Quản lý dự án hiệu quả trong tổ chức doanh nghiệp nhỏ

Quản lý dự án hiệu quả trong một doanh nghiệp nhỏ có nghĩa là đạt được các mục tiêu dự án đúng thời hạn và trong ngân sách, mặc dù có ít nguồn lực hơn các tổ chức lớn. Nó liên quan đến việc xác định phương pháp quản lý dự án nào bạn có thể áp dụng cho các mục tiêu dự án tiếp theo và không thêm giá trị trong môi trường kinh doanh nhỏ, ít cấu trúc. Các công cụ đơn giản hóa việc cộng tác và khuyến khích chia sẻ thông tin là hữu ích, trong khi các quy trình yêu cầu cấu trúc cứng nhắc và mô tả nhiệm vụ chi tiết không hoạt động tốt trong các tổ chức nhỏ hơn. Một sự kết hợp giữa báo cáo chất lượng cao và tổ chức linh hoạt là hiệu quả nhất.

Lịch trình

Các dự án có khung thời gian giới hạn. Quản lý dự án hiệu quả đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân và toàn bộ dự án đúng tiến độ. Phần mềm tạo ra Kỹ thuật đánh giá và đánh giá dự án, hoặc biểu đồ PERT và biểu đồ Gantt cho phép bạn theo dõi tiến trình công việc. Cấu trúc phân chia công việc trong các chương trình này cho phép bạn chia từng phần công việc thành các hành động riêng biệt mà bạn có thể đánh giá mức độ hoàn thành, trong khi biểu đồ PERT hoặc Gantt cho phép bạn xác định tiến độ. Các chương trình thường được thiết kế để phù hợp với cả những dự án lớn nhất, nhưng chúng cũng giảm quy mô để làm việc cho các dự án của các doanh nghiệp nhỏ.

Chi phí

Theo dõi chi phí là rất quan trọng đối với các dự án kinh doanh nhỏ, bởi vì doanh nghiệp thường có nguồn tài chính hạn chế. Phần mềm lập lịch có thể bao gồm các chức năng chi phí, nhưng đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc theo dõi chi phí thông qua ngân sách truyền thống có thể minh bạch và hiệu quả hơn. Ngân sách cho thấy các mục và cột chi phí chính cho chi phí ước tính, chi phí mua và chi phí phải trả. Cột chi phí mua là một tín hiệu cảnh báo sớm cho phép bạn phản ứng và đàm phán lại các đơn đặt hàng nếu có sự khác biệt lớn. Khi dự án tiến triển và nhiều cột hơn lấp đầy với các số phù hợp, bạn có thể thấy rằng dự án đang đi đúng hướng.

Kiểm soát

Chức năng lập kế hoạch và theo dõi chi phí cho phép bạn xác định khi nào dự án bị trễ hoặc vượt quá ngân sách sau khi thực tế. Để quản lý dự án hiệu quả, bạn cần các biện pháp kiểm soát ngăn chặn sự khác biệt lớn ở nơi đầu tiên. Đối với chi phí, chức năng kiểm soát là để hạn chế thẩm quyền chi tiêu. Nếu nhân viên được ủy quyền phát hành đơn đặt hàng chỉ với một số tiền nhất định, điều này sẽ hạn chế rủi ro vượt chi phí. Để lập lịch kiểm soát, bạn có thể sử dụng các mốc quan trọng. Các cột mốc tốt nhất là những cái bên ngoài như cho phép và cấp phép. Nếu lịch trình yêu cầu cấp giấy phép xây dựng vào một ngày nhất định, bạn có một cột mốc được tạo ra bên ngoài, nếu không được đáp ứng, có nghĩa là bạn phải có hành động khắc phục để khắc phục tiến độ của dự án.

Đánh giá

Một chức năng chính để quản lý dự án là học hỏi kinh nghiệm. Học tập đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ, bởi vì hầu hết những người tương tự sẽ thực hiện cùng một công việc cho các dự án trong tương lai. Một bầu không khí hợp tác mà không gán trách nhiệm là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả. Mỗi thành viên trong nhóm phải có khả năng trình bày mối quan tâm và giải quyết chúng. Quá trình phải thừa nhận rằng những người thực hiện công việc là có thẩm quyền nhất về hiệu suất của nó. Một chức năng đánh giá hiệu quả ở cuối quy trình quản lý dự án củng cố sự gắn kết của nhóm và cải thiện tinh thần của công ty.