Nhược điểm của một bản ghi nhớ tiêu chuẩn cho giao tiếp trong kinh doanh

Hải quân Hoa Kỳ dành toàn bộ một chương của sổ tay tương ứng năm 2010 để thực hiện đúng các bản ghi nhớ. Tài liệu này bao gồm định dạng và mục đích của các loại bản ghi nhớ khác nhau, bao gồm cả những bản được thiết kế để ghi lại các ghi chú cuộc họp, ghi lại một thỏa thuận miệng, thông báo quyết định và phác thảo các thủ tục. Các nhà phê bình có thể lập luận rằng trong một thế giới của e-mail, tin nhắn văn bản và hội nghị truyền hình, bản ghi nhớ tiêu chuẩn là một phương thức giao tiếp lỗi thời, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp.

Độ dài và trọng tâm

Một nhược điểm của bản ghi nhớ tiêu chuẩn là chúng được thiết kế để chứa một hoặc hai trang thông tin. Điều này làm cho chúng trở thành một công cụ ít hữu ích hơn để truyền đạt các chủ đề phức tạp. Các bản ghi nhớ cũng có nghĩa là tập trung vào một chủ đề duy nhất, vì vậy chúng không phải là một lựa chọn tốt nếu bạn cần truyền đạt nhiều lĩnh vực thông tin cho nhân viên.

Chi phí và sự chậm trễ

Khi bạn đã viết một bản ghi nhớ kinh doanh tiêu chuẩn, bạn phải in hoặc sao chép nó để phân phối cho nhân viên của mình. Điều này có nghĩa là bạn đang trả tiền cho tờ giấy mà bản ghi nhớ được in và chi phí thời gian của nhân viên để sao chép và phân phối thông tin liên lạc. Ngoài ra, quy trình phân phối cần có thời gian, trì hoãn việc nhận thông tin của nhân viên của bạn. Những người không kiểm tra hộp thư hoặc hộp thư đến thường xuyên có thể không nhận được thông tin của bạn trong nhiều giờ hoặc thậm chí vài ngày sau khi được phân phối.

Hình thức

Có một giai điệu chính thức liên quan đến các bản ghi nhớ kinh doanh, khiến chúng trở thành một lựa chọn kém để truyền đạt thông tin nhạy cảm. Nếu bạn cần kỷ luật một nhân viên hoặc thông báo cho một nhóm công nhân về việc sa thải sắp xảy ra, giao tiếp mặt đối mặt là một lựa chọn tốt hơn. Nó cho phép bạn kết hợp giao tiếp phi ngôn ngữ trong tin nhắn của mình và diễn giải phản ứng của người khác bằng cách quan sát ngôn ngữ cơ thể của cô ấy. Những người nhận tin nhắn của bạn cũng có thể cảm thấy có giá trị hơn bởi công ty vì bạn đã dành thời gian để nói chuyện trực tiếp với họ.

Truyền thông một chiều

Vì các nhà quản lý sử dụng các bản ghi nhớ tiêu chuẩn để công bố các quyết định hoặc đưa ra các chỉ thị, các phần giao tiếp này có thể mang lại cảm giác về sự hữu hạn. Không giống như một cuộc họp nhóm nơi nhân viên có thể đặt câu hỏi hoặc bày tỏ ý kiến, một bản ghi nhớ có thể khiến họ cảm thấy một chủ đề không được mở để thảo luận.