Ví dụ về Hóa đơn Pro Forma

Hóa đơn pro forma hiển thị một báo giá cho một bán, nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa tiềm năng. Các hóa đơn này thường được sử dụng trong các cuộc đàm phán để liệt kê các điều khoản của một đề nghị để bên kia có thể đồng ý hoặc trả lời với một đối tác. Hóa đơn pro forma không phải là một thỏa thuận ràng buộc và không có khoản thanh toán nào cho đến khi các bên ký kết hợp đồng. Người cho vay, cơ quan cấp phép và thanh tra hải quan có thể yêu cầu một hóa đơn mẫu như là bằng chứng về tính hợp lệ của giao dịch sắp tới.

Thông tin cơ bản

Liệt kê tên công ty của bạn và thông tin liên lạc ở đầu hóa đơn. Rõ ràng chỉ ra rằng đây là một hóa đơn mẫu và không phải là phiên bản cuối cùng. Bao gồm tên và thông tin liên hệ của nhà cung cấp, cùng với bất kỳ ID khách hàng hoặc khách hàng nào được sử dụng trong hệ thống thanh toán của bạn. Liệt kê ngày hóa đơn để phân biệt mẫu pro này với bất kỳ phiên bản nào trước đó hoặc sau đó. Điều này đặc biệt quan trọng nếu giao dịch đang được đàm phán, bởi vì giá hoặc số lượng vật phẩm trong giao dịch có thể thay đổi nhiều lần trước khi đạt được thỏa thuận cuối cùng.

Chi tiết hàng hóa

Bao gồm số lượng và mô tả của hàng hóa liên quan đến giao dịch. Sử dụng một mục hàng riêng cho từng loại sản phẩm và liệt kê đơn giá và tổng chi phí cho từng dòng. Thêm tất cả các mục và hiển thị kết quả dưới dạng tổng phụ phí trước khi bất kỳ phí vận chuyển và xử lý nào được thêm vào.

Điều khoản thanh toán

Vì các giao dịch xuất nhập khẩu có thể diễn ra giữa hai quốc gia với các loại tiền tệ khác nhau, hóa đơn mẫu nên chỉ định loại tiền được sử dụng để thanh toán. Nếu một bên đã đồng ý thanh toán phí trao đổi tiền tệ của bên kia, hãy liệt kê chi tiết của thỏa thuận này. Đặt ngày đáo hạn và liệt kê các khoản phí trễ áp dụng cho việc không đáp ứng thời hạn này. Nếu bạn sẽ gia hạn tín dụng hoặc cho phép thanh toán trả góp, hãy giải thích các điều khoản và điều kiện.

Vận chuyển hàng hóa

Liệt kê bất kỳ phí xử lý, cước phí và bảo hiểm áp dụng cho việc vận chuyển hàng hóa. Chỉ định các chi tiết có liên quan, chẳng hạn như cổng nhập hoặc xuất cảnh và phương thức giao hàng. Bao gồm một danh sách của bất kỳ tài liệu sẽ cần thiết để thông qua hải quan.

Chuyển

Cung cấp một ngày ước tính để giao hàng. Đây có thể là một phạm vi, vì bạn có thể không biết chính xác sẽ mất bao lâu để có được một dòng tín dụng hoặc thông qua kiểm tra hải quan. Ví dụ: bạn có thể liệt kê một cửa sổ phân phối dự kiến ​​từ sáu đến tám tuần. Khung thời gian này có thể bắt đầu sau khi dòng tín dụng được ký hoặc một sự kiện khác xảy ra. Liệt kê bất kỳ quy định bảo hành trong phần này của hóa đơn.