Cách viết kế hoạch dự án

Một kế hoạch giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng. Nếu không có kế hoạch, các chi tiết nhỏ dường như có thể bị lãng quên, gây khó khăn cho việc đạt được mục tiêu và thời hạn. Kế hoạch dự án của bạn cho phép bạn chỉ định nhân viên nào sẽ xử lý các nhiệm vụ, khi nào công việc đến hạn và cách nhóm sẽ giao tiếp. Trước khi bạn bắt đầu viết kế hoạch dự án của mình, hãy nghiên cứu kỹ phạm vi và thông số kỹ thuật của dự án để đảm bảo kế hoạch của bạn bao gồm tất cả các khía cạnh.

1.

Bắt đầu kế hoạch dự án với một trang tóm tắt điều hành đưa ra mô tả về dự án và giải thích lý do tại sao dự án là cần thiết và những gì bạn dự định thực hiện. Đề cập đến việc bạn mong đợi dự án sẽ mất bao lâu, việc giao dự án là gì, bao nhiêu nhân viên sẽ làm việc với nó và bao nhiêu tiền sẽ được dành cho. Bao gồm các mục tiêu, tiêu chí hoàn thành, các ràng buộc chính và các bên liên quan cốt lõi.

2.

Bao gồm một phần nhân sự trong kế hoạch. Sử dụng phần này để phân công nhân viên cho các nhiệm vụ khác nhau. Bao gồm một sơ đồ tổ chức cho thấy chuỗi lệnh cho dự án.

3.

Phát triển bảng tính lịch hoạt động ghi chú mỗi phần của dự án nên mất bao nhiêu ngày. Liệt kê một ngày bắt đầu cho mỗi nhiệm vụ. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận hoặc nhóm làm việc trong dự án. Trang web của Giờ chuẩn lưu ý rằng danh sách cho từng nhiệm vụ phải bao gồm thời gian dự báo và thời gian thực tế làm việc. Có được thông tin về thời gian thực tế làm việc từ bảng chấm công.

4.

Tạo một bảng tính lịch trình dự án tổng thể. Lịch trình cho thấy toàn bộ thời gian của dự án và bao gồm các mốc, ngày giao hàng cho các phần cụ thể của dự án, ngày đánh giá, kiểm toán hoặc kiểm tra và thời hạn. Lịch trình dự án cũng xác định chuỗi các nhiệm vụ cho dự án.

5.

Thêm một bảng tính chi tiết chi phí để hoàn thành kế hoạch. Liệt kê từng nhiệm vụ và ước tính số giờ và số tiền cần thiết để hoàn thành.

6.

Bao gồm một trang mô tả kế hoạch truyền thông của bạn. Truyền thông chi tiết tần suất bạn sẽ tổ chức các cuộc họp và cách cập nhật và thông tin quan trọng được truyền đạt tới các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.

7.

Kết thúc kế hoạch dự án với một bảng phê duyệt. Nó nên bao gồm tên của dự án, ngày và tên của người quản lý dự án. Bao gồm các dòng trống cho chữ ký của quản trị viên hoặc những người khác trong công ty của bạn, những người phải đăng xuất khỏi dự án. Nhập tên của mỗi quản trị viên dưới một trong các dòng trống.

Những điều cần thiết

• Phần mềm bảng tính

tiền boa

• Nếu kế hoạch của bạn chứa nhiều nhiệm vụ lớn hơn, hãy chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn cụ thể. Khi bạn viết bản thảo kế hoạch dự án của bạn, hãy cung cấp cho mỗi nhiệm vụ trang riêng và liệt kê tất cả các nhiệm vụ phụ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ trên trang.

Cảnh báo

• Giải quyết các rủi ro có thể có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn. Trang web Project Smart lưu ý rằng việc xác định các rủi ro tiềm ẩn cho phép bạn chuẩn bị cho những khả năng này và phát triển một kế hoạch quản lý rủi ro hiệu quả.