Vai trò bên ngoài của một thành viên trong nhóm

Khi bạn thành lập một nhóm tại một doanh nghiệp nhỏ, sẽ rất hữu ích khi phân công vai trò cho các thành viên để tất cả các nhiệm vụ được đảm bảo. Một trong những vai trò đó phải là liên lạc bên ngoài. Thành viên này không chỉ tham gia vào các cuộc họp nhóm, mà còn giao tiếp với các nhóm và cá nhân bên ngoài nhóm. Vai trò quan trọng này đảm bảo rằng nhóm có sự hỗ trợ của công ty và nó giúp nhóm có tác động đến các nhóm khác.

Tìm kiếm tài nguyên bên ngoài

Theo Tiến sĩ Meredith Belbin, một nhà nghiên cứu nổi tiếng về tinh thần đồng đội, các đội cần một nhà điều tra tài nguyên. Người này tìm kiếm các nguồn lực bên ngoài có thể giúp nhóm làm việc. Điều này ngăn các đội trở nên quá tập trung vào khả năng và nguồn lực của chính họ và mở rộng lượng thông tin mà nhóm có được. Một thành viên trong nhóm nên được chỉ định để tìm kiếm các nguồn lực, thông tin và liên hệ có thể mang lại lợi ích cho nhóm trong công việc của mình.

Liên lạc giữa các đội

Nhóm của bạn có thể cần phải làm việc với các nhóm khác. Điều này đòi hỏi một người liên lạc truyền đạt những phát hiện và câu hỏi của nhóm cho một nhóm khác và tập hợp đầu vào của nhóm đó. Thành viên này có thể tham dự các cuộc họp của cả hai nhóm. Một ví dụ về điều này là khi một nhóm tiếp thị tư vấn cho một nhóm bán hàng để đảm bảo rằng các mục tiêu bán hàng mục tiêu là khả thi trong một kế hoạch tiếp thị. Thành viên trong nhóm được chỉ định để liên lạc với nhóm bán hàng lấy thông tin này.

Liên lạc với ban quản lý

Nhóm của bạn có thể cần phải báo cáo cho quản lý. Bạn không phải mất thời gian họp để làm điều này. Chỉ định một thành viên để gặp quản lý và làm báo cáo. Người này có thể mang lại phản hồi quản lý cho cuộc họp nhóm tiếp theo. Quá trình này liên kết làm việc nhóm của bạn với các mục tiêu và giá trị quản lý và ngăn chặn lãng phí thời gian cho các dự án hoặc quản lý chỉ đường sẽ không được phê duyệt. Thành viên nhóm nói chuyện với các nhà quản lý có thể chuyển tiếp đầu vào quản lý quan trọng có thể thay đổi cách tiếp cận của nhóm để giải quyết vấn đề.

Giao tiếp với báo chí

Nếu nhóm sản xuất một dự án hoặc đưa ra quyết định mà ban quản lý chấp nhận, điều này có thể trở thành tài liệu để phát hành cho các phương tiện truyền thông. Thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm liên lạc với các thực thể bên ngoài nhóm có thể đảm nhận vai trò chuyên gia trong việc trình bày công việc của nhóm với báo chí. Điều này có thể thông qua các thông cáo báo chí hoặc các cuộc họp báo. Thành viên này tóm tắt và trình bày công việc của nhóm theo cách làm cho câu chuyện trở nên đáng tin cậy.