Cách viết RFP để tiếp thị tài liệu thế chấp

Mỗi doanh nghiệp đều có tài liệu tiếp thị, cho dù đó là tập hợp các tờ bán hàng cho nhóm bán hàng hay tài liệu quảng cáo sản phẩm cho khách hàng của bạn. Mặc dù tài sản thế chấp tiếp thị bao gồm trang web của bạn, nhưng các tài liệu của Nhật Bản thường đề cập đến phương tiện in ấn. Nếu bạn đang lên kế hoạch ra mắt sản phẩm, lắp ráp một bộ báo chí, sửa đổi các tài liệu lỗi thời hoặc tham dự một triển lãm thương mại, bạn có thể cần chuyên môn của một đại lý hoặc máy in để sản xuất tài liệu của bạn. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần viết yêu cầu đề xuất hoặc RFP.

Kế hoạch ban đầu

Trước khi bạn viết RFP, bạn có một số kế hoạch ban đầu để hoàn thành. Đầu tiên, xác định mục tiêu cho các tài liệu thế chấp tiếp thị của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang tham dự một triển lãm thương mại, bạn sẽ cần tài sản thế chấp, chẳng hạn như biểu ngữ gian hàng, màn hình để bàn và tờ rơi. Sau đó, đặt ngân sách, có thể là tỷ lệ phần trăm của tổng doanh thu thực tế hoặc dự kiến ​​được tạo từ dự án. Cuối cùng, chỉ định một nhóm dự án đa chức năng, bao gồm những người sẽ làm việc trong dự án, chẳng hạn như người quản lý tiếp thị và những người sẽ được hưởng lợi từ dự án, chẳng hạn như nhóm bán hàng.

Những thứ cơ bản

Bắt đầu RFP với thông tin cơ bản, chẳng hạn như tổng quan về công ty và mô tả ngắn gọn về sứ mệnh hoặc tầm nhìn kinh doanh của bạn. Giới thiệu bản thân và thiết lập một giai điệu cho các tài liệu của bạn. Nếu bạn là một công ty nước tăng lực khởi nghiệp và nhiệm vụ của bạn là làm cho cuộc sống vui vẻ lành mạnh, một nhà cung cấp sẽ có những ý tưởng khác với khi bạn là một công ty tài chính bảo thủ. Thiết lập ba mục tiêu hàng đầu cho các tài liệu hoàn thành.

Phạm vi công việc

Chi tiết mong đợi của bạn cho các sản phẩm cuối cùng. Giải thích cách các tài liệu sẽ được phân phối hoặc hiển thị. Mô tả những chiến lược bạn sẽ sử dụng. Ví dụ: nếu tài sản thế chấp của bạn dành cho bộ bán hàng, hãy giải thích cách đại diện bán hàng của bạn sẽ sử dụng các tài liệu trong cuộc gọi và phần nào sẽ được để lại với khách hàng tiềm năng. Cũng giải thích những gì nằm ngoài phạm vi. Mặc dù một đại lý có thể nổi trội tại các thương hiệu, nhưng rõ ràng rằng dự án của bạn không bao gồm điều đó.

Khả năng của nhà cung cấp

Một phần của RFP của bạn được thiết kế để cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc. Hỏi những khả năng cốt lõi của một nhà cung cấp. Ví dụ: nếu bạn đang đi đến một triển lãm thương mại và cần tài sản thế chấp đa phương tiện, hãy hỏi xem máy in có thể sản xuất cả biểu ngữ và tờ rơi hay không. Nếu bạn đang tạo một bộ báo chí, hãy hỏi xem cơ quan cũng có viết bản sao hoặc cung cấp thiết kế không và liệu nó có nhà cung cấp in cho các sản phẩm giao cuối cùng không. Hỏi ai sẽ được chỉ định cho dự án của bạn và vai trò của người đó sẽ là gì.

Ước tính và giá cả

Hãy thẳng thắn và chắc chắn về ngân sách của bạn. Bạn có thể cung cấp một phạm vi, nhưng hãy rõ ràng về ngân sách tối đa của bạn. Điều này cho phép một nhà cung cấp nhắm mục tiêu một dự án và định giá phù hợp nhưng cũng linh hoạt nếu phát sinh chi phí bất ngờ. Hỏi những gì có thể ảnh hưởng đến giá cuối cùng và làm thế nào ước tính bị phá vỡ.

Mốc thời gian

Khi tạo dòng thời gian của bạn, bao gồm ngày quan trọng nhất. Nếu hướng đến một triển lãm thương mại, đừng sử dụng ngày cho sự kiện đó là hạn chót của bạn. Thay vào đó, hãy đặt thời hạn khi bạn cần vận chuyển nguyên liệu đến địa điểm. Làm việc lạc hậu từ ngày quan trọng của bạn và bao gồm bất kỳ cuộc họp quan trọng nào khi người khác tại công ty của bạn nhìn thấy bằng chứng. Yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp thời gian quay vòng tiêu chuẩn cho các dự án như của bạn.

Lựa chọn nhà cung cấp

Khi bạn có một RFP hoàn chỉnh, bạn cần tìm các nhà cung cấp tiềm năng. Sử dụng các đề xuất từ ​​mạng chuyên nghiệp của bạn để thu hẹp tìm kiếm của bạn. Đánh giá cơ quan hoặc danh mục đầu tư máy in trực tuyến. Tạo một danh sách ngắn gọn các câu hỏi đủ điều kiện và gọi cho các nhà cung cấp trước khi gửi RFP của bạn để sàng lọc sự phù hợp của dự án và tính khả dụng của nhà cung cấp. Khi bạn gửi nhiều RFP, hãy tạo một bảng tính để so sánh các câu trả lời về phạm vi, chi phí và khả năng.