Có đạo đức khi ghi lại các giao dịch trực tiếp vào tài khoản sổ cái không?

Sổ cái đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng một hệ thống kế toán tài chính hai mục trong đó các giao dịch được ghi lại đầu tiên trong một tạp chí chung và sau đó trong sổ cái. Có thể dễ dàng hơn để ghi lại các giao dịch trực tiếp vào sổ cái, do đó vượt qua khoảng một nửa các giấy tờ thông thường cần thiết để ghi lại các vấn đề kế toán. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến một số vấn đề đạo đức nhất định.

GAAP

Kế toán và doanh nghiệp thường được dự kiến ​​tuân theo bộ hướng dẫn được gọi là nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung - hoặc GAAP. Các nguyên tắc này khá rộng về phạm vi và không nhất thiết phải được coi là một bộ quy tắc mà các doanh nghiệp và kế toán phải tuân theo. Tuy nhiên, thực tế là những hướng dẫn này thường được chấp nhận trong cộng đồng doanh nghiệp có nghĩa là sự sai lệch so với chúng có thể được coi là phi đạo đức. Phương pháp kế toán kép là trung tâm của GAAP và là trung tâm của đạo đức trong thế giới kế toán tài chính.

Sổ cái

Mục đích chính của sổ cái là ghi lại và phân loại thông tin tìm thấy trong nhật ký chung. Nhật ký chung giữ một tài khoản theo thời gian của từng giao dịch tài chính diễn ra nhưng thường không tách chúng thành các loại giao dịch khác nhau. Thay vào đó, điều này diễn ra trong các mục sổ cái chung. Bỏ qua nhật ký chung có thể dẫn đến sự không chính xác nếu niên đại của các giao dịch bị bỏ qua. Các mục nhật ký chung thường diễn ra tại thời điểm giao dịch hoặc ngay sau đó. Nhập các giao dịch vào sổ cái chung sau này có thể yêu cầu phỏng đoán hoặc có thể sai vì bộ nhớ bị lỗi. Đoán và đầu cơ là trái với các nguyên tắc kế toán cơ bản, trong khi ghi lại độ chính xác là trung tâm của các hiệu trưởng.

Độ chính xác

Một lý do mà cả hai mục thường được thực hiện là để đảm bảo độ chính xác. Nó thực sự có thể nhanh hơn để ghi lại mục nhật ký chung trước và sau đó quay lại sau để làm sổ cái. Đi thẳng vào sổ cái chung mỗi lần đòi hỏi sự tập trung và chính xác cao hơn. Sai lầm ở đây có thể làm mất toàn bộ số dư tài khoản của bạn và khiến thế giới tài chính của bạn rơi vào tình trạng chóng mặt. Điều này thậm chí có thể gây ra sự cám dỗ "làm mờ" các con số để chúng khớp với hồ sơ tài chính khác của bạn. Loại hình số này cũng sẽ được coi là phi đạo đức bởi những người trong thế giới kế toán.

Mục

Một mối quan tâm đạo đức có thể khác phát sinh từ một hệ thống nhập đơn là, thông thường, chỉ có một người kiểm soát các giao dịch tài chính và các mục được ghi lại. Nếu không có một hệ thống kiểm tra và số dư tại chỗ để đảm bảo độ chính xác của mục nhập, có thể làm cho các con số nói bất cứ điều gì bạn muốn chúng nói. Do đó, nếu có thể, luôn có một nhân viên kế toán hoặc thư ký chịu trách nhiệm cho một bộ các mục và người khác cho người khác. Điều này sẽ giúp duy trì tính toàn vẹn của hệ thống kế toán của bạn và tránh mọi vi phạm đạo đức.