Tính năng suất và hiệu quả của nhân viên

Đối với nhiều doanh nghiệp, bao gồm hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, chi phí đáng kể nhất là lao động. Tiền lương và tiền công bao gồm chi phí chi tiết đơn hàng lớn cho hầu hết các công ty sản xuất bán lẻ và quy mô nhỏ, nhưng lao động cũng có xu hướng đáp ứng với cải thiện năng suất. Để giảm chi phí lao động, các doanh nhân nên xem xét đo lường hiệu quả của nhân viên và đặt ra các mục tiêu hiệu suất tích cực để đạt được hiệu quả cao nhất cho công việc của họ.

Đo lường năng suất của nhân viên

Năng suất đơn giản là số lượng đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhân viên xử lý trong khung thời gian xác định. Một nhân viên làm vật dụng có thể tạo ra 20 vật dụng mỗi giờ hoặc một nhân viên tại quán cà phê có thể phục vụ 15 khách hàng mỗi giờ. Năng suất đơn giản không tốt cũng không xấu và trong các ngành dịch vụ, nó có thể thay đổi tùy theo các yếu tố ngoài tầm kiểm soát của nhân viên, như số lượng khách hàng có mặt cho dịch vụ. Năng suất là thước đo cơ bản của đầu ra làm việc của nhân viên.

Xác định đơn vị dịch vụ

Năng suất và hiệu quả đòi hỏi một đơn vị dịch vụ xác định (UOS). Phân tích UOS thường là đặc thù công việc và phù hợp nhất với những nhân viên có công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ, một thợ hàn tại chỗ có thể có "các mối hàn đã hoàn thành" hoặc "các bộ phận đã hoàn thành" như UOS của anh ta, trong khi một quản gia trong khách sạn có thể có "phòng được dọn sạch mỗi ca" như UOS của cô ta. Một số công việc, đặc biệt là các công việc chuyên nghiệp có đầu ra thay đổi, thách thức các phép đo UOS hợp lý.

Đo lường hiệu quả của nhân viên

Hiệu quả là tỷ lệ thời gian thực tế của nhân viên để thực hiện mỗi UOS so với thời gian lý thuyết cần thiết để hoàn thành nó. Ví dụ, một nhân viên đóng gói DVD có thể tập hợp 80 DVD trong một giờ. Nếu mục tiêu thực hành tốt nhất là 100 DVD trong một giờ - được đo bằng một nghiên cứu thời gian - thì nhân viên đó có hiệu quả 80 phần trăm và có khả năng sản xuất thêm 20 đơn vị mỗi giờ.

Thông thường rất hữu ích khi báo cáo riêng tỷ lệ phần trăm thời gian được trả của nhân viên thực sự được dành để thực hiện công việc trực tiếp. Ví dụ, một nhân viên được trả tiền để làm việc 8, 0 giờ nhưng vì các cuộc họp và giờ nghỉ trưa chỉ làm việc 6.0 giờ chỉ dành 75 phần trăm thời gian của cô ấy là "hiệu quả" trong phân tích UOS. Chỉ có sáu giờ làm việc nên được tính vào điểm hiệu quả.

Điểm chuẩn và mục tiêu

Một số ngành công nghiệp có điểm chuẩn cơ bản đã được thiết lập. Ví dụ: các trung tâm cuộc gọi điện thoại có các mức dịch vụ xác định lượng thời gian lý tưởng mà các giao dịch phổ biến nên sử dụng, đó là nhất quán giữa các ngành. Tuy nhiên, hầu hết các công ty sẽ phải tự thiết lập thời gian thực hiện các nhiệm vụ cơ bản trong bao lâu và đặt ra các mục tiêu hiệu suất phù hợp. Nhiệm vụ đo lường cơ sở nên được thực hiện với một nghiên cứu thời gian, tính trung bình lượng thời gian mà nhiều giao dịch thực hiện hoặc đánh giá lượng thời gian mà một nhân viên trung bình thực hiện nhiệm vụ.

Có thể không lý tưởng khi yêu cầu nhân viên làm việc hiệu quả 100 phần trăm, đặc biệt khi nhân viên thiếu kiểm soát năng suất của chính họ - như trong công việc phục vụ khách hàng khi nhân viên chờ khách hàng gọi hoặc dừng lại. Nếu một nhân viên không bao giờ có thể đạt 100%, thì tinh thần có thể bị ảnh hưởng.

Báo cáo theo chiều dọc hiệu quả

Lợi ích thực sự để đo lường hiệu quả của nhân viên là trong báo cáo theo chiều dọc. Tính toán hiệu quả trong một khoảng thời gian có thể xác định các cơ hội để sắp xếp lại nhân sự, hoặc thêm hoặc loại bỏ nhân viên dựa trên khối lượng kinh doanh của công ty, và năng suất dài hạn của một nhân viên có thể góp phần tăng lương và thưởng. Ghi điểm hiệu quả cũng có thể giúp với mô hình dự đoán. Nếu phải mất 90 giây để tạo ra một widget và nhân viên đang hoạt động với hiệu suất 75 phần trăm, thì thay vì sản xuất 40 widget mỗi giờ, chỉ có 30 sẽ được sản xuất.