Làm thế nào để đưa ra một bản tóm tắt thành công

Chìa khóa để đưa ra một cuộc họp ngắn thành công là giữ cho nó chính xác, ngắn gọn và rõ ràng. Mặc dù mục tiêu có thể tương tự như một bài thuyết trình hoặc bài phát biểu, bản thân định dạng là khác nhau. Tuy nhiên, cũng giống như trong các loại giao tiếp bằng miệng khác, một cuộc họp ngắn thành công tập trung vào đối tượng. Mặc dù thông tin được cung cấp trong một cuộc họp ngắn là quan trọng, nhưng điều quan trọng hơn là thông tin gợi lên phản hồi mong muốn.

Thực tiễn tốt nhất chung

Biết chủ đề của bạn và hiểu đầy đủ các mục tiêu để tiến hành cuộc họp giao ban. Không giống như một bài phát biểu, thường được lên kế hoạch cho từ cuối cùng, một cuộc họp ngắn thành công thường được đưa ra một cách nhanh chóng. Một phác thảo được tổ chức tốt hoặc một vài ghi chú chiến lược và thông tin hỗ trợ, chẳng hạn như một vài slide đơn giản nhưng có tính liên quan cao, tất cả những gì bạn nên mang theo bên mình đến bục giảng hoặc bục giảng.

Đưa ra một bản tóm tắt có tổ chức

Một cuộc họp giao ban thành công có một khởi đầu, cơ thể và kết thúc khác biệt. Bắt đầu cuộc họp bằng cách trình bày một phác thảo hình ảnh lớn về thông tin bạn sắp trình bày. Một ý tưởng tốt là chỉ cần tham khảo các điểm chính trong phác thảo tóm tắt của bạn. Phần chính của cuộc họp nên tham chiếu các mục tiêu theo thứ tự được trình bày trong đề cương đó. Sắp xếp các điểm chính của từng mục tiêu theo một định dạng và thứ tự logic cụ thể, chẳng hạn như theo trình tự thời gian, sử dụng định dạng nguyên nhân và kết quả hoặc tổ chức theo chủ đề. Đoạn kết nên bao gồm một bản tóm tắt ngắn về thông tin vừa được trình bày. Hãy chắc chắn cảm ơn khán giả đã lắng nghe trước khi kết thúc cuộc họp.

Thiết lập sự hiện diện chỉ huy

Giao tiếp bằng mắt, cử động cơ thể và giọng nói là những yếu tố quan trọng trong các cuộc giao ban thành công. Đừng nhìn qua đầu của khán giả hoặc giữa các thành viên trong khán giả, mà thay vào đó hãy duy trì giao tiếp bằng mắt trực tiếp như trong cuộc trò chuyện bình thường. Tìm kiếm và chú ý trực tiếp nhất đến các thành viên xếp hạng cao cấp của khán giả, nhưng nếu có thể, hãy cố gắng chú ý ít nhất đến từng thành viên trong khán giả. Một lập trường ổn định và cử chỉ tay tự nhiên là rất quan trọng, vì hầu hết các cuộc giao ban được gửi từ phía sau một bục giảng hoặc bục giảng. Nói rõ ràng và rõ ràng để lời nói của bạn dễ hiểu. Ngoài ra, thay đổi tốc độ, âm lượng, lực và cao độ của giọng nói và phân phối của bạn.

Trả lời câu hỏi của khán giả

Một phiên hỏi đáp cuối cùng là một đặc điểm nổi bật của một cuộc họp ngắn thành công. Yêu cầu phản hồi và được chuẩn bị để trả lời một loạt các câu hỏi. Mặc dù rất có thể bạn sẽ có thể dự đoán một số câu hỏi phổ biến hơn, những câu hỏi khác dường như không xuất hiện. Nếu bạn không thể trả lời một câu hỏi ngay lập tức, hãy nói như vậy và đưa ra khung thời gian để cung cấp câu trả lời. Nói với sự đảm bảo, giữ câu trả lời ngắn gọn và đừng lảng tránh ngay cả khi đối mặt với một câu hỏi khó hoặc tiêu cực.