Thư mục Nhân sự chứa tài liệu gì?

Có một số biểu mẫu và mục được đưa vào thư mục nhân sự của nhân viên. Một số hình thức này được duy trì cho mục đích pháp lý. Những người khác được nộp vì các chính sách và giao thức của công ty. Các nhà quản lý nhân sự cũng giữ hồ sơ cá nhân của nhân viên trong suốt sự nghiệp của họ. Các công ty nhỏ có thể chọn quét tất cả hoặc một phần tài liệu của nhân viên để tạo các tệp điện tử. Bằng cách đó, các tập tin không dễ bị thiệt hại từ lửa, nước hoặc trộm cắp.

Tài liệu hợp pháp

Chủ doanh nghiệp nhỏ phải duy trì một số tài liệu pháp lý cho nhân viên. Một ví dụ là mẫu I-9, xác minh rằng một nhân viên có thể làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ. Công ty cũng có thể giữ một hình ảnh giấy phép lái xe và thẻ An sinh xã hội của nhân viên để làm tài liệu thêm cho tình trạng pháp lý của cô ấy. Hơn nữa, nhân viên thường được yêu cầu điền vào mẫu W-4 vào ngày họ bắt đầu công việc, được bao gồm trong các thư mục nhân sự của họ. Các hình thức này cho thấy số miễn thuế cá nhân mà nhân viên yêu cầu.

Tài liệu liên quan đến công việc

Bộ phận nhân sự cũng giữ sơ yếu lý lịch và ứng dụng của nhân viên trong các thư mục. Những mục này thường được gửi khi một nhân viên xin việc. Công ty duy trì các hồ sơ này trong trường hợp họ cần kiểm tra lý lịch của một người. Một tài liệu liên quan đến công việc khác được lưu trong thư mục nguồn nhân lực là bản mô tả công việc của nhân viên. Đây là bản tóm tắt về trách nhiệm công việc của nhân viên, thường được chia thành các chức năng khác nhau, chẳng hạn như quản lý nhân viên, làm việc với các đồng nghiệp, giao tiếp và bí quyết kỹ thuật.

Tài liệu liên quan đến hiệu suất

Đánh giá hiệu suất là các tài liệu quan trọng khác được lưu trong các thư mục nguồn nhân lực. Duy trì hồ sơ đánh giá hiệu suất hoặc đánh giá của nhân viên có thể giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các vụ kiện. Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ có thể phải đối mặt với một vụ kiện chấm dứt sai trái từ một nhân viên cũ. Chủ doanh nghiệp có thể chứng minh tốt hơn việc chấm dứt là do hiệu suất nếu cô ấy duy trì các bản sao đánh giá hiệu suất của nhân viên. Tương tự, hồ sơ của các hành động kỷ luật hoặc viết ra có thể được lưu trong các thư mục.

Các tài liệu khác

Nhà tuyển dụng cũng lưu giữ hồ sơ hoặc sự tham dự của nhân viên, giải thưởng và lịch sử y tế trong các thư mục nguồn nhân lực. Hồ sơ tham dự cho phép các nhà quản lý xác định liệu một nhân viên vượt quá bất kỳ ngày nghỉ ốm hoặc nghỉ. Thông thường, các công ty cung cấp giải thưởng định kỳ cho nhân viên, cũng có thể được lưu trong hồ sơ. Những giải thưởng này có thể bao gồm các chương trình khuyến mãi bán hàng "nhân viên của tháng" hoặc sự công nhận đặc biệt. Hồ sơ y tế thường được lưu giữ để đảm bảo tuân thủ một số luật ADA nhất định liên quan đến Đạo luật về Người khuyết tật Hoa Kỳ. Bộ phận nhân sự có thể tạo một thư mục riêng cho hồ sơ y tế cho mục đích bảo mật.