Cách viết Phạm vi công việc được thực hiện

Creep phạm vi là kẻ thù của nhiều người quản lý dự án và nếu không được quản lý đúng cách có thể phá hủy một dự án. Sửa đổi kỳ vọng của dự án để đáp ứng thay đổi kỳ vọng của các bên liên quan hoặc thêm tính năng vào thiết kế dự án đã được phê duyệt sẽ ảnh hưởng đến dòng thời gian, phân bổ ngân sách và tài nguyên của dự án. Một tài liệu được thực hiện tốt trong phạm vi công việc được thực hiện để đặt các sản phẩm công việc rõ ràng và các kỳ vọng về dòng thời gian là một cách để ngăn chặn creep phạm vi xảy ra. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải biết cách viết một phạm vi công việc hiệu quả để giữ sự mơ hồ khỏi việc hiển thị tài liệu vô nghĩa.

Chức năng và ý định

Một phạm vi của các chức năng công việc giống như một hợp đồng dịch vụ kinh doanh. Mặc dù không ràng buộc về mặt pháp lý, SOW là một thỏa thuận chính thức giữa các bên liên quan của dự án - những người quan tâm đến kết quả của dự án - và người quản lý dự án hoặc nhân vật có thẩm quyền khác. SOW đặt ra các yêu cầu thực hiện dự án đã được đàm phán và thỏa thuận trước đó, bao gồm các mốc thời gian của dự án, các sản phẩm giao hàng và các kỳ vọng về thủ tục báo cáo và các mốc thời gian để đáp ứng từng kỳ vọng. Nó trở thành một chuẩn mực để đo lường tiến độ công việc được thực hiện, dẫn đến việc hoàn thành dự án thành công.

Hướng dẫn viết chung

Hướng dẫn viết chung cho SOW tương tự như hướng dẫn viết chính sách hoặc thủ tục kinh doanh. Các tuyên bố nên rõ ràng, súc tích và chỉ bao gồm nhiều từ cần thiết để truyền đạt điểm. Sử dụng giọng nói chủ động và ngôn ngữ hướng nhiệm vụ mà bất kỳ ai từ các bên liên quan của dự án đến thành viên nhóm nhập dữ liệu đều có thể dễ dàng hiểu được. Ví dụ, đánh vần các từ viết tắt, xác định các thuật ngữ và bao gồm các biểu đồ, lịch và các công cụ hỗ trợ trực quan khác để làm rõ các kỳ vọng và giúp đọc tài liệu dễ dàng hơn.

Định dạng SOW

Chia SOW thành các phần riêng biệt, bao gồm bảng chú giải thuật ngữ, định nghĩa dự án, tuyên bố phác thảo các mục tiêu dự án cùng với mô tả về cách mỗi mục tiêu sẽ được đáp ứng, danh sách chi tiết về các sản phẩm dự án và các bên có trách nhiệm, lịch hoặc danh sách hiển thị cột mốc và dự án được xác định trước ngày họp và thời gian hoàn thành các nhiệm vụ của dự án và để chuyển giao các dự án. Tổng cộng, các phần của SOW nên vẽ một bức tranh rõ ràng về dự án, kỳ vọng của nó và trách nhiệm của những người liên quan.

Đo lường điểm chuẩn dự án

Mỗi phần của SOW nên bao gồm các phép đo điểm chuẩn để đánh giá công việc được thực hiện và theo dõi dự án. Điểm chuẩn là các đánh giá định tính hoặc định lượng rõ ràng, có thể đo lường được mà không có chỗ cho việc giải thích cá nhân. Số, ngày, thời gian và tỷ lệ phần trăm tính toán là ví dụ về điểm chuẩn định lượng. Điểm chuẩn định tính đôi khi có thể khó viết hơn, bởi vì chúng không thể bao gồm cả một gợi ý mơ hồ. Ví dụ: một bản phân phối có thể phân phát là Viết Tạo một tờ mẹo để giải quyết các nhu cầu của người dùng cuối, xác định khả năng phân phối nhưng không rõ ràng và để lại chỗ cho sự giải thích cá nhân. Hiệu quả hơn và dễ dàng đo lường hơn là một bản có thể phân phối được viết dưới dạng Viết Viết một tờ mẹo đơn trang có quy trình thiết lập hai bước, mô tả chính sách mật khẩu và phác thảo các quy trình tạo mật khẩu.