"Sự phụ thuộc lẫn nhau trong quy trình làm việc" là gì?

Sự phụ thuộc lẫn nhau trong quy trình làm việc là thuật ngữ được sử dụng khi nhiều quy trình làm việc, chức năng hoặc nhân sự dựa vào hoặc cộng tác với nhau để hoàn thành nhiệm vụ hoặc tạo ra sản phẩm. Trong nhiều ngành công nghiệp, quá trình này được gọi là "bàn giao". Các quy trình công việc phụ thuộc lẫn nhau phù hợp với bốn loại bao gồm từ các phòng ban có ít đầu vào hoặc tương tác với nhau để liên tục chia sẻ hoặc trao đổi tài nguyên. Cấu trúc của quy trình làm việc có thể dễ dàng được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức.

Pooled

Trong môi trường phụ thuộc lẫn nhau của quy trình công việc, công việc không phải vượt qua giữa các bộ phận để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc tạo ra một sản phẩm; mỗi môi trường thực hiện độc lập với các môi trường khác, mặc dù các bộ phận có thể chia sẻ tài nguyên. Sự phụ thuộc lẫn nhau trong quy trình làm việc thường bị giới hạn trong cùng một công ty hoặc chia sẻ chi phí hoạt động. Các quy trình hoặc quy tắc vận hành tiêu chuẩn cung cấp đủ cấu trúc và thông tin để thực hiện chính xác các nhiệm vụ và nhu cầu quản lý điều phối là tối thiểu. Một ví dụ về loại phụ thuộc lẫn nhau của quy trình công việc này là sự thay đổi ngày và nghĩa địa của một nhà máy sản xuất hoặc nhiều khoa của một trường đại học.

Tuần tự

Sự phụ thuộc lẫn nhau của quy trình công việc tuần tự có thể được minh họa tốt nhất là một dây chuyền lắp ráp hoặc môi trường sản xuất khác nơi các bộ phận hoặc quy trình được hoàn thành trong một bộ phận, sau đó được chuyển sang bộ phận tiếp theo cho một bộ phận hoặc quy trình khác. Một đầu ra của một quá trình trở thành đầu vào của một quá trình khác. Công việc phải được hoàn thành chính xác; bất kỳ sai lầm hoặc lỗi nào ngăn chặn chuỗi công việc, dẫn đến tăng chi phí sản xuất. Quản lý chuỗi cung ứng là một ví dụ khác về sự phụ thuộc lẫn nhau của quy trình công việc này; nó đảm bảo rằng hàng hóa được sản xuất và phân phối từ Điểm A đến Điểm B. Các yêu cầu quản lý dự án đối với sự phụ thuộc liên tiếp sẽ nghiêm ngặt hơn so với các yêu cầu đối với sự phụ thuộc lẫn nhau của quy trình công việc.

Đối ứng

Sự phụ thuộc lẫn nhau xảy ra khi các quá trình hoặc hoạt động chảy cả hai chiều giữa các bên hoặc các bộ phận. Một khách sạn có thể có đại lý đặt phòng, tiếp viên và quản gia. Đại lý đặt phòng phải cung cấp cho đại lý lễ tân số lượng khách và ngày họ đang nhận phòng; dọn phòng sau đó biết phòng nào cần chuẩn bị. Nếu bất kỳ một trong những liên kết này bị thiếu hiệu suất công việc, những liên kết khác sẽ bị ảnh hưởng. Mức độ phụ thuộc lẫn nhau không phải là một chiều, như trong sự phụ thuộc lẫn nhau. Mỗi phần hoặc quy trình liên quan phải liên lạc với các phần khác của quy trình công việc và sau đó đáp ứng nhu cầu của nhau. Do mức độ quản lý cần thiết, sự phụ thuộc lẫn nhau có chi phí cao hơn các mối quan hệ quy trình công việc khác và có thể khó theo dõi hoặc phối hợp. Sự phụ thuộc lẫn nhau trong quy trình làm việc này đòi hỏi phải điều chỉnh và phối hợp lẫn nhau.

Phối hợp

Sau khi phụ thuộc lẫn nhau được tạo ra, độ phức tạp của nhiệm vụ đặt ra yêu cầu về sự phối hợp, cấu trúc và quy trình. Sự tương tác giữa lãnh đạo và phòng ban trở nên quan trọng đối với hiệu quả của nhóm và sự thành công của dự án. Các tác vụ phức tạp đòi hỏi sự cộng tác nhiều hơn so với sự phụ thuộc lẫn nhau của quy trình công việc.