Điều gì xảy ra nếu một nhân viên quên hết giờ?

Khi nhân viên của bạn bấm đồng hồ thời gian hoặc sử dụng phần mềm chấm công, bạn sẽ biết chính xác họ làm việc bao nhiêu giờ. Nếu họ quên hết giờ, bạn vẫn phải trả cho họ số giờ họ đã đặt. Bạn có trách nhiệm tìm hiểu xem họ đã làm việc bao nhiêu và bạn nợ họ bao nhiêu.

Liên lạc với nhân viên của bạn

Khi bạn phát hiện ra một nhân viên không đồng hồ, hãy liên hệ với người đó và hỏi họ đã nghỉ việc vào thời gian nào trong ngày. Nếu bạn có camera an ninh bao phủ khu vực làm việc hoặc người giám sát ca giữ các tab trên người, bạn có thể xác nhận tuyên bố của nhân viên. Nếu không, bạn sẽ phải mất lời của họ cho nó.

Dù bạn sử dụng hệ thống chấm công nào thì cũng nên có cách khắc phục lỗi đồng hồ thời gian. Chẳng hạn, với các hệ thống theo dõi thời gian trực tuyến, bạn hoặc nhân viên của bạn có thể đăng nhập và điều chỉnh bảng thời gian để hiển thị thời gian chính xác. Sau khi bạn thực hiện điều chỉnh, bạn có thể bắt đầu tính toán tiền lương trong tuần.

Lặp lại hành vi phạm tội

Phải sửa lỗi đồng hồ thời gian là một sự lãng phí thời gian của bạn khi nó xảy ra một lần. Nó thậm chí còn bất tiện hơn khi một nhân viên quên đồng hồ thường xuyên. Thực hiện các bước để ngăn cản nhân viên lặp lại sai lầm này.

Bao gồm một chính sách bằng văn bản để đề cập đến vấn đề này trong sổ tay nhân viên. Văn bản sẽ nhắc nhở nhân viên rằng bạn mong đợi họ đồng hồ vào và ra thường xuyên. Nhắc nhở họ rằng điều này cải thiện hiệu quả và tiết kiệm cho họ, không chỉ bạn, thời gian và bận tâm.

Cẩm nang sẽ cho biết bạn sẽ trả lời như thế nào khi lỗi lặp lại. Một chính sách tiêu chuẩn sẽ là đưa ra một cảnh báo bằng lời nói, một cảnh báo bằng văn bản và sau đó là sự leo thang, có thể lên đến sự chấm dứt. Để tránh giải pháp cực đoan đó, hãy tìm cách giải quyết vấn đề. Ví dụ: đề nghị nhân viên hay quên đặt báo thức trên điện thoại của họ để nhắc nhở họ hết giờ.

Một điều bạn không thể đe dọa sẽ làm là trả lương cho những nhân viên quên hết giờ. Nếu một nhân viên đặt trong tám giờ, luật liên bang nói rằng bạn phải trả cho họ trong tám giờ. Việc trừng phạt nhân viên vì những sai sót bằng cách giữ lại tiền lương khiến bạn gặp rắc rối nghiêm trọng.

Gian lận thẻ thời gian

Có thể lỗi của nhân viên của bạn là gian lận. Họ rời đi sớm và sau đó tuyên bố đã kiểm tra vào thời gian thường xuyên. Làm sao bạn biết?

Nếu bạn nghi ngờ nhân viên gian lận, hãy gọi người đó vào văn phòng của bạn. Ngay cả khi bạn không thể chứng minh điều đó, một nhân viên biết bạn đang xem sẽ ít có khả năng thử lừa đảo bạn. Nếu việc nói chuyện không làm bạn hài lòng về sự ngây thơ của họ, hãy nhắc nhở họ về những hình phạt cho việc lừa gạt công ty.

Nếu bạn nhận được một lời thú tội hoặc có bằng chứng chắc chắn về tội lỗi, bạn có thể điều chỉnh thẻ thời gian để phản ánh giờ thực. Bạn không thể vi phạm luật tiểu bang, vì vậy hãy kiểm tra với luật sư của bạn nếu bạn không chắc chắn về các thủ tục pháp lý chính xác.