Cách hiệu quả nhất để gán một số sổ cái chung là gì?

Kế toán là một hệ thống lưu trữ hồ sơ cho các tài sản, nợ phải trả, doanh thu và chi phí. Sổ cái là nơi ghi lại tất cả các tài khoản và hệ thống đánh số bên dưới sổ cái được gọi là biểu đồ tài khoản. Trong khi một số doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một hệ thống đơn giản để bắt đầu, các sổ cái chung hiệu quả nhất được tạo ra với sự tăng trưởng trong tâm trí. Đó là, sổ cái chung sẽ cho phép một doanh nghiệp phát triển thành một cấu trúc kế toán phức tạp hơn mà không thay đổi biểu đồ tài khoản ban đầu.

Chỉ định tài khoản cần thiết

Trước khi chỉ định tài khoản, điều quan trọng cần lưu ý là một số tài khoản bắt buộc phải được phân tách bởi Dịch vụ doanh thu nội bộ như giải trí, quảng cáo và du lịch. Bạn cũng có thể muốn chỉ định cho các nhà cung cấp một tài khoản riêng để dễ dàng theo dõi hoạt động trên mỗi tài khoản.

Đặt hàng tài khoản

Tài khoản bảng cân đối có xu hướng được chỉ định bởi thanh khoản. Ví dụ: các tài sản hiện tại như hàng tồn kho được liệt kê trước các tài sản không hiện tại như tài sản, nhà máy và thiết bị. Tài khoản doanh thu và chi phí tuân theo các mục liên quan nhất đến hoạt động kinh doanh, ấn định doanh thu và giá vốn hàng bán ở đầu danh sách và thuế và chi phí lãi vay ở cuối.

Suy nghĩ trước

Phân tích tài chính dựa trên so sánh lịch sử. Nếu các tài khoản được chia thành các tài khoản nhỏ hơn, quá trình so sánh có thể khó khăn hơn khi công ty phát triển. Ví dụ: nếu bạn quyết định tách tài khoản chi phí linh tinh thành du lịch, thực phẩm, giải trí và quà tặng, sẽ rất khó để theo dõi lịch sử tài khoản trừ khi sổ cái chung tuân theo phân cấp được xác định trước.

Thực hiện theo phân cấp được xác định trước

Một số ngành công nghiệp đã xác định trước các tiêu chuẩn cho sổ cái chung, trong khi các ngành khác tuân theo biểu đồ tài khoản chung. Bạn càng có thể nhóm tài khoản càng sớm, việc gán tài khoản càng dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển. Ví dụ: biểu đồ tài khoản sau đây là một nhóm chung:

0 - 999: doanh thu khác (ví dụ: thu nhập lãi) 1000 - 1999: tài khoản doanh thu 2000 - 2999: tài khoản nợ 3000 - 3999: tài khoản vốn chủ sở hữu 4000 - 4999: tài khoản 5000 - 5999: giá vốn hàng bán 6000 - 6999: chi phí tài khoản 7000 - 7999: các chi phí khác