Việc mua vật tư văn phòng bằng tiền mặt có ảnh hưởng gì đến phương trình kế toán?

Trước khi bất kỳ cuộc thảo luận có ý nghĩa nào có thể xảy ra về ảnh hưởng của việc mua tiền mặt của vật tư văn phòng đối với phương trình kế toán, điều quan trọng là phải hiểu phương trình kế toán là gì và tầm quan trọng của nó đối với một doanh nghiệp.

Phương trình kế toán là phương trình quan trọng nhất trong thế giới kế toán. Nó là nền tảng mà trên đó hệ thống kế toán kép được xây dựng và, mặc dù tầm quan trọng của nó, nó rất đơn giản:

Tài sản - Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của cổ đông

Tài sản là gì?

Tài sản là những thứ mà công ty sở hữu có một số loại giá trị kinh tế. Chúng là những thứ mà công ty có khả năng có thể bán để kiếm tiền, tất nhiên, trừ khi tài sản đang nói đến là tiền.

Tài sản có thể được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp trong các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Ví dụ: hàng tồn kho kinh doanh là một tài sản được sử dụng trực tiếp trong các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, chẳng hạn như khi bán hàng tồn kho đó trực tiếp cho người tiêu dùng. Các tòa nhà và phương tiện, mặt khác, không được sử dụng trực tiếp trong các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp nhưng vẫn rất quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, những tài sản này cũng có thể là vô hình, thay vì vật chất, chẳng hạn như bằng sáng chế mà doanh nghiệp sở hữu.

Tại trung tâm của nó, một tài sản là thứ có giá trị kinh tế và sẽ không được sử dụng trong một kỳ kế toán. Nó được coi là một nguồn lực của doanh nghiệp.

Nợ phải trả là gì?

Trong khi chúng ta có tài sản ở một bên của phương trình, thì bên kia bao gồm các yêu cầu đối với các tài sản này. Nợ phải trả là các khiếu nại về tài sản của doanh nghiệp được thực hiện bởi các thực thể không phải là chủ sở hữu của doanh nghiệp. Các khoản nợ mà doanh nghiệp nợ các nhà cung cấp là các khoản nợ vì các nhà cung cấp có yêu cầu về tiền mặt của doanh nghiệp và, trong trường hợp doanh nghiệp mặc định các khoản nợ của mình, các tài sản khác mà doanh nghiệp sở hữu. Nợ phải trả trước khi chủ sở hữu có thể đưa ra bất kỳ khiếu nại nào đối với tài sản của doanh nghiệp.

Vốn chủ sở hữu của cổ đông là gì?

Khi các khoản nợ đã được thanh toán từ tài sản, phần còn lại sẽ đại diện cho vốn chủ sở hữu của cổ đông, còn được gọi là vốn chủ sở hữu. Đây là cơ bản những gì chủ sở hữu có thể đặt yêu cầu trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp là chủ sở hữu duy nhất hoặc công ty hợp danh, thì vốn chủ sở hữu chỉ đơn giản là vốn thuộc sở hữu của chủ sở hữu duy nhất hoặc đối tác trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp được thành lập, thì vốn chủ sở hữu là những gì các cổ đông sở hữu về mặt cổ phiếu.

Về cơ bản, tài sản là tài nguyên mà công ty có thể sử dụng, bao gồm những thứ như tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền mặt, các khoản phải thu, v.v.

Công ty sẽ trả tiền để có được những tài sản này bằng cách phát sinh các khoản nợ và có được một số tiền tài trợ từ các chủ sở hữu của doanh nghiệp. Do đó, trong các điều khoản đơn giản, các tài sản được yêu cầu bởi các bên khác nhau: chủ sở hữu và chủ nợ.

Tất cả ba yếu tố của phương trình kế toán đều nằm trên bảng cân đối kế toán của công ty, cho thấy tình hình tài chính của doanh nghiệp là gì. Tình hình tài chính chỉ đơn giản là một ảnh chụp nhanh về phương trình kế toán của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

Các khoản nợ bao gồm những thứ như thuế, tài khoản phải trả, v.v. Vốn chủ sở hữu của cổ đông bao gồm cả những gì chủ sở hữu ban đầu đã bơm vào doanh nghiệp cũng như bất kỳ khoản lãi hay lỗ nào đã được tích lũy kể từ đó, trừ đi mọi khoản rút tiền họ đã thực hiện hoặc bất kỳ khoản cổ tức nào họ nhận được.

Phương trình kế toán rất quan trọng vì nó rất đúng. Trong thực tế, nó luôn luôn đúng. Đó là những gì tất cả các giao dịch kế toán được dựa trên. Bất cứ khi nào một giao dịch kế toán xảy ra, thì việc ghi âm luôn được thực hiện theo cách để đảm bảo phương trình kế toán vẫn được cân bằng.

Trường hợp đặc biệt của vật tư

Làm thế nào để bạn chiếm nguồn cung cấp? Bạn có tính chúng là chi phí, hay bạn coi chúng là tài sản? Vâng, tất cả phụ thuộc. Nếu bạn mua một lượng lớn vật tư bất thường, có khả năng sẽ được sử dụng trong hơn một kỳ kế toán, thì bạn tính chúng là tài sản hiện tại. Sau đó, bạn sẽ tính bất cứ thứ gì bạn sử dụng làm chi phí trong báo cáo thu nhập cho khoảng thời gian nó được sử dụng.

Mặt khác, nếu bạn mua đủ số tiền có khả năng được sử dụng trong kỳ kế toán nhất định, thì bạn nên tính ngay đó là một khoản chi phí trong báo cáo thu nhập.

Có một trường hợp khác về cách bạn đối xử với nguồn cung cấp khi bạn đã trả tiền mặt cho vật tư, trái ngược với việc mua chúng bằng tín dụng. Nếu bạn mua một lượng lớn bằng tiền mặt và có khả năng nó sẽ được sử dụng trong hơn một kỳ kế toán, thì tài sản tiền mặt của bạn sẽ giảm và tài khoản vật tư của bạn tăng trong tài sản hiện tại. Phương trình kế toán vẫn cân bằng. Việc mua vật tư bằng tiền mặt được ghi lại bằng tài khoản tiền mặt và vật tư

Nếu bạn mua nguồn cung cấp của mình bằng tín dụng và số tiền đủ lớn để bạn có thể sử dụng nó trong hơn một kỳ kế toán, thì các khoản nợ của bạn, về tài khoản phải trả, tăng và tài sản hiện tại của bạn cũng tăng theo. Kết quả là phương trình kế toán của bạn vẫn cân bằng. Việc mua vật tư trên tài khoản được ghi nhận trong các khoản nợ và tài khoản vật tư.

Dù bằng cách nào, các tài sản sẽ giữ nguyên khi bạn sử dụng một tài sản để mua một tài sản khác (vì mức giảm của một tài sản được khớp với mức tăng tương ứng trong một tài sản khác), hoặc chúng sẽ tăng và được khớp với mức tăng tương ứng của các khoản nợ. Hai cạnh của phương trình vẫn bằng nhau.

Vậy điều gì sẽ xảy ra khi bạn mua một lượng vật tư vừa đủ để sử dụng trong kỳ kế toán nhất định?

Trong trường hợp này, bạn không thể bao gồm một mục nhập cho các nguồn cung cấp trong phần tài sản hiện tại của bảng cân đối kế toán vì chúng không còn được coi là tài sản.

Nếu bạn sử dụng tiền mặt để mua vật tư, thì tiền sẽ giảm và nguồn cung sẽ được mở rộng so với báo cáo thu nhập. Điều này ảnh hưởng đến phương trình kế toán như thế nào? Một mặt, có vẻ như không có hành động bù đắp nào để cân bằng việc giảm tiền mặt. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng thu nhập ròng từ báo cáo thu nhập sau đó sẽ được thêm vào tài sản của doanh nghiệp và các vật tư sẽ được hạch toán.

Điều tương tự cũng xảy ra khi chúng được mua bằng tín dụng. Nợ phải trả sẽ tăng lên và nguồn cung sẽ được mở rộng so với thu nhập.

Điều chỉnh Bảng cân đối kế toán

Khi bạn tính vật tư là tài sản hiện tại, bạn nên điều chỉnh bảng cân đối kế toán để phản ánh việc bạn sử dụng vật tư văn phòng trong năm. Bạn có thể tìm thấy các mục trong tạp chí. Bạn chỉ cần bao gồm số tiền đô la của điều chỉnh, ngày và mã nhận dạng. Sau đó, bạn sẽ ghi nợ tài khoản chi phí của bạn cho vật tư văn phòng và ghi có vào tài khoản vật tư của bạn với cùng số tiền.

Cân nhắc để thực hiện

Khi bạn giao dịch với vật tư văn phòng như một tài sản hiện tại, thì việc sử dụng vật tư văn phòng sẽ làm giảm một tài sản. Vì chúng được mua bằng tiền mặt, điều đó có nghĩa là không có nợ phải trả, điều đó có nghĩa là vốn chủ sở hữu cũng sẽ giảm. Các vật tư văn phòng sẽ được sử dụng hết làm chi phí trong quá trình của kỳ kế toán và do đó vốn chủ sở hữu của các chủ sở hữu cũng sẽ được sử dụng hết trong quá trình của kỳ kế toán.