Cách viết Chính sách & Quy trình Nhiệm vụ

Viết một phác thảo nhiệm vụ chính sách và thủ tục không nằm ở đầu danh sách xô của mọi người vì việc tạo hướng dẫn từng bước là tẻ nhạt. Để thành công trong nỗ lực này, bạn phải sẵn sàng tham gia phân tích nhiệm vụ và làm theo một mô hình đơn giản để viết hướng dẫn nhiệm vụ. Phác thảo có thể không bao gồm mọi bước cho một nhiệm vụ, nhưng nó nên bao gồm các bước chính. Mục tiêu của bạn là làm cho phác thảo dễ dàng cho người dùng theo dõi, điều đó có nghĩa là bạn phải xác định đối tượng của mình trước khi viết phác thảo.

Cân nhắc

Phân biệt giữa ý nghĩa của "chính sách" và "thủ tục." Chính sách là một câu, một đoạn hoặc một nhóm các đoạn xác định quy tắc hoặc giải thích vị trí chính thức của một tổ chức về một vấn đề ảnh hưởng đến nhiều công nhân. Một chính sách tốt cũng giải thích tại sao nó quan trọng đối với các thành viên của tổ chức. Thủ tục giải thích cách quy tắc hoặc vị trí của tổ chức được thực hiện. Một chính sách có thể không có bất kỳ thủ tục liên quan nào, nhưng nhiều thủ tục có thể thuộc cùng một chính sách. Để người dùng hiểu được phác thảo nhiệm vụ chính sách, hãy xác định các thuật ngữ lạ và tạo tham chiếu đến các thủ tục liên quan.

Định dạng và chất

Thiết kế một định dạng độc lập cho phác thảo nhiệm vụ của bạn hoặc làm theo mẫu hoặc bộ hướng dẫn do tổ chức của bạn xuất bản. Sau khi bạn có một định dạng, bạn đã sẵn sàng để phân tích nhiệm vụ. Tự mình thực hiện nhiệm vụ hoặc quan sát người khác thực hiện nhiệm vụ, có thể nhiều lần. Phân tích nhiệm vụ. Xác định các bước chính trong quy trình và xem xét liệu người dùng có phải đưa ra quyết định khi họ tuân theo trình tự các bước trong phác thảo nhiệm vụ hay không. Ví dụ: khi gói quà một hộp, người dùng có thể quyết định sớm về việc các đầu của tờ giấy sẽ được nhét ở hai bên của hộp hay dọc theo cạnh trên hay dưới của hộp.

Ngôn ngữ

Sự lựa chọn các từ trong một đề cương nhiệm vụ là rất quan trọng. Xác định ai sẽ đọc bản phác thảo nhiệm vụ và mức độ đào tạo và kinh nghiệm họ có. Nếu họ không có kinh nghiệm, đề cương phải được chi tiết. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản - động từ hành động mạnh mẽ và kết nối các từ. Xóa những từ không cần thiết. Ví dụ, việc bảo người dùng "bọc hộp quà bằng bìa cứng bằng cách căn chỉnh cả hai đầu của giấy gói dọc theo đường đối xứng dọc dọc theo cạnh dưới của hộp" là điều khó hiểu và khó hiểu. Phrasing tốt hơn là "Đặt giấy quà úp xuống trên một mặt phẳng. Đặt hộp quà vào giữa giấy quà, với cạnh dưới hướng lên trên. Gấp giấy quà tặng ở hai bên của hộp để cả hai cạnh thẳng hàng ở giữa." Tránh các tính từ không tăng cường ý nghĩa và thuật ngữ kỹ thuật, chẳng hạn như "đường đối xứng dọc". Ví dụ: nếu bạn viết "giấy quà tặng" hoặc "giấy gói" thay vì "giấy gói quà", người dùng sẽ hiểu ý nghĩa của bạn.

Phong cách

Danh sách gạch đầu dòng và đánh số là dễ theo dõi. Hãy thử những lời khuyên khác để làm cho phác thảo nhiệm vụ hữu ích hơn. Đầu tiên, giữ mỗi mục trong danh sách càng ngắn càng tốt, chẳng hạn như một hoặc hai câu dài. Thứ hai, hình dung việc thực hiện các thủ tục. Nhằm mục đích thống nhất, để nhiều người dùng có thể theo dõi phác thảo và thực hiện nhiệm vụ theo cùng một cách. Cuối cùng, hãy để độc giả xem lại đề cương nhiệm vụ và tìm kiếm ngôn ngữ không rõ ràng và những từ không cần thiết. Yêu cầu người đánh giá thử các bước trong đề cương và xem liệu họ có thể theo dõi chúng dễ dàng từ đầu đến cuối không. Sau khi bạn khắc phục bất kỳ vấn đề nào mà người đánh giá đã xác định, đề cương nhiệm vụ đã sẵn sàng cho hướng dẫn thủ tục và chính sách và đào tạo nhân viên.