Ảnh hưởng của trộm cắp đối với phương trình kế toán

Một nguyên tắc nền tảng của kế toán doanh nghiệp là phương trình kế toán phải luôn cân bằng: Tài sản của bạn phải luôn bằng các khoản nợ của bạn cộng với vốn chủ sở hữu của bạn. Khi doanh nghiệp của bạn trở thành nạn nhân của hành vi trộm cắp, cho dù là do nhân viên bán hàng hay nhân viên vô đạo đức, nó có thể có tác động đến phương trình, nhưng cuối cùng, sự cân bằng sẽ được khôi phục.

Tiền mặt và hàng tồn kho

Một tên trộm chỉ muốn một cái gì đó có giá trị, và điều đó có nghĩa là trộm cắp sẽ làm giảm tài sản của bạn. Tài sản dễ nhất để kẻ trộm có được trong tay là tiền mặt và hàng tồn kho. Giả sử một người bán hàng ăn cắp hàng hóa trị giá $ 100 từ kệ của bạn. Điều đó làm giảm tài sản hàng tồn kho của bạn 100 đô la. Nếu một nhân viên bán hàng rút năm tờ 20 đô la trong số đó, điều đó sẽ làm giảm 100 đô la tài sản tiền mặt của công ty bạn. Trong những trường hợp như vậy, bạn thậm chí có thể phát hiện ra hành vi trộm cắp vì phương trình kế toán bị mất cân bằng, với tài sản của bạn sắp lên tới 100 đô la. Nếu bạn giữ hồ sơ kinh doanh tốt, bạn có thể đào sâu hơn và tìm ra nguồn gốc của sự thiếu hụt.

Chi phí trộm cắp

Khi bạn phát hiện ra hành vi trộm cắp, các hàm ý của sổ sách kế toán có thể sẽ không ở trên đầu bạn. Nhưng cuối cùng sách của bạn sẽ phải được đối chiếu. Để làm điều này, bạn báo cáo một chi phí với một mục như "mất mát do trộm cắp". Chi phí trộm cắp 100 đô la làm giảm thu nhập ròng 100 đô la, từ đó giảm vốn chủ sở hữu 100 đô la, đưa phương trình kế toán trở lại cân bằng.

Tài sản vốn

Đôi khi kẻ trộm tạo ra tài sản vốn - nghĩa là, các vật phẩm được mang trên bảng cân đối kế toán của bạn như một phần của "tài sản, nhà máy và thiết bị". Điều này có thể bao gồm một chiếc xe công ty hoặc một phần của máy móc. Trong trường hợp như vậy, hành vi trộm cắp làm giảm tài sản của bạn bằng giá trị mang theo của mặt hàng bị đánh cắp - chi phí được báo cáo trừ đi mọi khấu hao lũy kế. Để cân bằng phương trình, bạn sẽ cần báo cáo chi phí trộm cắp bằng với giá trị mang theo của tài sản bị đánh cắp.

Mục "đã hết hạn"

Hầu hết các doanh nghiệp có tất cả mọi thứ xung quanh không xuất hiện dưới dạng tài sản trên bảng cân đối kế toán của họ. Vật tư văn phòng, vật tư làm sạch và "hàng tiêu dùng" khác - những thứ được sử dụng bởi doanh nghiệp của bạn - không đi vào bảng cân đối dưới dạng tài sản. Thay vào đó, chúng chỉ được báo cáo là chi phí khi bạn mua chúng. Nếu một mục "mở rộng" bị đánh cắp, sẽ không có tác động trực tiếp đến phương trình kế toán, bởi vì giá trị của mục không được bao gồm trong phương trình để bắt đầu. Khi bạn mua một vật thay thế cho mặt hàng bị đánh cắp, tài sản tiền mặt của bạn sẽ giảm theo số tiền bạn đã trả và bạn sẽ báo cáo một khoản chi phí bằng nhau, giống như bạn mua với bất kỳ giao dịch mua thông thường nào. Nếu bạn muốn, bạn có thể ghi lại chi phí dưới dạng chi phí trộm cắp thay vì chi phí chung, nhưng nó không ảnh hưởng đến những điều cơ bản của báo cáo giao dịch.

Yêu cầu bảo hiểm

Nếu bạn nộp đơn yêu cầu bảo hiểm cho các tài sản bị đánh cắp, thì kế toán sẽ được xử lý khác đi một chút. Thay vì báo cáo chi phí trộm cắp cho toàn bộ giá trị tài sản bị mất, bạn sẽ tạo một tài sản mới, được gọi là "khoản phải thu", bằng với số tiền yêu cầu bảo hiểm của bạn. Bất kỳ sự khác biệt nào giữa yêu cầu bồi thường và giá trị bị mất - ví dụ, khoản khấu trừ bảo hiểm - được báo cáo là chi phí trộm cắp. Tại thời điểm này, phương trình trở lại cân bằng. Khi bạn nhận được khoản thanh toán của mình từ công ty bảo hiểm, hãy xóa số tiền giải quyết khỏi các khoản phải thu và thêm vào tài khoản tiền mặt của bạn. Mọi thứ vẫn cân bằng.