Làm thế nào để viết một chương trình nghị sự dựa trên các vấn đề

Chương trình nghị sự dựa trên các vấn đề là một công cụ hữu ích giúp bạn theo dõi các cuộc họp và đảm bảo rằng tất cả các vấn đề quan trọng đều được tham gia trong khi nhóm của bạn được triệu tập. Tạo nó cần xác định các vấn đề quan trọng, ưu tiên chúng và xác định các phương thức hành động cần thiết cho mỗi vấn đề. Các cuộc họp được tiến hành theo một chương trình nghị sự dựa trên các vấn đề di chuyển hiệu quả và hiệu quả hơn. Dưới đây là các bước bạn có thể sử dụng để viết chương trình nghị sự dựa trên các vấn đề.

Xác định các vấn đề cho cuộc họp của bạn

Xác định các vấn đề mà nhóm hoặc tổ chức của bạn phải thảo luận trong cuộc họp. Động não các vấn đề cấp bách mà bạn đang phải đối mặt, chẳng hạn như mối quan tâm về ngân sách, hợp đồng thuê đất, vị trí nhân sự, tiếp thị hoặc các mục thảo luận quan trọng khác. Thảo luận về ý tưởng chủ đề với đồng nghiệp. Tư vấn lịch có thể giúp bạn chỉ định các vấn đề liên quan đến các sự kiện hoặc thời hạn sắp tới. Xem lại các phút từ các cuộc họp trước để giải quyết bất kỳ vấn đề chưa hoàn thành hoặc được lập bảng từ quá khứ.

Sắp xếp các vấn đề dựa trên tính kịp thời hoặc quan trọng

Thiết lập các ưu tiên cho tất cả các vấn đề được xác định. Bạn có thể chọn chia nhỏ chúng theo thời hạn hoặc khung thời gian của chúng. Nhiều vấn đề phải được giải quyết vào một ngày nhất định để có hành động đối với chúng. Các vấn đề khác có thể được ưu tiên trong chương trình nghị sự dựa trên tầm quan trọng của chúng. Các mặt hàng quan trọng như ngân sách, sửa chữa hoặc mua hàng thường phải được đưa vào chương trình nghị sự do sự cần thiết sớm hơn sau này. Các mục quan trọng nhất, cho dù dựa trên tính kịp thời hay ý nghĩa, phải được đặt lên hàng đầu trong chương trình nghị sự của bạn; các mục ít quan trọng hơn có thể xuất hiện ở phía dưới của chương trình nghị sự.

Xác định các hành động cần thiết cho các vấn đề

Cung cấp các hành động cần thiết với từng vấn đề. Hội đồng quản trị hoặc người tham dự cuộc họp của bạn có thể không biết những gì phải được thực hiện để hành động trên các mục chương trình nghị sự. Đôi khi, một chuyển động để điều tra thêm là cần thiết. Nhiều mặt hàng đòi hỏi một chuyển động được chấp thuận đa số để tiến lên phía trước với việc mua, thuê nhân sự hoặc các quyết định quan trọng khác. Các trường hợp khác yêu cầu một giải pháp để cung cấp hỗ trợ cho vấn đề. Các mục chương trình nghị sự khác không yêu cầu bất kỳ hành động nào ngoài hành động cung cấp thông tin cho những người tham dự cuộc họp. Yêu cầu hành động là phần không thể thiếu của bất kỳ chương trình nghị sự dựa trên vấn đề nào.

Lịch trình thời gian để thảo luận về các mục phi chương trình

Bao gồm thời gian thảo luận trên diễn đàn mở khi các chủ đề mới có thể được giải quyết hoặc xác định để kiểm tra thêm. Mặc dù các chi tiết cấp bách có thể được đưa vào chương trình nghị sự dựa trên các vấn đề, các thành viên hội đồng hoặc người tham dự cuộc họp có thể biết hoặc chọn thảo luận về các chủ đề bổ sung có ý nghĩa đối với doanh nghiệp do nhóm hoặc tổ chức của bạn thực hiện. Không có thời gian được chỉ định trong chương trình nghị sự của bạn để giải quyết các chủ đề bổ sung, bạn đang cản trở khả năng của nhóm của bạn để giải quyết hiệu quả các vấn đề quan trọng, cấp bách. Một cơ hội diễn đàn mở là điều cần thiết cho hoạt động đúng của chương trình nghị sự của bạn.