỗi đánh máy để đảm bảo các email truyền tải hình ảnh công ty của bạn. Chương trình email của bạn là một phần quan trọng trong doanh nghiệp nhỏ của bạn để nó phải có khả năng xử lý kích thước tệp đính kèm thông thường của bạn và gửi và nhận thư với tốc độ chấp nhận được.

Định cấu hình tin nhắn trả lời tự động của bạn nếu bạn muốn mỗi người gửi email cho bạn để nhận được trả lời tự động. Điều này có thể chứa thời gian gần đúng trong đó họ sẽ mong đợi một phản hồi và phương tiện thay thế để liên lạc với văn phòng của bạn cũng như một thông điệp tiếp thị. Bạn có thể làm điều này từ menu Công cụ.