Làm thế nào để viết một lá thư nói rằng một nhân viên không còn làm việc ở đó nữa

Bất chấp những nỗ lực tốt nhất của bạn, có khả năng tại một số điểm trong quyền sở hữu doanh nghiệp của bạn, một trong những nhân viên của bạn sẽ rời khỏi công ty. Cho dù nhân viên bỏ việc vì cơ hội lớn hơn hay rời đi vì chấm dứt, trong cả hai trường hợp, bạn có thể phải viết một lá thư nói rằng nhân viên không còn làm việc tại tổ chức của bạn nữa.

Biết các mục tiêu của bức thư

Thông báo chính thức này đôi khi được viết để thông báo cho nơi làm việc rằng nhân viên đã rời khỏi công ty. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, đó là một bức thư mà bạn viết cho nhà cung cấp, khách hàng và khách hàng của bạn, vì vậy họ được biết rằng nhân viên không còn đại diện cho doanh nghiệp của bạn và không còn được phép gửi đơn đặt hàng hoặc thực hiện các dịch vụ thay mặt bạn. Giữ đối tượng này trong tâm trí khi bạn viết thư.

Âm sắc của thư của bạn sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của sự ra đi của nhân viên, nhưng điều quan trọng là trước tiên bạn phải liệt kê các mục tiêu của thư. Ví dụ, mục tiêu của bạn có thể là thông báo cho khách hàng về sự ra đi của nhân viên và cũng để trấn an khách hàng rằng bạn đã tìm thấy một người mới để tiếp quản tài khoản của họ để mọi thứ vẫn như cũ. Nếu nhân viên đã ký một thỏa thuận không tiết lộ, mục tiêu của bạn cũng có thể bao gồm thông báo cho khách hàng về sự thật này để nó không tạo ra một tình huống khó xử trong tương lai.

Tạo một bản nháp

Câu đầu tiên của bạn nên củng cố cam kết của bạn để cung cấp dịch vụ xuất sắc. Ví dụ: bạn có thể viết, tại At XYZ, chúng tôi tin rằng làm cho khách hàng của chúng tôi hài lòng và an toàn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi và chúng tôi đã dành nhiều năm để đảm bảo rằng trải nghiệm của bạn với chúng tôi luôn là ưu tiên hàng đầu. Sau đó, bạn nên thông báo cho khách hàng rằng nhân viên sẽ rời công ty bạn.

Bạn có thể chọn đưa lý do vào từng trường hợp cụ thể. Ví dụ, nếu nhân viên của bạn rời đi vì người phối ngẫu nhận được một lời đề nghị tuyệt vời ở một thành phố khác, bạn có thể đề cập đến điều này vì nó khiến nhân viên trong một ánh sáng tích cực. Sau khi bạn giải thích về sự ra đi của nhân viên, bạn có thể muốn xác định nhân viên mà bạn đã chỉ định để chịu trách nhiệm về tài khoản của khách hàng và cung cấp thông tin liên hệ của người đó.

Ví dụ: bạn có thể viết, tôi đã giao cho Nhân viên Y tiếp quản tài khoản của bạn và tôi tin tưởng rằng chuyên môn và kiến thức về mong muốn và nhu cầu của bạn sẽ giúp quá trình chuyển đổi này trở nên liền mạch nhất có thể. Bạn có thể liên hệ với Nhân viên Y theo số 555-555-5555 hoặc qua email tại [email protected]. Giáo dục

Trấn an khách hàng

Tiếp theo, hãy trấn an khách hàng của bạn rằng bạn coi trọng việc kinh doanh của họ và rằng bạn sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào. Ví dụ: bạn có thể viết, ngay cả khi Employee X không còn làm việc với công ty nữa, hãy yên tâm rằng chúng tôi sẽ tiếp tục cung cấp cho bạn dịch vụ xuất sắc mà bạn mong đợi. Để đảm bảo không có vấn đề gì, vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc điện thoại nếu bạn có bất kỳ vấn đề, mối quan tâm hoặc câu hỏi nào trong quá trình chuyển đổi này. Tôi cũng rất vui khi sắp xếp một cuộc gặp mặt trực tiếp nếu điều đó sẽ thoải mái hơn cho bạn .

Đọc và sửa lại thư

Đưa thư của bạn cho nhân viên quản lý cấp cao mà bạn tin tưởng để họ có thể đọc và xem lại thư. Đó là một ý tưởng tốt để có người liên lạc mới thay thế nhân viên rời đi của bạn cũng xem xét thư. Sau khi bạn nhận được đầu vào và đề xuất của nhân viên, hãy sửa lại thư cho đến khi nó đáp ứng tiêu chuẩn bạn yêu cầu.

Đưa thư sửa đổi cho cùng những người đã xem xét bản thảo đầu tiên chỉ để đảm bảo rằng bạn đã bao gồm tất cả các chi tiết và thông tin có liên quan. Ký thư và sắp xếp để gửi nó cho khách hàng của bạn.