Ví dụ về Viết ghi chú xuất sắc về nhân viên

Là một người quản lý doanh nghiệp nhỏ bận rộn, bạn có thể nghĩ rằng mình không có đủ thời gian để làm tài liệu cho nhân viên. Nhưng việc duy trì ghi chú tuyệt vời cho cấp dưới của bạn thực sự có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ghi chú của bạn sẽ rất quan trọng trong việc kỷ luật nhân viên, hoặc nếu cuối cùng bạn cần phải trả lời về việc khiếu nại, kháng cáo hoặc phân biệt đối xử. Ngay cả các nhiệm vụ điển hình như chuẩn bị đánh giá của nhân viên cũng sẽ dễ dàng hơn - và mô tả chính xác hơn - nếu bạn có ví dụ cho cả năm trong tay trong ghi chú của bạn.

Chi tiết

Tạo ghi chú đủ chi tiết yêu cầu giải thích tối thiểu. Giữ các ghi chú đơn giản và tránh biệt ngữ chuyên ngành, tiếng lóng của công ty hoặc từ viết tắt. Hãy nhớ rằng các ghi chú của bạn một ngày nào đó có thể là chủ đề của phiên điều trần trọng tài hoặc điều tra của Ủy ban Cơ hội việc làm bình đẳng, và trọng tài hoặc điều tra viên sẽ cần phải có thể theo dõi các ghi chú. Bao gồm thông tin cụ thể về các vấn đề, cũng như chức danh công việc của nhân viên, các nhiệm vụ anh ta được giao và mối quan hệ của bạn với anh ta. Điều này sẽ giúp người đọc đặt thông tin trong bối cảnh. Viết ghi chú của bạn ngay sau khi sự cố xảy ra càng tốt, để đảm bảo bạn bao gồm tất cả các thông tin thích hợp. Chờ đợi quá lâu sẽ khiến bạn khó nhớ lại tất cả các chi tiết.

Thực tế

Giữ ghi chú của bạn thực tế và không phóng đại. Viết "John luôn luôn tranh luận" hoặc "John không bao giờ đúng giờ" làm giảm độ tin cậy của tài liệu của bạn. Thay vào đó, hãy viết một cái gì đó cụ thể hơn: "John đã trễ vào ngày 11 trong số 22 ngày làm việc trong tháng 10". Minh họa điểm của bạn bằng dữ liệu thống kê, điều này cũng đảm bảo tài liệu của bạn là thực tế. Mặc dù tuyên bố rằng hiệu suất của John là "thực sự tồi tệ" có thể là đúng, nhưng hãy chứng minh tính xác thực của các ghi chú của bạn bằng cách đề cập rằng tỷ lệ lỗi của John luôn cao hơn 60%, trong khi tỷ lệ lỗi trung bình của các thành viên còn lại - bao gồm cả nhân viên mới thực hiện các nhiệm vụ tương tự - ít hơn 5 phần trăm.

Mục tiêu

Đừng phán xét về hành vi của nhân viên. Giữ giọng điệu của bạn trung lập và khách quan. Thay vì viết "Sự lười biếng của Jane tiếp tục vào thứ ba. Cô ấy đã lăn lộn sau giờ giải lao và có thái độ tồi tệ như thường lệ khi tôi nói chuyện với cô ấy về điều đó", "Jane đã trễ 15 phút sau khi nghỉ vào thứ ba. Khi tôi hỏi Lý do tại sao, cô ấy đảo mắt và bỏ đi mà không trả lời. " Vẫn chuyên nghiệp và đừng để sự thất vọng của bạn tràn vào tài liệu, bởi vì điều này sẽ làm tổn hại nghiêm trọng đến tính toàn vẹn và hữu ích của các ghi chú của bạn.

Ngày, giờ và chữ ký

Bao gồm ngày và thời gian - của cả hai sự cố và khi bạn viết tài liệu - trong ghi chú của bạn. Nếu không có ngày, tài liệu không nhất thiết có thể được sử dụng để chứng minh sự cố xảy ra. Mặc dù email là một công cụ hữu ích để xác nhận cuộc trò chuyện - vì nó chứa ngày, giờ, người nhận và thậm chí có thể được thiết lập để cung cấp bằng chứng giao hàng và nhận - hãy chắc chắn rằng bạn không thay thế tư vấn trực tiếp bằng một cuộc trò chuyện qua email. Ghi chú của bạn không nên gây ngạc nhiên cho nhân viên. Nếu ghi chú có nội dung quan trọng, hãy xem xét yêu cầu nhân viên ký nhận thông tin. Giải thích rằng việc ký nhận tài liệu không nhất thiết cấu thành thỏa thuận với nội dung của nó.