Người sử dụng lao động có cần giữ một cuống phiếu lương không?

Luật lao động liên bang yêu cầu bạn giữ lại hồ sơ tiền lương cho nhân viên của mình, nhưng bạn không phải tạo ra một séc cho chính mình hoặc nhân viên của bạn. Tuy nhiên, một số tiểu bang có luật lao động khiến nó bắt buộc phải cung cấp thông tin chi tiết về lương cho nhân viên. Ví dụ, tại Illinois, chủ lao động phải cung cấp một tài liệu sơ khai hoặc riêng biệt liệt kê tất cả các khoản khấu trừ, và tại California, chủ lao động phải cung cấp cho nhân viên một sơ khai hoặc kế toán tài liệu cho tất cả dữ liệu bảng lương được sử dụng để tính lương. Bạn có thể giữ lại một bản sao cuống phiếu lương như một phần của hồ sơ biên chế bắt buộc của bạn. Trừ khi sơ khai có chứa tất cả các thông tin cần thiết, tuy nhiên, một mình vẫn không đáp ứng luật pháp liên bang.

Thông tin bạn phải giữ lại

Luật liên bang yêu cầu bạn giữ lại thông tin cơ bản về từng nhân viên, bao gồm tên và địa chỉ đầy đủ của anh ta, số An sinh xã hội, giới tính, nghề nghiệp và, nếu một nhân viên dưới 19 tuổi, ngày sinh của anh ta. Mỗi hồ sơ biên chế phải hiển thị ngày và giờ trong tuần làm việc bắt đầu, số giờ nhân viên làm việc mỗi ngày và tổng số giờ cho tuần làm việc. Hồ sơ phải thể hiện cơ sở để xác định tiền lương. Bạn phải hiển thị mức lương hàng giờ của nhân viên, tổng tiền lương thường xuyên và tổng tiền lương làm thêm giờ cho nhân viên không được miễn trừ, nhưng bạn có thể loại trừ thông tin này cho nhân viên được miễn. Hồ sơ phải ghi chi tiết từng khoản khấu trừ hoặc bổ sung ảnh hưởng đến lương của nhân viên, tổng tiền lương ròng, thời hạn thanh toán và ngày thanh toán.

Thời gian lưu giữ

Mặc dù luật pháp tiểu bang khác nhau, các đạo luật liên bang yêu cầu bạn giữ lại hồ sơ tiền lương, hồ sơ mua và bán được sử dụng để tính toán hợp đồng tiền lương và hợp đồng trong tối thiểu ba năm. Giữ lại các tài liệu nguồn cho bảng lương, chẳng hạn như bảng chấm công, vé làm việc và lịch trình, trong ít nhất hai năm.

Tài liệu nguồn

Bạn có thể yêu cầu nhân viên sử dụng đồng hồ thời gian, ghi lại thời gian dừng và bắt đầu điện tử hoặc chuẩn bị báo cáo thời gian thủ công. Luật liên bang cũng cho phép bạn chấp nhận báo cáo từ máy chấm công vào giờ làm việc của mỗi nhân viên. Nếu nhân viên làm việc theo lịch trình cố định, bạn có thể giữ lại một bản sao của lịch trình và chỉ ghi lại các trường hợp ngoại lệ.

Lưu trữ hồ sơ

Luật liên bang yêu cầu người sử dụng lao động duy trì hồ sơ tiền lương ở một vị trí an toàn tại nơi làm việc của nhân viên hoặc địa điểm trung tâm của chủ nhân. Nếu một thanh tra viên của Bộ Lao động yêu cầu kiểm tra hồ sơ của bạn, bạn phải có thể tạo các tệp được lưu trữ bên ngoài không quá 72 giờ sau khi anh ta yêu cầu. Vì cuống phiếu lương và hồ sơ biên chế có chứa thông tin cá nhân, tốt nhất nên giữ các tệp như vậy trong ngăn kéo có khóa với quyền truy cập chỉ giới hạn ở những người có nhu cầu chính hãng để xem lại các tệp.